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Zenya aide l’hôpital Heilig Hart de Lier à agir rapidement

La sécurité et la qualité ne sont nulle part aussi importantes que dans le secteur des soins de santé. En outre, la pandémie de COVID a montré à quel point la flexibilité est essentielle. Johan Engels, ICT manager à l’hôpital Heilig Hartziekenhuis de Lier, en a également fait l’expérience. La numérisation y a pris de l’ampleur l’année dernière.

Johan a commencé sa carrière dans le secteur des soins de santé en tant qu’infirmier, mais lorsque le besoin de numérisation s’est fait sentir dans l’hôpital en 2016, il est passé aux TIC. D’abord en tant que chef d’équipe de la gestion des applications, où il a découvert le logiciel Zenya, puis, depuis le 1er mars de cette année, en tant que gestionnaire des TIC. Entre-temps, il connaît Zenya comme personne.

KlantHeilig Hartziekenhuis Lier
ModuleDOC, FLOW
Branche
Johan Engels, ICT-manager in het Heilig Hartziekenhuis in Lier

Du papier au numérique

“Avant 2016, tout ce qui se passait à l’hôpital était encore largement géré sur papier, explique Johan. « À partir de 2017, la sensibilisation au numérique a commencé à augmenter et le service TIC de l’hôpital s’est également développé de manière exponentielle. Pour obtenir notre accréditation, il fallait également pouvoir démontrer, entre autres, que nous avions établi des procédures pour tout. » Johan et ses collègues se sont donc mis à la recherche d’un moyen efficace de gérer les documents et les incidents, et ont fini par choisir Zenya.

Ils ont choisi Zenya DOC pour la gestion des documents et Zenya FLOW pour la gestion des incidents. « Ensuite, les choses se sont enchaînées rapidement. Olivier d’Infoland est venu chez nous pour nous former. Ensuite, avec l’équipe de gestion des applications, j’ai repris le projet en interne et nous l’avons développé en fonction de nos besoins ».

Grâce à COVID, nos collaborateurs se sont rapidement habitués à l’utilisation de l’application. Entre-temps, ils ne peuvent plus s’en passer”.

Johan Engels, ICT-manager in het Heilig Hartziekenhuis in Lier
Johan Engels
ICT manager Hôpital Heilig Hart, Lier

La commodité de la gestion des documents dans Zenya DOC

“Dans un hôpital, il y a vraiment des procédures pour tout. De l’administration d’une seringue à l’implantation d’un pacemaker, vous ne pouvez penser à rien ou alors c’est décrit quelque part. Bien entendu, toutes ces procédures doivent être accessibles aux bonnes personnes et doivent également être à jour à tout moment. Un système flexible de gestion des documents était donc très important pour la politique.

Avec Zenya DOC, nous pouvons très facilement créer et modifier des documents nous-mêmes. Surtout avec l’arrivée de COVID, cet outil s’est avéré très utile pour nous. Après tout, nous avons dû agir très rapidement pour intégrer dans le système toutes les procédures et toutes les informations dont les employés avaient besoin. Au début, c’était un peu rapide et sale parce que tout devait aller très vite, mais cela a fonctionné.

L’application Search qui l’accompagne a également permis aux employés d’accéder très facilement à ces informations sur leurs propres appareils et depuis leur domicile. Actuellement, nous constatons que l' »outil corona » figure toujours dans le top 3 des documents les plus consultés dans notre DOC Zenya. Un an plus tard, les gens se sont habitués à travailler avec l’application.

Het gemak van documentbeheer in Zenya DOC

Rapport d’incident à l’échelle de l’hôpital

Outre Zenya DOC, l’hôpital utilise également Zenya FLOW pour la gestion des incidents. « Le système de signalement des incidents est très large », explique Johan. « Qu’il s’agisse d’incidents réels ou de rapports d’agression, nous pouvons nous-mêmes relier un flux à n’importe quel élément afin que les bonnes personnes soient informées. Celles-ci peuvent alors décider si une analyse plus approfondie est nécessaire et quels sont les points d’action. Il arrive aussi qu’un incident ait déjà été clôturé, même si quelqu’un n’est pas d’accord avec lui. Je peux alors très facilement rouvrir ce rapport pour qu’il soit examiné plus en détail ».”

Johan cite à nouveau la pandémie pour expliquer l’utilité de Zenya. « Nous avions besoin d’une vue d’ensemble claire de toutes les déclarations de maladies à l’échelle de l’hôpital, afin de savoir quels syndromes étaient liés au COVID.

Dans Zenya FLOW, nous pouvions définir un certain nombre de questions auxquelles les utilisateurs devaient répondre, et ces réponses parvenaient en un seul clic aux responsables des soins et au département des ressources humaines ». De cette manière, il est rapidement devenu clair s’il y avait un groupe de rapports de maladie dans un département particulier et des mesures ont pu être prises rapidement.

En particulier dans la phase aiguë, c’était très important pour nous, car nous avions besoin de certitude quant au déploiement de nos ressources. Grâce à Zenya FLOW et à l’application Capture qui l’accompagne, nous avons pu agir rapidement. Par exemple, il nous est arrivé de recevoir des notifications de l’atelier nous indiquant qu’il manquait encore quelque chose dans notre Zenya FLOW ou que quelque chose n’allait pas. En l’espace de quelques jours, nous pouvions déjà résoudre ce problème, en faire la démonstration et le mettre en œuvre.

Vous voulez essayer l’application Zenya Capture ?

Si vous souhaitez tester l’application Zenya Capture, c’est possible. Pour ce faire, demandez une version d’essai de l’application pour votre appareil.

La demande et l’installation de l’application prendront moins de 5 minutes. L’installation est simple et ne vous engage à rien.

Découvrez par vous-même la facilité d’utilisation de l’application de capture Zenya. Demandez cette version d’essai.

En fait, tout processus est possible avec Zenya. Et si pour un moment vous ne voyez pas la solution vous-même, vous pouvez rapidement vous tourner vers Infoland ou la Communauté Infoland”.

Johan Engels, ICT-manager in het Heilig Hartziekenhuis in Lier
Johan Engels
ICT manager Hôpital Heilig Hart, Lier

Flexibilité et lignes de communication courtes

L’une des grandes valeurs ajoutées de Zenya est qu’il s’agit d’un système très flexible. Au début, pendant la formation, on nous a donné quelques cabestans, on nous a expliqué ce que l’on pouvait faire avec le logiciel, et ensuite, c’est devenu mon terrain de jeu, plaisante Johan. « C’est ce qu’il y a de bien avec Zenya. Nous pouvons tout construire nous-mêmes, travailler sur les flux et poursuivre notre expansion. Nous ne dépendons pas d’Infoland pour adapter les choses, ce qui est extrêmement important, surtout dans notre secteur.

« En outre, les lignes de communication courtes avec Infoland sont un véritable atout. Si nous sommes bloqués dans Zenya pendant un certain temps, nous pouvons toujours les contacter et des solutions sont rapidement trouvées. Il existe également toute une communauté Infoland au sein de laquelle des astuces et des méthodes de travail sont partagées. Nous pouvons donc toujours contacter nos collègues et nous avons déjà obtenu des informations intéressantes.

L’œil veut aussi quelque chose
Enfin, il y a aussi l’interface du logiciel Zenya, explique Johan : Après tout, l’œil veut aussi quelque chose. Un outil moderne et frais, c’est ce que l’utilisateur final veut voir. Et Zenya répond parfaitement à cette exigence. Pour l’instant, nous n’en sommes pas encore à la dernière version de Zenya, qui comprend à nouveau de nombreuses optimisations visuelles. Cette mise à jour est prévue pour le mois de novembre. Nous avons également la possibilité de personnaliser certaines choses, comme les couleurs ou notre logo. » » »

La conception est également importante

Enfin, il y a l’interface du logiciel Zenya, explique Johan : « Le design est également important, bien sûr. Un outil moderne et frais, c’est ce que l’utilisateur final veut voir. Et Zenya répond parfaitement à cette exigence. Pour l’instant, nous ne sommes pas encore sur la dernière version de Zenya, qui comprend à nouveau de nombreuses optimisations visuelles. Cette mise à jour est prévue pour le mois de novembre. Nous avons également la possibilité de personnaliser certaines choses, comme les couleurs ou notre logo.”

“Pour faire court, je pense que Zenya est un excellent produit. Et bien qu’il ne corresponde plus tout à fait à mon travail actuel d’ICT manager, j’aime toujours m’y plonger pour trouver des solutions, conclut Johan.

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