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Plus de facilité chez DB Cargo Belgium avec Zenya

DB Cargo Belgium est responsable du transport ferroviaire de marchandises pour le compte de la société mère DB Cargo AG (qui fait partie du groupe Deutsche Bahn). Lorsqu’en 2018, il s’est avéré nécessaire d’étendre de manière exponentielle les opérations en Belgique, il a fallu agir avec une certaine hâte pour obtenir les certifications nécessaires.

Depuis 2018 déjà, Dries de Craemer dirige le département QHSE de DB Cargo Belgium. Afin d’obtenir leur licence et de se mettre au travail le plus rapidement possible, il a cherché une solution appropriée qui allait au-delà des systèmes traditionnels.

KlantDB Cargo Belgium
ModuleDOC, FLOW
Branche

Plus qu'un système de gestion de documents

“Pour opérer en tant qu’entreprise ferroviaire en Belgique, vous devez obtenir un certificat du gouvernement. Et pour obtenir ce certificat, vous devez être en mesure de prouver que vous avez des procédures, des documents, des manuels, etc. pour tout, explique Dries. Sous la pression du temps, il a donc dû trouver une solution pour gérer leur documentation le plus rapidement possible.

« Je n’aimais pas gérer nos documents de manière traditionnelle, sur papier ou via SharePoint. J’ai donc commencé à chercher en ligne des systèmes de gestion de documents. C’est un peu par hasard que j’ai atterri chez Zenya DOC. »

Ce sont surtout les vidéos YouTube présentant des cas de clients qui ont immédiatement attiré l’attention de M. Dries. « Dans ces vidéos, il m’est apparu clairement que Zenya DOC est plus qu’un système de gestion documentaire classique. L’application Search app qui l’accompagne favorise l’interactivité avec les employés sur le terrain, ce que les autres fournisseurs ne pouvaient pas offrir. »

Fonctionnement et avantages de l'application Search

 »Pour nous, il est extrêmement important que chaque personne sur le terrain ait un accès rapide et facile aux bons documents. Dans Zenya DOC, les différents types de documents peuvent être classés par fonction, chacun ayant son propre code couleur. »

Les administrateurs du logiciel ont accès à tous les documents, les utilisateurs finaux uniquement aux documents qui les concernent. Cette classification par fonction garantit que la documentation est claire et facile à consulter pour tout le monde.

Les administrateurs peuvent facilement modifier les documents partagés dans Zenya DOC. Dries : « Comme nous avons le contrôle sur les informations qui apparaissent dans l’application, nous sommes toujours sûrs que nos employés consultent les versions correctes et les plus récentes.”

Avec Zenya, tout est simple et clair pour les personnes sur le terrain. Cela signifie également qu’elle est plus susceptible d’être utilisée. Cette interactivité importante avec les employés sur le terrain, nous ne l’avons pas trouvée avec d’autres fournisseurs de logiciels”.

Dries de Craemer
Responsable QHSE DB Cargo Belgique

Le rapport d'incident se fait également par le biais d'une application

Peu après Zenya DOC, DB Cargo Belgium a également souscrit au module Zenya FLOW. Celui-ci a été spécialement développé pour soutenir la gestion des incidents dans l’atelier, à l’aide de Capture app.

« Le succès de l’application Search a rapidement montré qu’une application conviviale est le moyen d’obtenir l’adhésion des personnes sur le lieu de travail. Nous constatons la même chose avec l’application Capture. Grâce à cette application, les employés peuvent très facilement signaler à la direction des plaintes, des accidents du travail, des idées d’amélioration ou des situations dangereuses. »

« En outre, l’application nous permet également de répondre rapidement aux rapports nous-mêmes, et vous remarquez que les employés apprécient cela. Cela les motive à s’engager davantage dans l’entreprise et à signaler les problèmes plus rapidement. »

« Si vous pouvez répondre rapidement aux plaintes des employés, vous remarquerez qu’ils sont eux-mêmes plus attentifs aux défis qui se posent au sein de votre entreprise”.

Dries de Craemer
Responsable QHSE DB Cargo Belgique

Une offre globale unique avec de nombreuses possibilités

Une application dans laquelle les employés trouvent très rapidement les bons documents, et une autre application avec laquelle ils peuvent facilement signaler des incidents : il s’agit d’un ensemble unique dans lequel Dries voit d’énormes avantages ainsi que des possibilités.

 »Je pense que nous utilisons aujourd’hui environ 70 % des possibilités offertes par Zenya. Mais nous sommes déterminés à en tirer encore plus de profit. Par exemple, nous sommes également en train de recruter de nouveaux employés par le biais de Zenya ».

M. Dries souligne qu’il n’a pas été nécessaire de partir de zéro. Dans un cas client d’Infoland, il a lu qu’une entreprise avait rencontré les mêmes problèmes que DB Cargo Belgium. Leur flux d’embarquement était parfaitement décrit dans le cas, et M. Dries et son équipe ont pu travailler eux-mêmes à l’extension de leur logiciel.

C’est la beauté de Zenya. Vous obtenez, pour ainsi dire, un produit modulaire que vous pouvez développer vous-même comme vous le souhaitez. De temps en temps, vous rencontrez d’autres utilisateurs de Zenya, des cas sont expliqués et vous pouvez échanger vos expériences. Il existe également une communauté en ligne où vous pouvez poser des questions ou consulter des exemples d’autres organisations. Enfin, nous pouvons toujours compter sur les consultants d’Infoland pour obtenir de l’aide ou des conseils.

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Savoir ce qui se passe sur le lieu de travail

 »Le plus grand avantage des applications Zenya est que nous savons désormais mieux ce qui se passe dans l’atelier, déclare Dries. « Vous pouvez maintenir des lignes de communication beaucoup plus courtes avec les personnes sur le terrain, même si vous ne vous voyez pas très souvent. Grâce aux applications, nous sommes sûrs que nos collaborateurs disposent des bonnes informations et qu’ils peuvent transmettre des rapports rapidement. Et les gens eux-mêmes en sont très satisfaits, ce qui est bien sûr encore plus important ».

Le fait que les applications soient si conviviales constitue également un avantage supplémentaire. Dries : « Avec le logiciel de Zenya, nous pouvons vraiment impressionner lors des inspections. En effet, pour les audits annuels et les inspections de sécurité, ce n’est pas seulement le papier qui compte. Vous marquez également des points si vous pouvez prouver que votre approche est appliquée dans l’atelier, que vous investissez dans un logiciel qui permet au personnel d’avoir son mot à dire. Zenya nous aide donc à répondre aux obligations d’une entreprise ferroviaire dans plusieurs domaines.

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