La gestion de la qualité dépend de sa mise en œuvre dans la pratique. Pourtant, ce sujet reste souvent quelque peu abstrait pour les employés sur le terrain. Cela pourrait, voire devrait, être différent ! Auparavant, la qualité relevait souvent de la responsabilité d'une seule personne ou d'un seul service, mais aujourd'hui, cela ne suffit plus. Il ne s'agit plus seulement de la qualité des produits, c'est toute l'organisation qui doit être au top ! Cela nécessite une plus grande implication dans la gestion de la qualité : à la fois de la part de la direction et des employés sur le terrain. Les cinq conseils ci-dessous vous permettront de créer l'implication souhaitée au sein de votre organisation.
Cela commence par une vision inspirante qui décrit clairement le "pourquoi" de la gestion de la qualité et le résultat souhaité. En impliquant les employés dans l'élaboration de la vision, ils s'identifieront mieux à celle-ci et se sentiront plus concernés.
En outre, la gestion de la qualité devrait faire partie de la culture organisationnelle. Le type de culture de l'organisation a une grande influence sur la gestion de la qualité. Prenons par exemple la situation suivante : si les employés considèrent la gestion de la qualité comme une obligation, ils craindront d'en être tenus pour responsables. Cela les dissuade de signaler les écarts. Une culture axée sur la qualité est essentielle pour une réussite à long terme.
Les organisations travaillent de plus en plus avec des équipes autogérées et les processus deviennent agiles. Pour la gestion de la qualité, ce n'est pas seulement la "gestion" qui est très importante, mais aussi le "leadership". Alors que la gestion concerne principalement la planification et le contrôle, le leadership concerne la vue d'ensemble, la motivation et l'inspiration. Il y a une condition importante à cela : motiver et inspirer les employés ne fonctionne que si le conseil d'administration et la direction eux-mêmes croient pleinement à la gestion de la qualité, donnent le bon exemple et font ce qu'ils promettent. Mettez en pratique ce que vous prêchez !
Le leadership peut être utile à plusieurs niveaux. La manière dont vous l'abordez est en grande partie la même que, par exemple, la création de leaders informels en matière de risques.
Pour susciter l'adhésion, la communication interne est essentielle. La communication interne est l'un des éléments les plus importants pour susciter le soutien. Ne pas communiquer ou ne pas communiquer suffisamment peut entraîner la méfiance des employés. Dans une organisation axée sur la qualité, la communication est donc très importante. Les employés doivent avoir la possibilité de donner leur avis et de poser des questions critiques. En outre, cela contribue à la prise de conscience et à l'engagement, motivant ainsi les employés à mettre en œuvre la gestion de la qualité "d'en bas" et pas seulement "d'en haut". Par exemple, partagez régulièrement des nouvelles positives liées à la qualité, telles qu'une diminution des coûts liés aux défauts de qualité ou des commentaires de clients. Et communiquez par différents moyens et canaux, tels que l'intranet, un bulletin d'information par courrier électronique ou des réunions.
La création d'un soutien commence par une prise de conscience. Les gens comprennent-ils les conséquences de leurs actes ? Le fait que les employés doivent connaître la politique de qualité ne signifie pas qu'ils doivent être capables de la réciter aveuglément, mais que leurs actions doivent être conformes à cette politique. Si les gens comprennent pourquoi les choses doivent être faites d'une certaine manière, ils sont beaucoup plus susceptibles d'effectuer le travail de cette manière que si on leur dit simplement de le faire. La prise de conscience est cultivée par une culture d'entreprise appropriée et par l'implication des personnes dans la définition des méthodes de travail, afin qu'elles soient motivées pour faire ce qu'il faut.
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Les employés ont-ils les connaissances et les compétences nécessaires pour bien faire leur travail ? Les compétences peuvent être acquises grâce à un enseignement, une formation et/ou une expérience appropriés, entre autres. Ces derniers mois, la majorité des gens travaillent à domicile. Dans un avenir proche, l'apprentissage et la formation continue devront également se faire (en grande partie) à distance. Cela est parfaitement possible grâce à l'apprentissage en ligne. Avec un logiciel de test tel que iQualify, vous pouvez facilement apprendre numériquement, où et quand vous le souhaitez.
La connaissance est dans la tête des employés, mais aussi dans les systèmes. Ces connaissances doivent circuler et être partagées. Dans le cadre de la gestion de la qualité, il est essentiel d'enregistrer les informations et les accords importants. Les manuels, les procédures, les instructions de travail et les formulaires sont fréquemment utilisés dans les organisations. En les rendant facilement accessibles, par exemple au moyen d'un système de gestion des documents, vous rendez la gestion de la qualité plus populaire. De cette manière, vous faites passer la gestion documentaire au niveau supérieur, vous mettez fin aux recherches inutiles et vous tirez le meilleur parti de votre entreprise sans perdre beaucoup de temps.
Les entreprises perçoivent de plus en plus les avantages du travail à distance ; l'automatisation et la numérisation des processus permettent d'automatiser une grande partie du travail manuel et de se concentrer davantage sur le contenu. L'amélioration de la qualité a un impact positif sur les résultats de l'entreprise. Les systèmes soutiennent la gestion de la qualité, mais ce n'est pas une garantie de succès. La sensibilisation à la qualité et l'engagement des employés sont essentiels. La création d'un soutien dépend entièrement de la manière dont les employés sont sensibilisés. En fin de compte, ce sont les employés qui déterminent le succès de la gestion de la qualité. Car c'est avec tout le monde que l'on s'occupe de la qualité.
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