En tant qu'organisation, vous devez vous conformer à toutes sortes de lois et de réglementations. Par exemple, en ce qui concerne la sécurité et l'hygiène du travail. Pour respecter ces normes, il faut que les bases soient en ordre, que les processus soient sécurisés et que les employés respectent les accords conclus. Le résultat dépend de l'attitude et du comportement des membres de votre organisation. C'est pourquoi la création d'un engagement et d'un soutien est un défi pour de nombreuses organisations. Comment vous assurer que vous n'êtes pas seulement conforme sur le papier ?
Être conforme signifie se conformer de manière démontrable aux lois et réglementations, aux exigences imposées par le monde extérieur et aux exigences que vous vous imposez en tant qu'organisation. La conformité peut concerner n'importe quoi : d'un lieu de travail sûr au respect de la législation fiscale. Il s'agit toujours d'une loi ou d'une exigence relative à un thème spécifique tel que la qualité, la sécurité ou l'hygiène. Les lois et les règlements ont leur raison d'être. En fin de compte, elles sont là pour aider les organisations à aller de l'avant, pour mettre en évidence des questions importantes et pour améliorer la qualité au sein des organisations. Des objectifs que votre organisation s'efforce également d'atteindre.
Le respect des lois et des réglementations n'est peut-être pas un gros travail pour un indépendant, mais plus votre entreprise est grande, plus il est important que vous respectiez strictement les exigences et les règles. Si vous ne le faites pas, vous pouvez non seulement vous attendre à des amendes élevées et à des demandes de dédommagement, mais aussi à une atteinte à votre réputation. Outre les réglementations légales, la conformité est souvent exigée par le marché.
Certaines organisations agissent sur la base d'une motivation intrinsèque - elles se conforment à certaines normes de leur propre chef. Elles veulent progresser et améliorer leur qualité en obtenant certaines certifications. Par exemple, un hôpital veut fournir des soins de qualité, une entreprise de fabrication veut produire en toute sécurité et une entreprise de construction veut livrer des bâtiments de haute qualité. D'autres organisations se conforment aux certifications "parce qu'elles y sont obligées".
Le mode de fonctionnement de votre organisation est peut-être déjà largement conforme aux règles, mais cela ne suffit pas pour obtenir les bonnes certifications. Vous devez être en mesure de démontrer vos procédures opérationnelles. En obtenant des certificats, vous illustrez ce que vous représentez en tant qu'organisation. Il est judicieux de dresser la carte des processus et des documents et d'identifier pleinement les risques. S'agit-il de nouveaux processus ? Dans ce cas, vous devez partir d'une feuille blanche.
Posez-vous des questions telles que :
Il y a une différence entre les bonnes intentions et la pratique quotidienne. Comment combler cette différence ? Prenons l'exemple d'un sujet comme la sécurité de l'information, qui est actuellement un sujet brûlant pour de nombreuses organisations. Si vous voulez que vos employés traitent correctement les informations, vous devez les guider pas à pas. Vous ne devez pas leur dire que vous voulez être conforme dans ce domaine. Non, vous leur expliquez ce que la sécurité de l'information signifie pour l'organisation et pour eux. Vous vous assurez qu'ils sont bien informés et vous leur expliquez ensuite ce que vous attendez d'eux en matière de sécurité de l'information.
Sensibiliser les collègues et les amener à participer est un processus continu. Mais cela ne s'arrête pas là ; il y aura toujours de nouveaux thèmes ou aspects qui nécessiteront une attention particulière. En outre, on observe une tendance selon laquelle les normes vous demandent également de participer activement à la sensibilisation. Certaines normes indiquent qu'il ne suffit pas de cartographier les processus et de gérer correctement les plaintes, mais qu'il faut aussi veiller à sensibiliser activement les employés. Et cela va au-delà de la communication des informations disponibles.
Il s'agit de savoir si vous travaillez réellement dans des conditions de sécurité et d'hygiène, si vous fournissez une qualité élevée et constante et si vous accordez de l'importance à la sécurité de l'information - ou si vous la considérez comme une tracasserie administrative. En effet, si vous êtes convaincu de respecter les lois, les règles et les souhaits, vous devez faire participer vos employés et les inciter à adopter le bon comportement, à travailler de la bonne manière et à suivre les processus et les protocoles convenus. Le mode de travail sûr, sain et de qualité est plus qu'une simple réalité sur le papier.
Zenya BOOST, le module le plus récent de Zenya , vous aide à atteindre vos objectifs de conformité dans la pratique quotidienne. Avec BOOST, vous sensibilisez vos collaborateurs et mettez efficacement en avant les thèmes actuels. Qu'il s'agisse d'améliorer la qualité et la sécurité, de lancer de nouvelles initiatives ou de rappeler des sujets clés.
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