L'ère numérique présente de nombreux avantages. Par exemple, elle permet d'échanger des informations plus facilement et d'accélérer les processus. Mais que se passe-t-il lorsque les flux d'informations au sein de votre organisation deviennent trop importants ?
Pour garder une vue d'ensemble, optimiser les processus d'entreprise et prendre des décisions basées sur les bonnes données, il n'y a pas d'autre solution : les flux d'informations doivent être numérisés. Comment le faire correctement ? Nous vous montrons comment réaliser des flux d'informations numériques grâce à un plan pratique étape par étape et à Zenya DOC.
Lorsque nous parlons de flux d'informations, nous parlons de toutes les données pertinentes dont les professionnels ont besoin dans leur travail quotidien. Il peut s'agir de documents, mais aussi, par exemple, d'instructions de travail, de preuves d'audit ou de protocoles.
La numérisation des flux d'informations ne se limite pas à fournir un lieu de travail en ligne aux employés. Elle garantit également la sécurité des documents sensibles sur le plan de la confidentialité, tels que les documents importants relatifs à la qualité ou les preuves fournies aux autorités de réglementation.
En particulier lorsqu'il s'agit de documents contenant des informations sensibles pour l'entreprise, il est bon qu'ils soient stockés sous forme numérique ou dans un environnement en nuage. Un ordinateur local peut tomber en panne et un ordinateur portable peut être perdu. Lorsque les informations sont stockées sous forme numérique, vous êtes protégé contre ces risques.
La numérisation des flux d'information présente encore deux autres avantages : l'archivage correct, qui permet de toujours retrouver facilement l'information, et l'enregistrement des différents flux entrants et sortants.
Vous numérisez les flux d'informations ? Dans ce cas, vous appliquez en même temps la gestion des connaissances. Vous enregistrez les connaissances pour qu'elles ne se perdent plus. Cela signifie que vous disposez toujours des bonnes connaissances et que vous pouvez les partager avec les personnes concernées.
Les avantages sont évidents. Mais comment organiser les flux d'informations au sein de votre organisation ? Et quel type de logiciel convient-il d'utiliser à cette fin ?
Les flux d'information sont indissociables des processus. Chaque organisation a ses propres processus. Il s'agit de toutes les activités qui impliquent des personnes et des ressources. Pensez à la vente d'un produit ou à l'achat de matières premières pour un produit.
Chaque processus comporte un aspect numérique. Par exemple, les employés travaillent avec des manuels numériques, envoient des courriels ou préparent des devis. Pour bien faire leur travail, les employés ont besoin des bonnes informations.
Vous souhaitez structurer les flux d'informations au sein de votre organisation ? Commencez par les processus !
Décrivez chaque processus au sein de votre organisation afin d'obtenir une image claire. Faites-le aussi bien pour les processus primaires que pour les processus de soutien. Ce faisant, vous pouvez vous poser les questions suivantes : Quels sont les processus qui ont lieu tous les jours ? Comment ces processus se déroulent-ils ?
Avez-vous une vision claire de tous les processus de votre organisation ? C'est parfait ! Vous pouvez alors commencer à examiner les flux d'informations existants liés à ces processus. Comment les cartographier correctement ? En répondant aux questions ci-dessous pour chaque processus :
Vous n'avez toujours pas une vision claire de la situation ? Dessinez alors chaque flux d'informations par processus. Vous pourrez ainsi le visualiser par vous-même.
Vous connaissez sans doute la situation : un enchevêtrement de courriels, de listes Excel et de documents a été créé, dans lequel les employés extraient des informations. Pour chaque flux d'informations, identifiez la source d'information. Si vous travaillez sur cette base, vous verrez où des améliorations peuvent être apportées.
Certaines informations disparaissent-elles à cause de la perte de papiers ? Ou bien les mêmes informations sont-elles stockées dans trois systèmes différents ? Il est possible de le faire de manière plus organisée !
Reprenez les dessins des processus et des flux d'informations. Ajoutez les sources d'information. Pour créer une vue d'ensemble optimale, vous pouvez indiquer pour chaque flux d'informations quelle source d'informations vous souhaitez utiliser.
Il y a souvent beaucoup de chevauchements entre les processus au sein d'une organisation. Il est donc probable que des données précieuses aient été introduites dans divers systèmes par différents employés. De ce fait, des erreurs sont souvent commises et une source d'information peut rapidement devenir peu fiable.
Une vue d'ensemble est une vue d'ensemble. C'est pourquoi il faut assurer une gestion approfondie des connaissances. Vous y parvenez en conservant toutes les données en un seul endroit pratique qui sert de point de vérité unique au sein de votre organisation. Zenya DOC rassemble toutes les informations en un seul endroit pratique.
Pour toujours disposer des bonnes informations, il est important de rationaliser les flux d'informations. Pour ce faire, vous disposez de flux de travail pratiques au sein de votre système de gestion documentaire. Vous vous assurez ainsi que les informations sont toujours à jour, qu'elles sont régulièrement vérifiées et qu'elles ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées.
Une GED est un moyen puissant de gérer les données et les documents. En effet, une bonne GED permet de trouver et de partager rapidement les informations et de s'assurer que les professionnels ne travaillent qu'avec les versions les plus pertinentes et les plus correctes des documents.
Vous pouvez créer des structures de dossiers, par exemple par projet, par client ou par équipe. Cela permet d'organiser et de cartographier correctement et clairement les flux d'informations.
Un autre avantage d'un DMS est que vous pouvez choisir qui a accès à quels fichiers. Configurez correctement les autorisations afin de vous assurer que les informations ne parviennent qu'aux personnes auxquelles elles sont destinées. Vous éviterez ainsi que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains, par exemple.
L'une des fonctions les plus importantes d'un DMS est un contrôle de version bien organisé. Grâce à ce contrôle, il est possible de visualiser les modifications apportées à un document et de savoir quand ces modifications ont eu lieu et par qui elles ont été effectuées.
Il est possible de récupérer les versions antérieures d'un document et, en outre, vous pouvez souvent indiquer et apporter des corrections facilement. Lorsque le propriétaire du document est automatiquement informé des corrections ou des suggestions, par exemple, il est également possible de maintenir facilement les documents à jour.
Nous avons parlé précédemment de l'importance de conserver tous les documents et toutes les données en un seul endroit. De cette manière, vous gardez une vue d'ensemble et il y a moins de risques d'erreurs dans les informations.
Zenya DOC est un système de gestion documentaire qui permet aux organisations de connaître et de contrôler leurs flux d'informations numériques à tout moment et en tout lieu. Pourquoi choisir Zenya DOC?
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