Le reconnaissez-vous ? Vos plans sont sur papier, les objectifs ont été fixés et les accords ont été élaborés à la perfection. Le projet peut commencer ! Mais vous constatez que toutes les personnes impliquées vont dans une direction différente et que la prise de décision est bloquée.
Le contraire se produit également. Tout se passe bien, il y a de l'énergie et vos collègues parviennent à s'inspirer les uns les autres pour expérimenter, ce qui donne d'excellents résultats. Dans les deux cas, il est difficile de déterminer avec précision la cause du blocage ou du flux.
La curiosité est donc la clé de l'exploration. Quand un nouveau plan apparaît-il dans les yeux de quelqu'un ? Comment quelqu'un peut-il appliquer correctement les accords nouvellement créés dans son propre travail ? Et comment empêcher les collègues de retomber dans leurs vieilles habitudes ? Une bonne structure entre les personnes, l'organisation et les outils associés est donc très importante. C'est ce que nous appelons une "organisation de gestion".
Un processus part toujours d'une question. En effet, pour qu'un processus démarre, il est nécessaire de disposer d'éléments d'information. En outre, il y a toujours un objectif (le résultat), de sorte qu'il y a un but à atteindre. Entre l'entrée et la sortie, il y a toutes sortes d'étapes à franchir pour que le processus se déroule sans heurts.
Pour de nombreuses organisations, être aussi efficace que possible en termes de temps et de ressources est un objectif en soi. Bien qu'il semble y avoir une limite à l'efficacité d'un processus, il y a souvent beaucoup à gagner. Par exemple, votre logiciel peut être complètement propre et configuré à la perfection, mais les tâches doivent toujours être exécutées par des personnes.
Un processus bien géré n'est pas seulement une question de délais et de budgets serrés que les employés doivent respecter. C'est précisément la curiosité et l'envie d'apprendre de vos collègues qui devraient faire avancer un processus. Après tout, ce sont ces émotions qui les poussent à prendre les bonnes mesures et les bonnes décisions.
La force d'une bonne organisation de gestion réside dans le fait que "le système" reste géré à long terme, comme convenu lors de la mise en œuvre. En outre, des collègues enthousiastes qui connaissent exactement les capacités du système doivent continuellement le contrôler, l'analyser et l'améliorer. Les logiciels intelligents peuvent contribuer à automatiser et à rationaliser ces processus.
Une organisation de gestion étudie comment les processus peuvent être automatisés. Au sein d'une organisation de gestion, le gestionnaire fonctionnel joue le rôle d'une araignée dans la toile. C'est ainsi qu'il réunit les départements et rationalise les processus au sein de l'organisation.
Mais à quoi ressemble une organisation de gestion saine dans la pratique ? Au sein d'une organisation de gestion, vous avez différents rôles :
L'objectif d'une organisation de gestion est donc d'optimiser les processus. Cependant, l'optimisation de la gestion des processus ne se fait pas en un jour. Cela coûte du temps et de l'argent, car l'optimisation des processus est également un processus. Il est judicieux d'impliquer les administrateurs fonctionnels lors de la mise sur papier de la mise en œuvre et de l'optimisation. Les administrateurs fonctionnels sont le point de contact pour les questions et/ou les commentaires pendant l'optimisation. Il n'y a pas de formule magique pour l'optimisation des processus, mais nous allons essayer de vous faciliter la tâche en vous donnant quelques conseils :
Nos consultants peuvent vous aider dans la mise en place technique de votre environnement logiciel. Nous sommes également à votre disposition pour vous guider et vous conseiller dans l'attribution des rôles et des droits adéquats. Vous voulez que tout le monde ait les bonnes connaissances sur le logiciel ? Nos consultants sont prêts à les former. Nous vous aidons également à gérer la rotation du personnel en posant les bonnes questions, de sorte que vous sachiez clairement ce qui doit être transféré et ce qui ne doit pas l'être.
Bien que nous soyons convaincus chez Infoland que les personnes sont au cœur de l'optimisation des processus, les logiciels permettant d'améliorer les processus de travail sont un facteur important de l'optimisation des processus. En particulier pour suivre le statut des étapes du processus. La force est de faire en sorte que le logiciel corresponde aux souhaits des employés. Il s'agit de combiner la curiosité et la soif d'apprendre des personnes avec une vue d'ensemble claire des étapes. Cela évite les pertes de temps, car vous pouvez réagir à temps aux écarts et/ou aux goulets d'étranglement. De cette manière, vous obtenez le meilleur de vos employés et de votre organisation.
La mise en place d'une organisation de gestion saine pour l'amélioration continue motive les employés à oser faire des affaires par curiosité plutôt que par "devoir". Cette curiosité permet aux gens d'oser sortir de leur île et de coopérer plus efficacement avec leurs collègues. Associés à des logiciels spécialisés, nous faisons passer l'organisation de la gestion de votre entreprise au niveau supérieur.
Nous pensons qu'une organisation de gestion saine garantit la recherche de l'excellence opérationnelle. Cela signifie obtenir le meilleur résultat possible d'un processus de la manière la plus efficace. Pour y parvenir, il existe certains facteurs de réussite de l'excellence opérationnelle selon Six Sigma ;
Vous souhaitez mettre en place une organisation de gestion solide ? Nos consultants se feront un plaisir de vous aider dans la mise en place technique de votre environnement logiciel. Nous sommes également à votre disposition pour vous guider et vous conseiller dans l'attribution des rôles et des droits adéquats. Vous voulez que tout le monde ait les bonnes connaissances sur le logiciel ? Nos consultants sont prêts à les former. Nous contribuons également à la rotation du personnel en posant les bonnes questions pour clarifier ce qui doit ou ne doit pas être transféré.
Vous êtes curieux de savoir comment le logiciel Zenya peut aider votre organisation à devenir une organisation de gestion saine ? Nous serions ravis de vous montrer des exemples concrets de nos clients qui ont franchi le pas avec Zenya:
az Vesalius utilise Zenya quotidiennement pour travailler plus efficacement. Les documents sont désormais mis à jour en une seule étape et les employés trouvent les documents plus rapidement grâce à la fonction de recherche pratique. Ils ont également amélioré leur système dereportingparce qu'il est utile et pratique à construire. Désormais, les notifications arrivent dans le bon flux et sont traitées plus rapidement.
Qualicor Europe réalise régulièrement des audits à l'hôpital Ikazia de Rotterdam. Afin de garantir et d'améliorer en permanence la qualité, l'hôpital utilise Zenya comme système de gestion des risques et de la qualité. Grâce aux tableaux de bord pratiques de Zenya, ils peuvent voir où en est la qualité et où il y a encore de la place pour l'amélioration au sein de l'organisation.
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