La mise en place d'une gestion numérique des documents nécessite une préparation minutieuse. Pour éviter la duplication et l'encombrement des documents, il convient de se poser des questions pratiques telles que : qui rédige quels documents et quand ? Qui est responsable ? Et comment allons-nous offrir les documents à l'utilisateur final d'une manière accessible ? L'aspect technique requiert également une attention particulière. À l'heure actuelle, où les utilisateurs travaillent de plus en plus avec des appareils mobiles tels qu'un iPad ou un smartphone, la demande de rendre les documents accessibles via ces types d'appareils augmente.
Dans de nombreuses organisations, la gestion de la qualité est un élément essentiel des activités quotidiennes. Diverses parties prenantes (gouvernements, clients, donneurs d'ordre) l'exigent des organisations. On peut penser aux processus de certification ISO ou INK, par exemple.
Ces processus impliquent souvent de grandes quantités de documents. Pour sécuriser ces documents et éviter la fragmentation, on recherche régulièrement des logiciels qui simplifient la création et la gestion des documents.
Avant de commencer à mettre en œuvre un système de gestion des documents, vous devez d'abord déterminer les souhaits et les exigences auxquels le système doit répondre. Pensez à la manière dont les documents sont gérés et consultés, aux types de documents autorisés, à la manière dont le contrôle des versions est géré, à la rapidité de consultation et à la facilité d'utilisation. Mais répondez également à la question de savoir pourquoi votre organisation a besoin d'un système de gestion des documents numériques.
Un bon système prend en charge la création, le stockage, la révision/autorisation, la récupération et l'archivage des documents. Ces activités sont automatiquement sécurisées du début à la fin.
L'accès aux documents publiés doit être défini au niveau du document. Et le parcours du concept à la publication est soutenu par un flux de révision dynamique.
Des métadonnées telles que la date de vérification, le numéro de version, l'auteur et l'ordonnateur, mais aussi des champs personnalisés, peuvent être appliqués pour retrouver rapidement vos documents. Vous pouvez également utiliser les métadonnées pour générer des aperçus tels que le "nombre de documents par département triés par statut" ou les "documents nécessitant une attention particulière".
Un système de gestion documentaire moderne est basé sur le web et peut être accessible depuis n'importe quel poste de travail ou appareil mobile à l'intérieur ou - si vous le souhaitez - à l'extérieur de votre organisation. Les documents peuvent être partagés avec vos partenaires de la chaîne via le cloud de manière sécurisée et contrôlée.
Une fois que vous avez dressé la liste de toutes les exigences et que vous avez rempli toutes les conditions préalables, telles qu'un groupe de projet, un plan de projet, un budget et des outils de soutien pour la gestion des documents, vous pouvez commencer la mise en œuvre. Assurez-vous d'être assis autour de la table avec les bonnes personnes et veillez également à la communication avec les utilisateurs. Impliquez également le département informatique dans le projet global afin qu'il puisse également réfléchir aux conséquences techniques et les anticiper.
La mise en œuvre de la gestion documentaire ne se limite pas à l'introduction d'un système et à la conclusion de quelques accords sur l'organisation et les métadonnées. La manière dont les documents sont traités sera également examinée de près. Les documents doivent être gérés de manière uniforme en un seul endroit plutôt que sur le lecteur réseau de chacun. Les accords relatifs à la gestion des documents doivent être présents à l'esprit des utilisateurs et respectés. Ce processus nécessite un lien direct avec le lieu de travail afin d'identifier et de discuter de toute ambiguïté. Enfin, un système de gestion documentaire qui fonctionne bien n'est bon que dans la mesure où l'ensemble de l'organisation le met en œuvre.
En conclusion, prenez votre temps et engagez des professionnels qui peuvent vous aider sur le plan pratique et certainement répondre aux questions organisationnelles. Ils ont des années d'expérience et peuvent apporter une valeur ajoutée en utilisant les meilleures pratiques de votre secteur.
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