La numérisation des documents est-elle un sujet d'actualité pour votre organisation ? Ou bien votre organisation est-elle confrontée à la fragmentation ou à la contamination des documents parce que de multiples versions de documents circulent en permanence ? Il s'agit d'une situation courante et reconnaissable.
La bonne nouvelle, c'est que la solution n'est généralement pas si compliquée. Dans cet article, nous examinerons de plus près des termes tels que gestion des documents et gestion des documents et des versions, et nous explorerons les avantages des logiciels de gestion des documents.
Lorsque les organisations commencent à numériser leurs documents, elles sont souvent confrontées à une masse d'informations. En particulier dans les organisations à forte intensité de connaissances, la fragmentation ou la contamination peut se produire au fil du temps. Des versions multiples de documents peuvent apparaître, par exemple, créant une ambiguïté. Un enchevêtrement de protocoles, de procédures, d'instructions de travail ou de descriptions de processus peut apparaître. Il n'est alors plus possible de distinguer la forêt de l'arbre.
La gestion documentaire permet d'organiser et de classer les documents correctement ou mieux. Vous pouvez également les rendre plus faciles à trouver. Elle permet d'éviter les recherches inutiles et les erreurs.
Un document est un ensemble de données, également appelé source d'information. Les documents peuvent se présenter sous forme papier ou numérique. Des exemples de documents sont les procédures, les instructions, les protocoles, les rapports, les carnets de bord, etc.
Les documents sont souvent faciles à numériser et à gérer dans un système de gestion documentaire (SGD). Un tel système offre plus de structure et donc plus de vue d'ensemble et de compréhension.
Un système de gestion des documents aide votre organisation à gérer la documentation. Tous les documents peuvent y être stockés de manière structurée afin que les informations puissent être trouvées plus rapidement. Ainsi, tout le monde peut accéder rapidement à la bonne information. La gestion des documents implique aussi, par exemple, l'attribution de droits d'administrateur aux documents. Cela vous permet de savoir que la gestion est bien organisée et que si quelque chose doit être mis à jour, cela sera fait. C'est ainsi que vous garantissez la qualité des documents.
Le contrôle des versions consiste à suivre les modifications apportées à un document donné, généralement sur une longue période. Il peut y avoir des changements pour diverses raisons :
Il peut parfois s'avérer utile de récupérer une version spécifique plus ancienne à une date ultérieure. Vous pouvez le faire si vous utilisez un système intelligent de contrôle des versions ou un DMS.
Lorsque vous pouvez trouver rapidement les informations et les bons documents, vous travaillez plus vite et vous faites moins d'erreurs. Instructions de travail, manuels, vidéos, fichiers PDF ou Excel : vous pouvez tout mettre dans un DMS.
Lorsque le DMS peut également être utilisé avec une application mobile, vous pouvez accéder aux documents de l'entreprise à n'importe quel endroit, même en déplacement.
Lorsque des personnes sont impliquées dans le maintien d'une infrastructure d'information vitale, chacun sait ce que l'on attend de lui. Cette contribution peut être enregistrée et le processus de rédaction et d'évaluation est également sécurisé. Grâce aux alertes automatiques de mise à jour et à la possibilité d'assigner des tâches aux collègues, vous pouvez mettre à jour les documents de manière efficace et contrôlée. L'avancement de la rédaction et de la révision est contrôlé grâce à des flux de travail intelligents.
Tout cela permet d'améliorer l'efficacité des processus d'entreprise, de garantir la qualité et de gagner du temps.
Un système de gestion des documents (ou GED ou logiciel de gestion des documents) aide les professionnels à trouver rapidement et efficacement des documents à jour et approuvés. Vous pouvez utiliser des flux de travail, le contrôle des versions et la mise en place d'autorisations.
La documentation peut être stockée dans différents types de fichiers. Par exemple, sous forme de fichier PDF, PowerPoint, Word, Excel ou CAD, ou même sous forme de vidéo.
Une GED est un outil qui aide une organisation à gérer facilement et efficacement tous les processus liés aux documents.
La gestion moderne des documents rend la recherche d'informations pertinentes rapide et intuitive. L'utilisation de documents interactifs en est un exemple. En répondant à quelques questions intelligentes, vous obtenez rapidement des informations. Le "bruit" n'apparaît pas. Ces informations peuvent inclure d'autres éléments que du texte, dans un seul document. Vous pouvez également placer ces types de documents dans un système de gestion documentaire.
L'utilisation d'un DMS ne permet pas seulement de gagner du temps. Il vous permet également de tirer le meilleur parti de votre organisation.
Une GED offre donc la possibilité de rechercher rapidement des documents et d'en assurer la qualité. Mais le bon logiciel de gestion documentaire a plus à offrir.
De cette manière, vous utilisez le logiciel de gestion de documents pour la gestion des processus également. Cela rend les processus plus agiles pour les clients, les fournisseurs et les collègues, ce qui vous donne une longueur d'avance.
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