Le personnel soignant passe souvent beaucoup de temps à chercher des ressources. Une telle recherche peut même durer jusqu'à une demi-heure ! Une perte de temps, n'est-ce pas ? Nous sommes d'accord. Les organismes de soins de santé disposent d'un grand nombre de ressources, également appelées actifs. Il n'est donc pas surprenant qu'à un moment donné, il n'y ait plus de vue d'ensemble et que les ressources se perdent. Mais nous pensons qu'il y a une autre solution. Comment gérer tous vos actifs pour gagner du temps et de l'argent ? Dans cet article, vous découvrirez comment faire de la gestion des actifs un succès.
L'objectif de la gestion des actifs est de gérer de manière optimale tous les actifs qui ont une valeur pour une organisation. Saviez-vous que le nombre d'actifs dans les hôpitaux peut atteindre un millier d'actifs différents ? Pensez aux lits, aux dispositifs médicaux et aux équipements. Ce nombre élevé rend la gestion des actifs encore plus difficile. De plus, tous ces actifs doivent être régulièrement entretenus pour assurer leur fonctionnement.
En raison de ces facteurs, les biens passent rapidement entre les mailles du filet et, dans certains cas, ne sont même jamais récupérés. Le personnel soignant passe chaque jour beaucoup de temps à chercher les bons outils, ce qui peut être source de frustration. Sans parler des dysfonctionnements qui surviennent lorsque l'équipement n'est pas correctement entretenu... Votre organisation de soins de santé a-t-elle mis en place une gestion des actifs ? Dans ce cas, vous bénéficierez des avantages suivants :
Bien que la gestion des actifs soit le moyen idéal de suivre tous les actifs au sein de votre organisation de soins de santé, toutes les organisations ne la maîtrisent pas à la perfection. Où cela se passe-t-il mal ? Plusieurs obstacles empêchent la gestion des actifs de décoller. Il s'agit notamment des points suivants
- Manque de soutien ;
- Pas de système ou de logiciel adapté ;
- Absence de stratégie claire.
Le suivi des actifs est souvent considéré comme une tâche difficile qui coûte beaucoup de temps et d'argent. C'est regrettable, car la gestion des actifs peut permettre d'économiser du temps et de l'argent tout en améliorant la qualité des soins. Sans un bon système ou une stratégie bien pensée, la gestion des actifs devient une tâche difficile. Mais comment mettre en place une bonne gestion des actifs ?
Vous craignez que la gestion des actifs soit une tâche ardue et coûteuse ? Nous aimons vous faciliter la tâche ! La suite logicielle Zenya est dotée d' une fonctionnalité qui facilite la gestion du patrimoine: le fichier Zenya Card. Si vous utilisez déjà Zenya, ou si vous considérez notre logiciel comme une solution de gestion de la qualité, il est livré avec un outil pour gérer directement la gestion de vos actifs. Comme c'est pratique !
Il suffit d'introduire dans notre logiciel toutes les données relatives à l'équipement ou à d'autres objets et d'établir un lien avec les documents appropriés. Vous pouvez également établir un lien avec un logiciel ERP, par exemple. Grâce à l'outil de synchronisation des fichiers de cartes, vous capturez ensuite facilement les données dans le fichier de cartes Zenya . Une fois cette étape franchie, le suivi de tous les biens devient beaucoup plus facile ! Vous découvrirez exactement comment procéder à l'aide de la feuille de route suivante.
À l'aide d'un modèle, créez une carte pour un objet. Il peut s'agir de n'importe quoi, comme du matériel (de laboratoire), des machines, des lits d'hôpitaux, des fournisseurs ou des clients, des bâtiments ou du matériel informatique. Vous pouvez lui attribuer toutes sortes d'attributs, comme une localisation, ce qui facilite grandement la gestion.
Il peut s'agir de contrats, de conditions de garantie, d'informations sur les fournisseurs ou d'un manuel. Vous pouvez gérer ces documents dans Zenya DOC, le DMS. Un manuel comporte de nombreuses pages et vous souhaitez le rendre plus convivial ? Un document interactif utilise des questions intelligentes pour ne montrer que l'information pertinente à ce moment-là. Ainsi, un utilisateur ne doit pas parcourir un long document pour savoir ce que signifie un certain message d'erreur.
Une maintenance régulière réduit le nombre de problèmes et de défaillances. Dans certains cas, un contrôle ou un étalonnage régulier est nécessaire. Dans le fichier Zenya Card, vous pouvez planifier cela. Des tâches sont alors automatiquement attribuées à des personnes ou à des équipes lorsqu'un contrôle doit être effectué. Lorsque vous créez des listes de contrôle et des questionnaires dans Zenya CHECK, vous pouvez les lier directement à une telle tâche. La mise en œuvre est ainsi plus facile que jamais.
Lorsqu'il y a un dysfonctionnement, une anomalie ou, par exemple, une détérioration d'un objet, c'est très gênant. Il est important de le résoudre le plus rapidement possible afin que le travail puisse reprendre au plus vite. C'est là qu'intervient la gestion des incidents avec Zenya FLOW. En créant un formulaire de rapport et en le liant à l'objet dans le fichier Card, tout le monde peut facilement signaler ce qui ne va pas avec l'objet.
Cela peut également se faire facilement sur mobile grâce à l'application Zenya Capture App. Cette application rend la création d'un rapport encore plus facile pour l'utilisateur final. Par exemple, l'objet peut déjà être déterminé sur la base de la position GPS. L'ajout d'une photo avec des notes rend le rapport plus complet. Comme la notification est automatiquement liée à l'objet, la personne qui doit assurer le suivi de la notification ne doit pas chercher à savoir exactement ce qu'elle implique. Il suffit de la retrouver dans le système.
Il est encore plus facile pour les utilisateurs de rechercher des documents ou de rédiger un rapport lorsqu'ils peuvent utiliser l' Search App ou l' Capture App pour scanner un code ou utiliser la NFC pour récupérer les données directement. Le seuil de recherche d'informations ou de création d'un rapport est ainsi considérablement abaissé, ce qui améliore réellement l'efficacité, la qualité et la sécurité. Un tel code peut être facilement généré à l'aide d'un logiciel de gestion des actifs.
Les objets ne sont pas seulement des choses physiques. Par exemple, un contrat ou un fournisseur peut également être un objet, et donc une carte. Les liens entre les cartes sont donc très utiles : vous pouvez par exemple associer des conditions de garantie et de contrat à un fournisseur, qui s'appliquent ensuite à tous les objets de ce fournisseur ou à certains d'entre eux. Lorsque ces conditions changent, il suffit de les modifier pour cet objet. Toutes les cartes liées auxquelles ces conditions s'appliquent recevront alors automatiquement la modification.
Vous vous demandez ce qu'un logiciel de gestion des actifs peut apporter à votre établissement de santé ? Il existe d'innombrables exemples d'utilisation de notre logiciel. En voici quelques exemples :
Vous voyez donc que les logiciels de gestion des actifs peuvent se traduire par une amélioration considérable de l'efficacité et de la qualité. Et si vous n'avez pas besoin d'un logiciel de gestion des actifs spécial et coûteux, mais que vous pouvez utiliser un outil intelligent, tout le monde peut faire de la gestion des actifs.
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