Avez-vous déjà été pris par la recherche d'un document unique ? Ou bien existe-t-il plusieurs versions d'un même document sans que l'on sache exactement laquelle est la bonne ? Dans toute organisation, il y a souvent un très grand nombre de documents en circulation. Par conséquent, on peut rapidement perdre la vue d'ensemble. En outre, il n'est pas toujours évident de savoir qui est autorisé à accéder à certains documents et à les modifier.
Comment résoudre ce problème ? Avec la gestion numérique des documents ! Nous nous ferons un plaisir de vous expliquer comment Zenya vous aide à contrôler au mieux les flux d'informations dans votre organisation.
La gestion documentaire consiste à mettre en place et à gérer des documents numériques de la manière la plus efficace possible. L'objectif ultime est que tous les membres de votre organisation et les personnes avec lesquelles vous travaillez puissent rapidement trouver, modifier et partager des documents. Vous vous lancez dans la gestion documentaire ? Alors posez-vous les questions suivantes :
Des documents stockés dans des boîtes aux lettres et sur des clés USB, la confusion quant à la version la plus récente et l'incertitude quant aux personnes autorisées à consulter certains documents : voilà des problèmes courants au sein des organisations. La gestion documentaire permet de résoudre ces problèmes. Vous vous demandez si la gestion numérique des documents est utile à votre organisation ? Une bonne gestion des documents offre de nombreux avantages - nous les énumérons ci-dessous.
La gestion des documents vous permet de contrôler correctement les versions. Avec la gestion des versions, vous vous assurez que vous n'avez qu'une seule version d'un document et que la bonne version est toujours disponible pour tout le monde. Ainsi, il n'y a pas de confusion quant à la version la plus récente d'un document. C'est un gage de clarté.
La gestion documentaire facilite la sécurité de l'information. Avec le logiciel de gestion de documents de Zenya, vous déterminez qui a accès à quels documents. Ainsi, seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations confidentielles. Cela réduit également le risque de violation de données.
Saviez-vous que la recherche montre que 83% du personnel de bureau perd du temps chaque jour à cause d'une collaboration documentaire inefficace ? Vous reconnaissez probablement cela vous-même : vous passez du temps à chercher les bons documents ou vous travaillez sur un document obsolète parce que vous ne saviez pas qu'il existait une nouvelle version.
Avec un logiciel de gestion documentaire, vous gagnez du temps. Au lieu d'avoir des papiers égarés et des dossiers en vrac, vous disposez d'un emplacement numérique pour tous les documents. Vous pouvez ainsi vous mettre au travail rapidement en disposant d'informations actualisées.
La gestion documentaire facilite la mise en conformité avec le GDPR. GDPR est l'acronyme de General Data Protection Regulation (règlement général sur la protection des données). Cette loi sur la protection de la vie privée prévoit que les organisations traitent les données personnelles avec précaution. Il s'agit notamment de réglementer l'accès de chaque employé à chaque document. Ainsi, les informations sensibles, telles que les données personnelles, ne se retrouvent pas entre les mains de personnes non autorisées.
Un collègue souhaite consulter ou modifier un document, parce que vous travaillez ensemble sur un projet ou parce que vous risquez de ne pas être là pendant un certain temps ? Ce n'est pas un problème non plus, à condition que ce collègue dispose de l'autorisation adéquate.
Vous ne serez plus jamais confronté au problème de l'impossibilité de travailler sur un document parce qu'il se trouve quelque part sur un disque dur ou un bureau que vous ne pouvez tout simplement pas atteindre. Cela peut vous épargner bien des frustrations. La gestion des documents numériques peut également accélérer les processus de travail. Elle peut même contribuer à éviter l'interruption des processus de travail en cas d'absence.
Vous savez maintenant pourquoi un système de gestion documentaire est utile à votre organisation, mais comment le mettre en œuvre ? Les étapes suivantes vous permettront de réussir votre mise en œuvre !
Travailler avec un système de gestion documentaire apporte de nombreux avantages, mais cela change la façon dont les employés travaillent. Prenez-les en compte et écoutez leurs besoins et leurs idées. Saviez-vous qu'il existe un logiciel spécial pour cela ? Avec Zenya BOOST , vous intégrez vos collaborateurs dans votre nouveau système de gestion documentaire. De cette manière, vous augmentez le soutien au sein de votre organisation sans trop de difficultés.
Pour parvenir à une bonne gestion des documents, vous devez d'abord comprendre comment les processus de votre organisation fonctionnent actuellement. Répondez donc aux questions suivantes :
Sur la base des résultats de la deuxième étape, affinez vos objectifs. Que voulez-vous réaliser avec le nouveau système de gestion des documents ? Déterminez comment vous souhaitez numériser les flux d'informations et qui a accès à quels documents.
Vous n'avez pas les connaissances ou les capacités nécessaires pour mettre en place un système de gestion des documents ? Nous sommes heureux de vous aider avec notre logiciel de gestion de documents Zenya DOC. Nous vous guiderons de A à Z pendant l'implémentation du logiciel DMS. Même après la mise en service, nous sommes là pour vous soutenir.
Avant de passer à la phase opérationnelle, assurez-vous que les employés sont à l'aise avec le logiciel. Nous sommes heureux de vous aider à cet égard avec Zenya BOOST: cela vous permet de tester l'utilisation de votre nouveau DMS avec les employés. N'oubliez pas de les interroger sur leur expérience du nouveau système de gestion documentaire et de leur demander s'ils ont des idées d'amélioration - c'est également possible avec BOOST. Vous disposerez ainsi d'une solution qui conviendra à tout le monde.
Le moment est enfin arrivé : le déploiement du système de gestion documentaire. Commencez à utiliser le logiciel. Vous avez des questions ? Laissez-nous vous aider et faire en sorte que le logiciel fonctionne pour vous !
Votre organisation est-elle prête à passer à un système de gestion des documents numériques ? Pour en savoir plus sur les débuts de la gestion des documents numériques ou pour nous contacter.
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