Les leçons du secteur financier pour votre organisation

La "gestion de la conformité" est un concept qui a cessé depuis longtemps d'être important uniquement dans le secteur financier. Chaque secteur est confronté à des lois et réglementations plus strictes et doit se conformer à certaines normes. Cependant, d'autres secteurs peuvent apprendre beaucoup du secteur financier, qui est à la pointe de la gestion de la conformité. En utilisant par exemple les "trois lignes", qui vous permettent d'atténuer les risques commerciaux à l'aide de trois lignes de défense. Dans cet article, vous en apprendrez plus sur ce modèle et sur la manière de façonner votre politique de conformité à l'aide d'une feuille de route concrète.

Qu'est-ce que la gestion de la conformité ?

Si vous cherchez "compliance", le sens est "docilité" et "conforme". La gestion de la conformité consiste donc à respecter les lois et réglementations internes et externes au sein d'une organisation. Mais la conformité ne se limite pas au respect des lois et des règlements. Il s'agit de dire ce que l'on fait en tant qu'organisation et de faire ce que l'on dit. Après tout, vous ne voulez pas être conforme simplement parce que vous risquez d'être audité, n'est-ce pas ? Si tout va bien, en tant qu'organisation, vous voulez agir socialement et faire ce qui est juste. Vous voulez être intègre et digne de confiance.

Vous pouvez choisir d'employer un responsable de la conformité. Dans certaines entreprises, cela est nécessaire et elles disposent d'une équipe entière de responsables de la conformité. Ils sont chargés de protéger la réputation et l'intégrité. Dans les organisations plus petites, un responsable de la conformité n'est pas toujours engagé spécifiquement, mais relève du service juridique, entre autres. Quoi qu'il en soit, il s'agit d'un sujet qui concerne l'ensemble de l'organisation et sur lequel tout le monde devrait travailler - de la direction aux stagiaires, du personnel des installations au département des ressources humaines.

L'histoire de la gestion de la conformité

Non, nous n'allons pas vous faire un cours d'histoire ! Ce qui est intéressant, c'est de comprendre d'où vient la gestion de la conformité, car l'importance qui lui est accordée date vraiment de ces dernières années. En septembre 2008, la plus grande crise financière de l'après-guerre a éclaté. L'Amérique ayant accordé des crédits trop importants et excessifs, l'ensemble du secteur bancaire a été contaminé. Les grandes banques ne se faisaient plus confiance, ce qui a entraîné une méfiance à l'égard du secteur financier dans le monde entier. Les hommes politiques ainsi que les organisations et les individus lésés ont exigé des changements.

Ce changement est arrivé. Le secteur financier a dû faire face à des réglementations plus strictes et à de nouvelles lois plus sévères. Le secteur a profité de l'occasion pour se spécialiser dans la conformité aux lois et règlements. D'autres secteurs ont tiré les leçons de cette expérience et ont commencé à s'intéresser sérieusement à la gestion de la conformité. Qu'il s'agisse d'hôpitaux, d'agences gouvernementales ou de grandes entreprises, tous exigent de leurs employés qu'ils adhèrent à certains codes de conduite et à certaines lois.

Être conforme grâce aux rôles et responsabilités

N'ayant pas d'autre choix, les pratiques de gestion de la conformité du secteur financier sont devenues un bon exemple pour d'autres secteurs et organisations. Souvent, le cadre dont ils disposent est basé sur le modèle des trois lignes de défense. Ce modèle suppose trois lignes de défense pour atténuer les risques de l'entreprise. L'entreprise constitue la première ligne, suivie des systèmes qui soutiennent le processus de gestion des risques. La troisième ligne fournit des outils de contrôle supplémentaires grâce aux audits internes.

Cette méthode permet aux organisations de gérer les principaux risques. Le modèle des trois lignes est également connu sous le nom de trois "lignes de défense" :

• La première ligne constitue l'entreprise. Les personnes de cette première ligne sont responsables des choix et des objectifs que l'organisation entreprend et des risques qu'elle est prête à prendre. Souvent, les organisations se demandent comment minimiser et maximiser le temps précieux de cette première ligne. Chez Infoland, nous croyons qu'il faut impliquer tous les membres de l'organisation dans la gestion des risques et le faire ensemble.
• La deuxième ligne est souvent chargée de développer des systèmes pour un processus adéquat de gestion et de contrôle des risques. Les personnes de cette ligne remplissent souvent des fonctions liées au risque, telles que le service juridique, le service financier, la conformité, le contrôle interne, la sécurité et la qualité.
• La troisième ligne est "Audit interne". Il s'agit du dernier élément du modèle des trois lignes et il fournit des conseils en matière de contrôle et de direction. La troisième ligne doit vérifier si les première et deuxième lignes fonctionnent bien ensemble et porter un jugement objectif à ce sujet. Des améliorations sont-elles possibles ? La troisième ligne le suggère.

Le modèle ci-dessus présente de nombreux avantages. Vous obtenez une meilleure compréhension des risques et des solutions, une vision des risques à l'échelle de l'organisation, une approche structurelle sous différents angles, ainsi qu'un contrôle indépendant des processus de gestion des risques grâce à des audits de troisième ligne.

Lois et normes à respecter

Outre le modèle des trois lignes, il existe d'autres bons exemples issus du secteur financier que d'autres secteurs peuvent appliquer en matière de gestion de la conformité. Pensez à des politiques claires et efficaces en matière de gestion des incidents et de rapports périodiques. La règle "Faites ce que vous dites et dites ce que vous faites" est appliquée dans de nombreux secteurs, y compris dans le secteur financier par l'Autorité bancaire européenne (ABE). Vous devez donc non seulement mener des audits internes, mais aussi connaître vos clients et vos fournisseurs. De nos jours, vous avez intérêt à bien réfléchir à vos partenaires commerciaux.

Comme les banques, chaque secteur a des lois et des normes à respecter pour être conforme. Infoland est une entreprise du secteur des technologies de l'information. Parmi les lois et normes importantes auxquelles nous devons nous conformer en tant qu'organisation figure le règlement général sur la protection des données (RGPD ).

Feuille de route : rédiger votre politique de conformité

La gestion de la conformité et des risques est liée à divers processus de votre organisation, tels que les processus de gouvernance et les processus juridiques. Comme nous l'avons déjà mentionné, il s'agit d'un élément qui doit être présent dans toute l'organisation et qui doit être pleinement intégré dans le modèle d'entreprise, les règles de conduite et la culture. En outre, la gestion de la conformité est un processus continu.

Mais comment faire ? Comment rédiger une politique de conformité efficace ? Si vous prenez cela au sérieux, il y a un certain nombre de points à prendre en considération.

Nous détaillons ci-dessous les différentes étapes de la création d'une bonne politique de conformité.

Nous détaillons ci-dessous les différentes étapes de la création d'une bonne politique de conformité.

Étape 1 : Cartographie de l'organisation du paysage

Commencer par le commencement. Il est important de dresser la carte des activités de votre organisation. Cela inclut les parties prenantes concernées (internes et externes).

Étape 2 : Établir les lois et règlements dans le domaine du travail

Maintenant que le marché a été identifié, vous devez déterminer quelles lois et réglementations s'appliquent à votre organisation. Il s'agit du "cadre juridique" de votre organisation. Un outil de gestion de la conformité peut apporter une solution, en donnant un aperçu des normes fixées pour votre organisation.

Étape 3 : Identifier les thèmes et les risques

Sur la base des lois et règlements, vous pouvez désormais identifier différents thèmes de conformité. Pour chaque risque, cartographiez les thèmes et enregistrez les mesures qui s'y rapportent.

Étape 4 : Traduire le résultat de l'étape 3 en une politique

Vous avez identifié les risques et déterminé comment vous allez les gérer ? C'est très bien. Il est maintenant temps de traduire cela en une politique de conformité. De cette manière, la conformité est intégrée dans votre organisation avec une seule approche.

Étape 5 : Attribuer des tâches de gestion et former les employés

Une fois la politique définie, des tâches de gestion concrètes sont confiées aux employés. Proposez également des manuels et des formations afin que tout le monde utilise la même approche. Vous pouvez mettre en avant votre politique, une nouvelle formation ou d'autres informations, par exemple, avec des "mini-campagnes" via Zenya BOOST.

Étape 6 : Contrôler en permanence le respect des normes

La gestion de la conformité ne s'arrête pas après un audit ou après la formulation d'une politique. Il s'agit d'un processus continu qui vous oblige à surveiller en permanence, à mettre en œuvre des mesures de contrôle et à démontrer aux autorités de réglementation que vous respectez les normes qui s'appliquent à votre organisation.

Gestion de la conformité avec Zenya

Le logiciel Zenya est là pour faciliter la gestion de la conformité au sein de votre organisation. Par exemple, vous pouvez utiliser Zenya DOC pour stocker des fichiers et des documents importants dont vous pourriez avoir besoin lors d'un audit. Vous pouvez stocker des preuves afin qu'elles soient correctement classées, stockées et retrouvées lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez également stocker des instructions de travail ou créer des documents interactifs dans Zenya DOC, pour montrer que vous travaillez d'une certaine manière sur des sujets relevant d'une norme importante. Vous pouvez y associer un flux de travail avec Zenya FLOW, de sorte que vous soyez informé dans un certain délai, par exemple, lorsque la permission expire.

Les questionnaires et les contrôles sont indispensables pour se conformer à des lois et à des normes de plus en plus strictes. Avec Zenya CHECK, notre système intelligent de gestion des audits, vous sécurisez l'ensemble du processus. Vous bénéficiez de calendriers clairs, de programmes de tâches automatiques incluant des notifications et des rapports clairs. Communiquez votre politique de conformité au reste de l'organisation de manière accessible avec Zenya BOOST.

Sources de données :

Tonino, T. (2023, 3 février). Le secteur financier : une source d'inspiration pour d'autres secteurs. Référence : https://intermediate.pro/en/blog/audit-risk-and-compliance/what-can-other-industries-learn-from-the-financial-sector/

Weiss, S. (2022, 7 juillet). Qu'est-ce que la conformité informatique ? Référence : https://www.gdatasoftware.com/

Ruler (2021, 14 juin). Gestion de la conformité. Référence : https://ruler.nl/en/