Les données personnelles des clients se retrouvent dans la rue : aucune organisation ne le souhaite. Outre l'atteinte à la réputation, les conséquences pour votre organisation et pour les victimes peuvent être graves. Heureusement, il existe des moyens d'anticiper une violation de données. Comment prévenir une violation de données ? Et que faire en cas de problème ?
Nous expliquons comment prévenir une violation de données grâce à un bon système de gestion documentaire (SGD). Avec le bon logiciel, vous protégez votre organisation, vos employés et vos clients.
Lors d'une violation de données, des données personnelles tombent entre les mains de personnes qui ne devraient pas y avoir accès. Il peut s'agir de données telles qu'un numéro de téléphone, un nom ou une adresse. Avez-vous perdu ou détruit des données personnelles confidentielles sans autorisation ? On parle alors de violation de données.
Il existe trois types de violations de données :
Une violation de données peut résulter du fait que les employés ne sont pas assez prudents avec les informations, ou que les partenaires commerciaux ou les fournisseurs ne gèrent pas correctement les données personnelles. Les lois et réglementations relatives à la sécurité et à la gestion des données ont été renforcées ces dernières années et deviennent de plus en plus strictes. En effet, une violation de données peut causer d'énormes dommages à la réputation d'une organisation. Les organisations veulent donc faire tout ce qui est en leur pouvoir pour éviter une violation de données sensibles.
Les dangers d'une violation de données peuvent être considérables et, malheureusement, ils sont de plus en plus fréquents. Selon le rapport de l'Autorité des données personnelles sur les violations de données, 21 151 cas de violation de données ont été signalés en 2022. Plus de 6 500 rapports concernaient des cyberattaques qui ont porté préjudice à des personnes et à des organisations. Les violations de données présentent plusieurs dangers. Nous les énumérons ci-dessous.
Tant les victimes que les organisations peuvent subir des dommages financiers à la suite d'une violation de données.
Par exemple, si les données d'une carte de crédit ont été divulguées lors d'une violation de données, il est possible que des criminels passent des commandes en ligne aux frais de la victime. En conséquence, les victimes peuvent recevoir des factures pour des contrats qu'elles n'ont jamais conclus.
Votre organisation a-t-elle été victime d'une violation de données ? Si c'est le cas, il existe des risques financiers. Par exemple, un pirate informatique peut exiger d'importantes sommes d'argent pour divulguer à nouveau des informations. L'arrêt du travail entraîne également des coûts. Votre organisation possède-t-elle des données sensibles qui ont fait l'objet d'une violation ? La divulgation de ces données pourrait alors donner lieu à des demandes de dommages-intérêts.
Les dommages physiques directs ne se produisent pas souvent lors d'une violation de données. Cependant, quelques scénarios sont envisageables. Des données médicales ont-elles été supprimées ou modifiées, entraînant une erreur de diagnostic ? Ou de devoir attendre plus longtemps pour recevoir des soins appropriés ? On parle alors de dommages physiques.
Outre les dommages financiers et physiques, des dommages immatériels peuvent également survenir. Pensez à l'atteinte à la réputation de l'organisation où la violation de données s'est produite. Si les données des clients se retrouvent dans la rue, la confiance dans l'organisation s'en trouve ébranlée.
Il peut également y avoir une atteinte à la vie privée d'une personne. Les criminels peuvent utiliser les données personnelles confidentielles de diverses manières. Si des données sensibles tombent entre de mauvaises mains, des détails sur des dettes ou des dépendances, par exemple, peuvent être rendus publics.
Les conséquences d'une violation de données peuvent donc être très graves. Heureusement, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour prévenir les violations de données.
Examinez d'un œil critique les informations que vous recueillez sur les personnes. Avez-vous vraiment besoin de toutes ces données ? Ne collectez que les données nécessaires auprès d'une personne.
Assurez-vous que les employés sont conscients de leur rôle en matière de sécurité de l'information. Par exemple, indiquez clairement quelles informations ils sont autorisés à partager et ce qu'ils doivent faire en cas de violation de l'information. Une partie externe contrôle-t-elle le traitement des données à caractère personnel ? Dans l'affirmative, concluez un accord de traitement avec elle.
Vous avez constaté que vous disposiez d'un grand nombre d'informations dont vous n'avez pas nécessairement besoin ? Ou vous n'avez plus besoin de certaines données ? Dans ce cas, supprimez-les.
Vous stockez des données personnelles sensibles ? Veillez alors à ce que seules les personnes autorisées puissent accéder à ces informations. Cela peut se faire, par exemple, au moyen d'un système de gestion des documents.
En stockant toutes les informations sensibles dans un endroit central, vous contrôlez facilement qui y a accès. Vous gardez ainsi une vue d'ensemble et les informations sont faciles à retrouver.
Avec le bon logiciel, vous sécurisez les données personnelles stockées. Vous optez par exemple pour un logiciel de gestion de documents ? Vous stockez alors en toute sécurité les données personnelles dans un endroit central et sécurisé et vous contrôlez facilement qui peut y accéder et les modifier.
Zenya DOC, une solution SaaS d' Infoland, vous aide à minimiser le risque de violation de données au sein de votre organisation. Elle vous permet de contrôler les flux d'informations à tout moment et en tout lieu. Vous pouvez également partager des informations en toute sécurité et facilement avec des parties externes. Zenya DOC ne se contente pas de veiller à ce que les bonnes informations soient rapidement disponibles, il vous garantit également une assurance qualité totale. Et comme il s'agit d'une solution SaaS, vous pouvez être assuré que la qualité et la fiabilité du logiciel sont garanties.
Lentis GGZ a choisi Zenya pour s'assurer que les prestataires de soins de santé ont accès aux bonnes informations sur les patients. Et que ces informations sont correctement sécurisées. En outre, les documents importants sont désormais facilement mis à jour grâce aux notifications définies dans Zenya. De cette manière, Lentis travaille en toute sécurité avec des données à jour.
Grâce à Zenya, l'organisation a également renforcé la sensibilisation à la sécurité de l'information et les employés savent désormais où signaler, par exemple, les courriels d'hameçonnage.
De nombreux employés ne savaient pas comment signaler un faux courriel. Je suis allé moi-même consulter Zenya DOC et j'ai immédiatement trouvé le bon document. J'ai partagé ce lien avec nos employés".
Les choses ont mal tourné au sein de votre organisation et une violation de données s'est produite ? Vous pouvez alors suivre les étapes suivantes pour en minimiser l'impact.
Maintenant que vous connaissez les conséquences et les risques d'une violation de données, vous voulez naturellement la prévenir autant que possible. Zenya vous aide à le faire. Avec notre logiciel, vous disposez d'un endroit central pour stocker en toute sécurité toutes les données personnelles. C'est pratique pour vos employés et plus sûr pour votre organisation.
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