Qu'est-ce que la gestion des connaissances et comment la mettre en œuvre ?

Les Pays-Bas sont une économie de la connaissance. C'est ce que nous entendons régulièrement. En tant que tels, nous nous situons assez haut dans l'échelle mondiale en ce qui concerne la connaissance. Mais la connaissance est un concept abstrait. En effet, la connaissance est quelque chose qui se trouve principalement dans la tête des gens. Grâce à la gestion des connaissances, une organisation peut essayer de capturer et de sécuriser ces connaissances. Mais comment donner une place à ce processus dans votre organisation ?

Qu'est-ce que la connaissance ?

La connaissance est un concept très abstrait, que nous utilisons d'ailleurs très souvent. Cette question est débattue depuis l'Antiquité, en particulier dans le domaine philosophique. Aujourd'hui, nous avons une réponse standard :

"La connaissance est connue et appliquée par un individu, un groupe d'individus ou toute (autre) partie de la société. La connaissance comprend l'information, les descriptions de celle-ci ou les compétences acquises par l'expérience ou la formation. La théorie de la connaissance ou l'épistémologie examine ce qu'est la connaissance et si les prétentions à la connaissance sont justifiées. En conséquence, au fil du temps, diverses idées se sont développées sur ce qu'est la connaissance et sur la mesure dans laquelle il devrait y avoir un doute.

On peut distinguer les connaissances théoriques et les connaissances pratiques. Il existe de nombreux types de connaissances, par exemple la connaissance de soi, la connaissance professionnelle et la connaissance scientifique".

Source : Wikipedia

En bref, la connaissance est ce que l'on sait et que l'on peut appliquer. Le professeur Mathieu Weggeman l'a décrite comme suit : Connaissance = information x (expérience x compétences x attitude). La connaissance peut être une information, mais elle peut aussi être la façon dont vous faites les choses. Ainsi, on peut avoir des connaissances en mathématiques (résoudre des additions), mais savoir conduire un camion est également une connaissance. La connaissance se trouve principalement dans la tête des gens. Et c'est là que réside le défi pour les organisations : comment s'assurer que ces connaissances sortent de ces têtes et que d'autres peuvent en tirer des enseignements pour se les approprier ? La réponse se trouve dans la gestion des connaissances.

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances se concentre sur la capture, le partage, l'utilisation et la gestion des connaissances. Comme nous l'avons déjà mentionné, il s'agit de connaissances tangibles et explicites. Mais il s'agit également de connaissances non tangibles et implicites. Il s'agit de la connaissance du fonctionnement des choses, de la manière dont elles peuvent être interprétées, expérimentées, etc. Souvent, le défi de la gestion des connaissances ne réside pas dans la manière de traiter les connaissances tangibles. Le défi de la gestion des connaissances ne réside souvent pas dans la manière de traiter les connaissances tangibles, car elles restent présentes même si un employé rentre chez lui le soir ou décide de quitter l'organisation. Ces informations sont assez faciles à capturer et donc à transférer.

Le défi réside principalement dans la manière de traiter les connaissances implicites. Il s'agit des connaissances qui se trouvent dans la tête des employés et qui disparaissent dès que l'employé n'est plus là, quelle qu'en soit la raison. Il s'agit d'un savoir d'une valeur inestimable, que l'on s'efforce de capter le mieux possible.

Pourquoi la gestion des connaissances ?

Il est important d'enregistrer les connaissances afin d'éviter qu'elles ne disparaissent ou que la roue ne doive être réinventée à plusieurs reprises. Grâce à la gestion des connaissances, vous pouvez réutiliser les connaissances et minimiser la perte de connaissances, mais vous pouvez également faire un usage optimal des connaissances et les rendre utilisables au sein de votre organisation, à condition qu'elles soient correctement mises en œuvre. On dit également que la gestion des connaissances vise à faire en sorte que les connaissances de l'individu deviennent les connaissances de l'organisation. En d'autres termes, les connaissances collectives sont accumulées et enregistrées.

Avec un système de gestion des connaissances bien conçu, vous pouvez également atteindre les sous-objectifs suivants au sein de votre organisation :

• Accroître la rapidité et la flexibilité, ce qui n'est pas sans importance dans le monde VUCA
• Augmenter l'efficacité et la productivité, ce qui peut conduire à une réduction des coûts
• Sécuriser et améliorer la qualité
• Promouvoir l'innovation, la créativité, la continuité et la fidélisation du personnel

La gestion des connaissances est une discipline qui s'articule avec de nombreuses autres disciplines et départements au sein d'une organisation. Il s'agit notamment des sciences de l'organisation, de l'économie, des sciences de la communication, de l'informatique et des TIC, de la gestion d'entreprise, des sciences de l'information, mais aussi de la GRH, de la psychologie et de la sociologie.

Comment placez-vous la gestion des connaissances dans votre organisation ?

Maintenant que nous savons pourquoi la gestion des connaissances est importante, mais aussi qu'il s'agit d'une chose complexe, il est temps de lui donner une place au sein de votre organisation. Vous aussi, vous souhaitez y parvenir, mais vous ne savez pas par où commencer ?

Voici nos 5 conseils :

Conseil 1. Si vous ne les avez pas encore, introduisez des outils de collaboration

Pensez à des outils comme Teams pour une communication mutuelle rapide et facile, ou SharePoint pour la collaboration documentaire. Si vous disposez déjà de ces outils, vérifiez s'ils sont utilisés comme prévu et adaptez-les si nécessaire. En travaillant ensemble, les employés apprennent plus facilement les uns des autres, et si vous le faites à l'aide d'outils, les connaissances sont stockées plus facilement.

Deuxième conseil. Découvrez comment enregistrer le partage informel des connaissances de manière sûre et efficace

Beaucoup de connaissances sont partagées individuellement, que ce soit à la machine à café ou dans les couloirs, par exemple. C'est une excellente chose, mais ces connaissances ne sont pas simplement enregistrées quelque part. Il est donc important de reconnaître ces moments de partage des connaissances et de motiver les gens à enregistrer ces connaissances quelque part, par exemple sous forme d'instructions dans un système de gestion des documents.

Troisième conseil. Utiliser les outils sociaux

Prenons l'exemple d'un intranet, où les gens peuvent partager des idées, mais où les connaissances peuvent également être partagées entre eux. En le reliant à un DMS pour les instructions de travail et les protocoles, on rend l'intranet encore plus puissant et on espère en faire un guichet unique pour la collecte et le partage des connaissances.

Conseil n° 4. Poursuivre l'apprentissage

L'une des façons d'acquérir des connaissances est d'apprendre. Offrez donc aux employés la possibilité de continuer à apprendre, que ce soit en participant à des cours de formation internes ou externes ou par le biais de l'apprentissage en ligne, par exemple.

Cinquième conseil. Évaluer et améliorer

Le monde n'est pas immobile, votre organisation change et les gens changent avec elle. Il convient donc d'évaluer régulièrement si le partage des connaissances au sein de l'organisation répond toujours à la situation actuelle. Et adaptez les composants si la situation l'exige. Ce n'est qu'à cette condition que vous pourrez continuer à assurer le partage des connaissances et que la gestion des connaissances deviendra un élément permanent de votre organisation.

C'est ainsi que la gestion des connaissances devient un succès

L'écriture, la structuration et le maintien des connaissances sont, par définition, des activités qui conviennent aux personnes"bleues". Ils s'épanouissent dans la structure. Mais de nombreux employés au sein de l'organisation ne sont souvent pas "bleus" par nature et peuvent même avoir une aversion pour la structure. Il est donc important de veiller à ce que le partage des connaissances se fasse d'une manière qui convienne au plus grand nombre. Vous pouvez même envisager de partager (ou de faire partager) les mêmes connaissances de différentes manières. Après tout, chacun apprend à sa manière ; une personne apprend mieux en lisant quelque chose, tandis qu'une autre apprend mieux en le mettant en pratique. Et il y a bien d'autres façons intermédiaires. En faisant appel à autant de méthodes d'apprentissage que possible, vous vous assurez que l'absorption et le partage des connaissances deviennent amusants et instructifs pour tout le monde.

Les choses qui peuvent aider sont :

• Crowd sourcing : tout le monde peut ajouter et modifier des connaissances dans le système. Si vous effectuez une recherche sur un terme particulier, vous trouverez non seulement des explications, mais aussi les noms d'experts sur ce sujet. Mais l'aspect le plus important du crowdsourcing est sans doute la possibilité d'évaluer les connaissances. En évaluant un élément particulier, les autres voient que vous l'avez trouvé utile et vous créez ainsi naturellement une base de données pleine de connaissances partagées. Le meilleur exemple de crowdsourcing est la célèbre Wikipédia, l'encyclopédie du peuple. Vous pouvez étendre ce processus à l'aide de la gamification, en incitant les employés à participer activement au jeu du partage des connaissances. Cela peut se faire, par exemple, en distribuant des lots en fonction de la quantité de contributions et d'interactions.
• Auto-apprentissage : en connaissant le niveau ou la fonction de l'utilisateur, vous pouvez adapter les informations à ses besoins. L'historique des recherches peut également s'avérer utile à cet égard. Vous pouvez également utiliser quelques questions pour déterminer quelle section d'un document est pertinente à ce moment-là, sans que l'utilisateur ne doive parcourir l'ensemble du document. Le meilleur exemple d'un système de connaissance auto-apprenant est Google : les résultats de votre recherche peuvent être très différents de ceux de votre collègue qui cherche le même terme.

La gestion des connaissances est quelque chose que vous pouvez faire ensemble !

La réussite de ce qui précède dépend en grande partie de la collaboration. Il n'est pas possible de partager des connaissances seul. La communication dépend de la manière dont le destinataire du message comprend quelque chose. Cela s'applique également au transfert de connaissances. L'expéditeur peut vouloir bien faire, si le destinataire ne comprend pas, il n'y aura pas de transfert. C'est pourquoi il est bon d'adapter la gestion des connaissances à différentes personnalités, à différentes manières de partager et d'apprendre et, surtout, de la rendre aussi amusante et invitante que possible.