De nos jours, de nombreuses organisations cherchent à obtenir une accréditation ou une certification. Une telle accréditation ou certification est un sceau d'approbation démontrant que le système de qualité interne de votre entreprise est bien organisé.
L'obtention d'une telle accréditation ou certification est presque toujours une bonne idée ; par exemple, elle donne à vos clients et fournisseurs une confiance accrue dans les tenants et aboutissants de votre entreprise.
Lorsqu'il y a beaucoup de choses à améliorer, cela peut aussi impliquer beaucoup de paperasse. Pour certaines entreprises, une telle montagne de paperasse semble même devenir presque ingérable. C'est notamment le cas lorsqu'une grande partie du travail est encore effectuée à l'aide d'Excel ou de Word, par exemple, ou lorsque les méthodes de travail et les processus n'ont pas encore été réellement automatisés.
En outre, les normes, les lignes directrices, les lois et les règlements ne sont pas statiques. Ils sont régulièrement mis à jour, ce qui fait que la question de savoir si votre entreprise est toujours conforme est récurrente. Par exemple, chaque année.
Savez-vous exactement à quelles normes votre organisation se conforme, quand de nouvelles certifications auront lieu, et connaissez-vous mieux que quiconque les domaines d'amélioration sur lesquels votre entreprise peut travailler ? Grâce à l'aperçu de la conformité dans le logiciel Zenya , vous n'avez plus à gérer un excès de paperasserie et vous pouvez facilement et continuellement suivre l'évolution de la situation.
La vue d'ensemble de la conformité dans Zenya donne un aperçu de chaque partie de votre organisation en reliant les normes aux processus, aux procédures et aux listes de contrôle. Vous pouvez également importer facilement des cadres normatifs. A partir de cet aperçu, vous pouvez voir comment une norme ou un paragraphe de norme est couvert au sein d'un certain département, d'un groupe, d'un site ou de l'ensemble de l'organisation.
En outre, vous pouvez vous référer aux preuves associées. Ces preuves peuvent consister en des sources physiques et numériques, telles qu'un PDF ou un lien vers un certificat.
De cette manière, vous vous assurez que votre conformité est rapidement et numériquement visible au moment où elle est importante, d'un simple clic sur un bouton.
Si vous effectuez régulièrement des audits internes ou externes, vous recueillez en permanence des preuves objectives pour démontrer qu'un processus ou une organisation est conforme aux normes, aux lignes directrices ou aux lois et règlements. Il est important que ces informations soient stockées correctement. C'est en effet le seul moyen d'offrir une certitude et une fiabilité réelles aux parties prenantes.
Lors d'un audit, un auditeur désigné évalue l'efficacité et la réussite d'une organisation à se conformer à une norme définie, par exemple. Il peut s'agir d'un auditeur interne ou d'un auditeur externe. L'octroi d'autorisations au sein de Zenya est très simple.
L'auditeur recueille toutes les données et, une fois l'audit terminé, il vous remet les preuves objectives. Il peut s'agir, par exemple, d'un certificat, mais aussi d'un ensemble de documents, d'enregistrements ou d'informations issues d'entretiens.
Généralement, un tel audit débouche également sur des conseils. Sur la base de ces recommandations, vous pouvez élaborer des mesures d'amélioration et définir des tâches. Toutes les informations et recommandations issues des audits peuvent être stockées de manière pratique dans Zenya afin que vous puissiez les retrouver facilement lorsque vous en avez besoin.
Les audits étant un processus récurrent, il est judicieux de suivre l'ensemble du processus d'audit, d'obtention de conseils, d'élaboration et de mise en œuvre des mesures d'amélioration. Cela se fait, par exemple, par des auto-évaluations périodiques dans le cadre d'un cycle PDCA.
Dans Zenya, vous pouvez automatiser ces types d'auto-évaluations ou de processus assez facilement. Vous pouvez par exemple faire en sorte que les collègues reçoivent une notification personnelle ou un rappel lorsqu'une certaine tâche peut être effectuée. Vous ne devez pas envoyer vous-même un e-mail ou un message, Zenya le fait pour vous.
Le prochain audit est imminent ? Grâce à un flux de travail correct et à une vue d'ensemble complète de la conformité, vous savez déjà où vous en êtes. Vous pouvez donc parfois vous épargner (et épargner à vos collègues !) beaucoup de temps et peut-être de stress.
La conception de votre gestion de la conformité doit s'adapter à la structure organisationnelle. Zenya est flexible et peut être adapté aux besoins de votre organisation. Par exemple, vous déterminez le niveau de conformité des preuves. Par élément de norme, vous pouvez choisir d'indiquer le score interne et/ou externe.
Une gestion décentralisée est également possible. Ici, vous déterminez quelles normes sont pertinentes par unité organisationnelle, quelles légendes sont utilisées et qui est autorisé à consulter certaines données.
De cette manière, vous pouvez être sûr que la manière dont la gestion de la conformité est mise en place convient réellement à votre organisation.
L'une des caractéristiques de la suite logicielle Zenya est que les modules fonctionnent facilement ensemble. La vue de la conformité ne fait pas exception à la règle ; elle se connecte de manière transparente à cette méthode de travail unifiée et efficace.
Par exemple, il est possible de relier facilement les preuves susmentionnées provenant d'audits ou d'autres informations aux normes. Pour ce faire, placez le matériel dans Zenya DOC. De cette manière, vous avez toujours à portée de main tous les documents et processus pertinents.
Vous pouvez également utiliser le module FLOW pour enregistrer et suivre les mesures d'amélioration, tandis que le module CHECK vous permet d'effectuer des contrôles périodiques ou des auto-évaluations. Le module CHECK vous permet d'effectuer des contrôles périodiques ou des auto-évaluations. Reliez tout cela aux paragraphes pertinents de la norme afin de voir immédiatement où tout est déjà en place. Un point particulier mériterait-il encore un peu d'attention ? Vous pouvez également en prendre connaissance dans l'aperçu de la conformité.
C'est un fait que toute organisation peut atteindre ses objectifs (stratégiques), à condition qu'elle soit capable d'une amélioration continue et démontrable. En travaillant progressivement à la réalisation des objectifs fixés et en plaçant la barre plus haut, chaque ambition devient réalité.
Les experts professionnels d' Infolandsont heureux d'aider les organisations en leur donnant des conseils sur Zenya et sur la façon dont son utilisation peut soutenir votre gestion de la conformité. Nous sommes également heureux de vous aider à mettre en œuvre notre logiciel.
Vous êtes un utilisateur de Zenya et vous trouvez intéressant d'apprendre les meilleures pratiques, les conseils et les astuces des autres utilisateurs ? Vous pouvez toujours visiter la communauté animée sous la devise "Sharing.Knowledge.together.".
Demandez la brochure pour avoir toutes les informations à portée de main.
Vous voulez voir ce que Zenya peut faire pour votre organisation ? Demandez une démonstration gratuite.
Contactez nos experts sans engagement ! Nous nous ferons un plaisir de réfléchir avec vous.
