Lorsque vous souhaitez mettre en œuvre des changements (majeurs) dans votre organisation, vous pouvez rapidement rencontrer des résistances. C'est pourquoi il est important d'impliquer activement l'ensemble de l'organisation dans les changements. En effet, ce n'est qu'avec l'adhésion de vos employés que vous réussirez. Mais comment faire ? Comment assurer une gestion du changement véritablement réussie ? Joris Henrotay est directeur régional pour la Belgique chez Infoland. Dans cet article, il explique comment impliquer les employés dans la gestion du changement d'une manière accessible en utilisant Zenya BOOST.
Nous vivons dans un monde qui évolue rapidement. L'expression"monde VUCA" ne vous est peut-être pas inconnue. "Les entreprises et les organisations les plus performantes misent sur l'innovation et peuvent réagir rapidement au changement. Mais faire face à ces changements est un énorme défi pour les employés et la direction", explique Joris. Cela fait maintenant plus de cinq ans qu'il travaille chez Infoland et il s'entretient quotidiennement avec des clients au sujet des défis que pose le changement. "Outre le fait de devoir se conformer à toutes sortes de lois et de réglementations dans un monde qui évolue rapidement, il faut également obtenir l'adhésion des employés et les informer de manière à ce que tout cela reste gérable.
En tant qu'entreprise ou organisation, vous devez accepter qu'il y aura toujours des changements - la seule constante est le changement. Les chances que votre bonne idée d'aujourd'hui fonctionne encore dans dix ans sont très minces. Des facteurs tels que les changements mondiaux, la rotation du personnel et les mouvements du marché vous obligent à évoluer et à innover en permanence. Pour ce faire, il est important de susciter un soutien suffisant et d'obtenir l'adhésion d'un maximum de personnes au sein de votre organisation à ces changements, qu'ils soient petits ou grands. Plus il y a de gens qui soutiennent un changement, mieux il sera mis en œuvre et réussira.
Voyons la définition de la gestion du changement : "La gestion du changement est une forme de management qui consiste à modifier la structure et/ou la manière de travailler d'une organisation". (Source : Wikipedia). Une bonne gestion du changement est donc une nécessité dans le monde VUCA d'aujourd'hui. Une gestion du changement réussie repose sur quatre principes fondamentaux :
Joris : "C'est surtout pour cette dernière étape que Zenya BOOST a été développé. BOOST est un outil pratique de gestion du changement qui vous permet de mettre en évidence les problèmes actuels et d'impliquer les employés dans le changement. Supposons qu'une grande entreprise manufacturière reçoive un certain nombre de plaintes concernant des emballages qui n'ont pas été correctement scellés. Une partie du processus de production doit alors être modifiée. Dans une telle situation, de nombreux employés doivent être informés et tenus au courant. Avec Zenya BOOST, vous pouvez mettre en place des campagnes et vous assurer un plus grand soutien en créant un contexte et une compréhension. C'est beaucoup plus efficace que des affiches, des courriels et des réunions Microsoft Teams.
Il existe plusieurs modèles de gestion du changement. Aucun modèle n'est parfait, bien sûr. "Dans la pratique, je constate souvent que les organisations combinent plusieurs modèles de gestion du changement. L'un des modèles que nous voyons régulièrement est le modèle de Knoster", explique Joris. Le modèle de Knoster comprend cinq éléments :
Sans une vision claire, il n'est pas possible de créer un plan d'action. La vision doit être interprétée par tous les départements et collègues de votre organisation. Dans votre vision, vous expliquez pourquoi un certain changement est nécessaire. De cette manière, les employés comprendront mieux pourquoi certains choix sont faits.
Le soutien est essentiel. En effet, si personne au sein de l'organisation ne comprend et ne souhaite adopter le(s) changement(s), vous rencontrerez de la résistance. Commencez par quelques parties prenantes. Ils peuvent ensuite amener d'autres employés à expliquer le changement. Veillez également à ce qu'il y ait de la place pour un retour d'information. Quelque chose ne va pas dans le processus ? Dans ce cas, les personnes concernées doivent pouvoir se tenir mutuellement responsables.
Structurer les changements. Qui effectue quelle tâche ? Qui est responsable et autorisé ? En procédant de la sorte et en formulant un plan précis, vous assurez la clarté et chacun sait ce que l'on attend de lui. Cela permet aux différents services et parties prenantes de mettre en œuvre le changement de manière structurée.
Il ne s'agit pas seulement d'une question d'argent. Le modèle de Koster inclut toutes les ressources dont les personnes ont besoin pour bien faire leur travail. Pensez à un lieu de travail agréable (hybride), au matériel, aux services de soutien tels que les départements informatique et marketing, etc. Ces ressources ne sont-elles pas en ordre pendant le processus de changement ? Dans ce cas, vos collègues risquent d'être frustrés et le changement a moins de chances de réussir.
Le dernier élément concerne les compétences de tous les membres de votre organisation. Il s'agit de connaissances et d'expérience. Vous voulez que les gens soient convaincus que, même après le changement, ils disposent toujours des compétences nécessaires pour bien faire leur travail.
Si vous ne tenez pas compte de ces cinq éléments, il vous sera plus difficile d'obtenir des résultats. Les employés sont alors plus susceptibles d'être frustrés ou de s'inquiéter des conséquences du changement. Selon le modèle de Knoster, si l'un des éléments manque, les chances de réussite du processus de changement diminuent.
Les organisations ont souvent des structures complexes avec différents départements, sites et types de personnes à différents niveaux. Comment les rallier tous à la cause ? La feuille de route de l'expert en affaires John Kotter peut vous aider.
Les trois premières étapes du modèle créent un climat propice au changement, ce que l'on retrouve également dans le modèle en cinq étapes de Knoster. Les étapes 4 à 6 du modèle de Kotter relient l'ensemble de l'organisation et l'impliquent dans le processus. Les deux dernières étapes du modèle de changement se concentrent sur la mise en œuvre et la consolidation du changement.
Dans cet article, nous avons déjà mentionné quelques modèles et phases de la gestion du changement. Joris souligne que Zenya BOOST peut jouer un rôle important dans une gestion du changement réussie. Il explique : "Le module a été créé en écoutant attentivement les besoins de nos clients. BOOST a pour but de créer du soutien et de la compréhension. Si vos collègues comprennent pourquoi un certain sujet est important et ce que l'on attend d'eux, ils seront plus enclins à coopérer. Comme les employés peuvent également utiliser l'outil pour dialoguer entre eux, vous laissez le pouvoir du groupe s'exprimer.
Joris poursuit :Zenya BOOST est un excellent complément à notre logiciel de gestion de la qualité et des risques déjà existant. Il met davantage l'accent sur l'aspect humain de notre progiciel. Il permet d'impliquer les personnes dans les changements et de les inciter à suivre les protocoles, les pratiques et les comportements existants et éprouvés."
"Dans une gestion du changement réussie, outre le fait de devoir se conformer à toutes sortes de lois et de réglementations, il s'agit avant tout d'obtenir l'adhésion des employés et de les accompagner pas à pas. Si vos collègues comprennent pourquoi un certain sujet est important et ce que l'on attend d'eux, ils seront plus enclins à coopérer."
Joris Henrotay, directeur régional pour la Belgique chez Infoland
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