Audits : de nombreuses organisations les vivent comme une corvée. Elles se disent souvent : "Voilà encore une personne qui vient vous dire ce qui ne va pas". Pourtant, les audits sont importants pour votre organisation afin d'améliorer la qualité et la sécurité de vos produits et services, et de créer une méthode de travail uniforme et fiable. Quels sont les types d'audits existants ? Dans quel but sont-ils réalisés ? Et comment aident-ils votre organisation à progresser ? C'est ce que vous découvrirez dans cet article.
Un audit est un examen périodique ou ponctuel d'un aspect d'une organisation, généralement basé sur certaines normes de référence telles que NEN ou ISO. Ces investigations sont effectuées par une personne ou une partie spécialisée dans la réalisation d'audits : l'auditeur.
À l'aide de listes de contrôle ou de questionnaires, l'auditeur examine si la réalité au sein d'une organisation correspond à la méthode de travail décrite dans la norme. S'il y a des écarts, l'auditeur en détermine la gravité. À la fin de l'enquête, l'auditeur remet au client un rapport d'audit contenant toutes les conclusions de l'enquête.
Tout d'abord, réfutons l'idée selon laquelle les auditeurs parcourent votre organisation comme des policiers et ne font que signaler ce qui ne va pas. Les audits ont pour but d'améliorer votre organisation de manière positive. Qu'est-ce qui va bien ? Et comment pouvez-vous faire en sorte que certains processus soient encore meilleurs ? Un audit permet de mieux comprendre le fonctionnement de votre entreprise, de votre processus, de votre produit ou de votre système par rapport aux opportunités et aux menaces du marché et à la législation à laquelle vous devez vous conformer. Il offre à votre organisation les avantages suivants, entre autres :
Un audit interne est réalisé par un auditeur employé par votre organisation. L'accent est souvent mis sur l'amélioration des processus ou la gestion des risques. L'initiative revient à l'organisation elle-même. Les audits sont un excellent moyen d'améliorer en permanence les activités de votre entreprise. Ils révèlent les risques et les opportunités et fournissent des pistes d'amélioration. Les audits opérationnels, informatiques et de qualité sont des exemples d'audits internes.
Un audit externe est réalisé par une partie externe et indépendante. Vous souhaitez par exemple certifier votre organisation selon une norme ISO ou vous avez l'obligation de vous conformer à une législation spécifique ? Les audits externes périodiques en font partie. Ils sont commandés par des organisations externes, par exemple des organismes de réglementation. Des exemples d'audits externes sont les audits financiers, les audits AVG/GDPR, les audits de santé et de sécurité.
Les audits internes et externes peuvent avoir lieu à trois niveaux :
Lors d'un audit de système, l'auditeur examine dans quelle mesure un système existant répond aux besoins des utilisateurs. Il vérifie si les exigences du système sont respectées par la gestion de la qualité et si le système fonctionne efficacement et correctement.
Lors d'un audit de processus, l'auditeur examine le fonctionnement d'un processus particulier en le parcourant étape par étape. À chaque étape, l'auditeur vérifie dans quelle mesure la réalité de l'atelier correspond à la description du processus.
Un audit de produit évalue le résultat des processus : les produits ou les services. Dans ce cas, l'auditeur s'intéresse principalement aux caractéristiques que les clients considèrent comme importantes, telles que la sécurité, la convivialité, la qualité et la durabilité.
Nous savons mieux que quiconque que le processus d'audit ne se déroule pas toujours sans heurts et qu'il peut être difficile d'en tirer le meilleur parti. Voici donc cinq conseils qui vous aideront à faire en sorte que le processus d'audit dans votre organisation se déroule sans heurts et que les employés l'apprécient :
En impliquant d'autres employés dans le processus d'audit, vous créez une nouvelle énergie. Ces employés portent un regard neuf sur l'audit. Vous créez ainsi un nouvel enthousiasme.
L'audit doit être réalisé de manière précise, il faut donc prévoir suffisamment de temps à cet effet. De cette manière, vous motivez également l'auditeur à tout vérifier avec précision.
En ne se cachant pas dans un petit bureau, mais en plaçant l'auditeur parmi les employés, il a la possibilité de poser des questions. Ainsi, l'auditeur peut mieux faire son travail et les employés ont la possibilité de partager leurs expériences.
Auditer avec des connaissances insuffisantes n'est ni amusant ni efficace. Assurez-vous que les auditeurs possèdent les bonnes connaissances et qu'ils sont stimulés.
Les audits basés sur les processus sont plus utiles que les audits aléatoires. Par conséquent, planifiez régulièrement des audits afin de vous tenir au courant de l'état le plus récent de la situation
Par gestion des audits, nous entendons la manière dont la conduite des audits est organisée. Dans la pratique, de nombreux auditeurs doivent rassembler leurs informations à partir de documents et de systèmes non structurés. Quant à l'échantillonnage, il est souvent réalisé à l'aide de fichiers Excel ou de simples questionnaires. Or, une bonne gestion des audits peut garantir que le processus d'audit lui-même est plus efficace et plus efficient.
Les logiciels de gestion des audits, tels que Zenya CHECK, vous aident à numériser et à rationaliser la préparation, la mise en place, la planification et l'exécution des audits. Que vous souhaitiez mieux vous conformer aux directives et aux lois ou règlements ou, par exemple, mener des enquêtes de satisfaction auprès des employés ou des clients, il est important que le logiciel d'audit s'adapte au mode de fonctionnement de votre organisation.
Avec notre système de gestion des audits à bas seuil Zenya CHECK, vous pouvez facilement créer et compléter périodiquement des listes de contrôle et des questionnaires. Cela permet non seulement de rendre les audits plus rapides et plus efficaces, mais aussi de faciliter l'établissement de rapports ainsi que l'attribution et le contrôle des actions de suivi basées sur les résultats.
Demandez la brochure pour avoir toutes les informations à portée de main.
Vous voulez voir ce que Zenya peut faire pour votre organisation ? Demandez une démonstration gratuite.
Contactez nos experts sans engagement ! Nous nous ferons un plaisir de réfléchir avec vous.
