Le travail hybride est aujourd'hui la règle plutôt que l'exception dans de nombreuses organisations, en partie à cause de la pandémie de corona. C'est l'une des raisons pour lesquelles le partage sécurisé de documents est devenu crucial au sein de chaque entreprise. Vous remarquez que les documents au sein de votre organisation sont encore souvent partagés par le biais de polycopiés ou d'e-mails ? Vous cherchez un moyen de rendre ce partage non seulement plus facile, mais aussi plus sûr ? Vous êtes également intéressé par l'assurance qualité des documents partagés ? Nous vous informerons des possibilités qui s'offrent à vous.
Le courrier électronique est souvent utilisé pour partager des fichiers. Mais ce que beaucoup ignorent, c'est que le partage de documents par courrier électronique n'est pas aussi sûr qu'il n'y paraît. Par exemple, lorsque les gens travaillent avec des programmes de courrier électronique standard via des points d'accès Wi-Fi, cette connexion peut ne pas être sécurisée. Le courrier électronique n'est généralement pas le meilleur moyen d'échanger des données sensibles. Parfois, vous ne pouvez pas l'éviter et vous devez partager un fichier par courrier électronique. Vous seul, en tant qu'utilisateur final, pouvez vous assurer que cela se fait de manière sécurisée.
Ces conseils vous aideront à sécuriser vos e-mails :
Souhaitez-vous partager des documents avec d'autres personnes au sein de votre organisation ? Si c'est le cas, il n'est généralement pas nécessaire de le faire par courrier électronique. Il existe différentes solutions logicielles pour partager des fichiers via le cloud, par exemple.
Il est également important de travailler en toute sécurité avec les solutions en nuage. En effet, certains services en nuage ne sont pas conçus pour protéger les informations strictement confidentielles. Votre organisation travaille-t-elle avec des informations confidentielles ? Dans ce cas, optez pour un système de gestion documentaire spécialisé dans ce domaine.
Lorsque vous utilisez des services en nuage, veillez à vérifier soigneusement la sécurité du service. En effet, de nombreux services se contentent de stocker les fichiers sous forme de texte non crypté, ce qui facilite l'accès des cybercriminels. Dans ce cas, tout peut être lu par des personnes qui n'auraient jamais dû avoir accès à ces informations. C'est à ce moment-là que se produit une violation de données.
Tous les logiciels ne disposent pas des contrôles de sécurité et de conformité dont les organisations ont besoin et qui peuvent prévenir les violations de données. Les contrôles de sécurité et de conformité peuvent comprendre
Les violations de données sont souvent dues à des erreurs humaines. Et l'erreur humaine est rapide et facile. En formant tous les professionnels de votre organisation au partage sécurisé de documents et de fichiers, et en leur permettant de travailler avec un système de gestion documentaire spécialisé, vous réduisez le risque de violations de données causées par des actions humaines.
Les anciennes et les nouvelles versions des documents peuvent être mélangées, ce qui peut conduire à une documentation obsolète. Lorsque le partage des fichiers au sein d'une organisation ne se fait pas sans heurts, une gestion correcte des documents à l'aide d'un logiciel spécialisé peut éviter la duplication des efforts.
Un autre avantage du travail avec des fichiers en temps réel est l'efficacité en ligne. Les professionnels peuvent travailler simultanément dans un tel fichier en ligne, de sorte que l'information ne peut jamais être perdue et que les gens peuvent travailler ensemble plus rapidement et plus efficacement. Les équipes se complètent également mieux de cette manière. Et grâce à un contrôle de version correct, les personnes travaillent toujours dans la version la plus récente et la plus correcte du fichier en temps réel.
Les documents sont souvent stockés à différents endroits, surtout lorsqu'il s'agit de collaborer avec plusieurs personnes. Pensez au stockage sur des clés USB, à l'utilisation de boîtes aux lettres ou au stockage sur des disques durs et/ou des ordinateurs de bureau. Il en résulte souvent un manque de vue d'ensemble des différentes versions d'un document. Cela rend parfois le partage de fichiers inutilement complexe.
Un système de gestion des documents facilite grandement le partage de vos fichiers avec d'autres personnes de manière organisée. Lorsqu'il est bien configuré, les fichiers n'ont plus besoin d'être imprimés ou envoyés par courrier électronique. Zenya DOC est un système de gestion de documents à bas seuil d'accès qui convient aux organisations de taille moyenne à grande.
Dans Zenya, les fichiers peuvent être partagés en temps réel et sont sécurisés par l'utilisation du cryptage. De plus, Zenya DOC est spécialisé dans le contrôle automatique des versions. Grâce à ce DMS, les professionnels peuvent stocker tous les documents dans un endroit central et les partager en interne et en externe. En outre, plus personne ne travaille avec d'anciennes versions de documents. Cela facilite grandement le travail en commun.
Une autre grande caractéristique de Zenya DOC est la recherche d'informations à l'aide d'algorithmes de recherche intelligents. Ainsi, les professionnels peuvent trouver rapidement ce dont ils ont besoin sans avoir à passer au crible des documents interminables.
Zenya DOC est disponible à la fois comme application web et comme application mobile. L'avantage est que l'on peut trouver ou partager des documents et des fichiers n'importe où sur le lieu de travail, sans dépendre de la disponibilité d'un ordinateur.
Besoin de partager des documents avec des organisations externes ? C'est également possible avec Zenya DOC. Comme vous pouvez ajouter des niveaux d'autorisation par document, vous pouvez être sûr que seules les personnes ayant les droits appropriés ont accès à la documentation. Vous pouvez décider qui obtient quels droits, de sorte que vous gardez un contrôle total sur la distribution de l'information.
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