"Pas un autre système...". C'est l'objection la plus fréquente que nous rencontrons de la part des employés du secteur de la santé et la raison pour laquelle les organisations ne veulent pas mettre en œuvre un système de gestion de la qualité. Reconnaissable ?
De nos jours, de nombreuses institutions de soins et de bien-être utilisent des systèmes externes. Pensez à Sharepoint, Dropbox, un intranet ou un DSE/REP. Des programmes souvent "populaires" auprès de vos collègues. Le fait de devoir consulter en permanence un programme différent rend les employés fous. Sans parler d'un autre système pour que l'organisation puisse en garantir la qualité.
Mais que se passe-t-il si les employés ne remarquent pas qu'il y a un nouveau système, alors que vous, en tant qu'organisation, disposez d'un endroit pour garantir votre qualité ? Nous vous l'expliquons !
En tant que responsable de la qualité au sein d'une organisation de soins ou d'aide sociale, nous n'avons pas besoin de vous convaincre de l'importance d'un système de gestion de la qualité. Non seulement vous êtes responsable de la sécurisation des processus et des documents relatifs à la qualité, mais vous voulez aussi être en mesure d'évaluer à tout moment la situation de l'organisation. En effet, les signaux provenant des incidents et des plaintes, mais aussi les résultats des audits et des inventaires de risques, vous aident à améliorer la qualité de votre organisation.
Pourtant, nous constatons que de nombreuses organisations ne veulent pas d'un énième système. La seule question qui se pose est la suivante : pour qui ? Parce qu'en tant que direction d'une organisation, vous voulez un autre système, car c'est ainsi que vous garantissez la qualité. Il est très probable que vous ne vouliez pas d'un autre système pour votre personnel de santé, ce qui est compréhensible. Les employés de votre organisation travaillent déjà avec différents systèmes primaires, tels qu'un DSE/REP, un intranet et peut-être aussi un programme de tableaux de service. La recherche de la bonne information - parfois déjà obsolète - ou le signalement d'incidents peuvent donc être frustrants, surtout lorsque l'employé doit "à nouveau" passer à un autre système. Après tout, la priorité de chaque travailleur du secteur des soins est de s'occuper du client et d'accomplir ses autres tâches quotidiennes.
Heureusement, il est possible de mettre en place un nouveau système de gestion de la qualité sans déranger votre personnel soignant. En effet, avec Zenya, le système de gestion de la qualité d' Infoland, vous soutenez votre personnel soignant. Comment cela est-il possible ? Grâce à des intégrations intelligentes.
En intégrant intelligemment Zenya dans vos systèmes principaux, vos employés n'ont pas à travailler avec un système supplémentaire. En même temps, la direction de votre organisation a une vue d'ensemble de la situation de l'organisation et peut ainsi garantir la qualité des processus et des documents. Curieux de savoir à quoi cela ressemble dans la pratique ? Nous vous l'expliquons en nous basant sur les deux fonctionnalités les plus importantes pour votre personnel de santé, à savoir la déclaration d'incidents à bas seuil et la consultation de documents de qualité.
De nombreuses organisations de soins de santé rencontrent le même problème : un taux de signalement des incidents trop faible. Ce n'est pas surprenant, car de nombreuses organisations exigent encore que les incidents soient signalés sur papier ou dans un système distinct. Et lorsque l'employé décide (enfin) de signaler l'incident, il devient rapidement évident qu'il doit répondre à toute une liste de questions. En d'autres termes, c'est trop long et trop compliqué pour l'employé. Une intégration intelligente avec le DSE/RPE (ou l'intranet) utilisé dans l'organisation facilite la déclaration des incidents. Le personnel soignant peut créer des rapports à partir du système avec lequel il travaille quotidiennement et ne se rend donc pas compte que Zenya est utilisé. Pendant ce temps, l'employé bénéficie des avantages d'un système comme Zenya , tels que des formulaires réactifs et adaptatifs.
Le signalement des incidents n'est pas le seul élément important pour la qualité d'une organisation, la sauvegarde des processus et des documents relatifs à la qualité l'est également. Par conséquent, un système de gestion de la qualité empêche les employés de travailler avec une ancienne version d'un document important, en veillant à ce qu'ils disposent toujours et partout de la version la plus récente. En intégrant intelligemment Zenya à l'intranet, à Sharepoint ou à d'autres systèmes primaires utilisés par votre organisation, tous les employés ont les bons documents à portée de main sans avoir à accéder à un système distinct pour ce faire.
Si un employé a désormais l'habitude d'accéder à des documents à partir d'un site intranet ou d'un Sharepoint, vous souhaitez qu'il en reste ainsi. Les collaborateurs de votre organisation recherchent un document via Sharepoint ou l'intranet. Le résultat de la recherche peut inclure des documents provenant de votre site intranet/Sharepoint, tels que des procès-verbaux et d'autres documents pour lesquels aucun contrôle de version ne sera appliqué, ainsi que des documents de qualité provenant de Zenya. Des filtres intelligents permettent à votre employé de consulter facilement le document recherché. En outre, Zenya vous permet également d'ajouter des blocs supplémentaires, tels que "Vos documents consultés" ou "Vos documents préférés", à votre site intranet/Sharepoint. Cela permet à votre employé d'accéder facilement aux documents les plus fréquemment utilisés à partir de Zenya, sans qu'il doive quitter le site intranet/Sharepoint.
L'accès facile aux documents ne s'applique pas seulement à l'intranet des employés du secteur de la santé au sein de votre organisation. Par exemple, votre personnel des ressources humaines peut également accéder facilement aux bons documents à l'endroit le plus logique pour lui, à savoir le système des ressources humaines. Ainsi, l'intégration intelligente avec le système de gestion de la qualité garantit que les employés peuvent facilement accéder aux bons documents, tandis qu'en arrière-plan, les documents sont sécurisés dans Zenya.
Le système de gestion de la qualité ne soulage pas seulement le personnel soignant, il vous permet également, en tant que gestionnaire de la qualité, de gagner beaucoup de temps et de faire preuve d'une grande perspicacité. Non seulement votre travail sera facilité par le fait que le personnel soignant pourra facilement signaler les incidents et trouver les bons documents, mais aussi par l'aperçu créé par Zenya. Même si votre personnel ne se rend pas compte qu'il travaille avec Zenya, vous - et le reste du MT - disposez d'un tableau de bord en temps réel. Grâce au tableau de bord, vous avez un aperçu facile de la situation actuelle de l'organisation, à travers des chiffres et des graphiques. Comme le tableau de bord est mis à jour automatiquement, vous passez moins de temps (voire pas du tout) à collecter des données et vous pouvez vous concentrer sur l'analyse. Cela vous permet d'attirer l'attention du reste de la direction et de la conseiller sur les possibilités d'amélioration de votre organisation.
En tant que responsable d'une organisation de soins de santé, vous aimeriez pouvoir garantir la qualité et avoir une idée de la façon dont l'organisation fonctionne. Cependant, vous ne voulez pas que le personnel soignant doive gérer des systèmes et des actions supplémentaires pour y parvenir, car la charge de travail est déjà suffisamment importante. Avec les intégrations intelligentes de Zenya, sécuriser et comprendre la qualité d'une organisation n'a jamais été aussi facile.
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