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Kela optimise ses processus métiers grâce aux modules Zenya

Depuis 80 ans, l’entreprise familiale belge Kela est spécialisée dans la production et la distribution de médicaments humains et vétérinaires. Aujourd’hui, la société possède des succursales dans plusieurs pays, emploie quelque 330 personnes et ses principaux marchés se situent en Europe, en Asie et en Afrique.

Stefan Langers est responsable des processus d’entreprise chez Kela. Au fur et à mesure de la croissance de Kela, l’efficacité, la cohérence et la vue d’ensemble sont devenues de plus en plus importantes pour l’entreprise. Il y a quelques années, Stefan a donc lancé un projet visant à décrire et à optimiser tous les processus d’entreprise au sein de Kela. 

KlantKela
ModuleDOC, FLOW, CHECK
Branche
Stefan Langers van Kela vertelt over Zenya

Gagner du temps grâce à une gestion efficace des documents

« Il y a 3 ans, nous avons commencé à chercher un système de gestion de documents dans lequel nous pourrions mettre les descriptions de nos processus à la disposition de tous les employés », dit Stefan. « Par l’intermédiaire d’Infoland, nous avons abouti à ce système. Nous étions particulièrement intéressés par la combinaison avec le système de notification Zenya FLOW ».

Kela utilise Zenya DOC, entre autres, pour gérer les SOP (instructions de travail pour le personnel de l’atelier), les cartes d’instructions de sécurité et les fiches de données de sécurité. « Le plus grand avantage de Zenya DOC est que toutes les approbations sont effectuées électroniquement. Auparavant, cela se faisait manuellement et impliquait parfois beaucoup de travail ».

Entre-temps, une grande partie de tous les processus au sein de Kela ont déjà été décrits. Il s’agit maintenant d’optimiser ces processus et de les automatiser en partie avec Zenya FLOW.

Un système de reporting complet

« Selon les BPF, une législation de l’industrie pharmaceutique, toutes les déviations dans un processus donné doivent être signalées », explique Stefan. « C’est pour cela que nous utilisons Zenya FLOW. Un processus donné est-il exécuté d’une manière différente de celle décrite ? Il est alors facile de le signaler. Il est ensuite transmis à notre unité de qualité, qui évalue l’écart et son impact. »

Stefan et ses collègues ont déjà élaboré de nombreux flux différents. « Nous créons nous-mêmes tous nos flux et nous pouvons ajouter des fonctions, des champs, etc. à notre guise. »

Le plus grand avantage de Zenya DOC est que toutes les approbations sont désormais effectuées électroniquement et non plus manuellement. Cela nous permet de gagner énormément de temps”.

Stefan Langers van Kela vertelt over Zenya
Stefan Langers
Responsable du processus commercial chez Kela

Rondes de sécurité avec Zenya CHECK

En plus de Zenya DOC et Zenya FLOW, la société utilise également Zenya CHECK pour créer des questionnaires internes. Ces questionnaires sont utilisés dans les gemba walks.

« Une marche gemba est une sorte de ronde de sécurité au sein d’un département particulier », explique Stefan. « Au cours de cette promenade, l’équipe de direction vérifie différents points tels que les EPI, la sécurité incendie, la propreté, … Cela se fait à l’aide d’un questionnaire. Nous enregistrons ensuite les résultats dans Zenya CHECK, ce qui permet d’établir un rapport. De cette manière, tous les questionnaires et les résultats sont centralisés et les améliorations à apporter sont claires pour l’ensemble de Kela.

La formation numérique au rythme de chacun

Récemment, l’entreprise a également commencé à utiliser iQualify, un outil d’apprentissage en ligne. « Nous sommes encore en train de réfléchir à la manière dont nous voulons utiliser iQualify, mais nous l’utilisons déjà pour la formation interne. Nous compilons nous-mêmes la formation et ajoutons un test à la fin. Les employés peuvent choisir le moment où ils veulent passer en revue les informations et faire le test.

« L’avantage est qu’avec iQualify, nous pouvons intervenir rapidement si nous constatons des problèmes avec un processus particulier. Nous organisons alors notre propre formation autour de ce thème et demandons aux employés de la suivre. »

Stefan explique qu’auparavant, il n’était pas toujours facile de réunir physiquement tout le monde en même temps. Avec iQualify, ce n’est plus nécessaire. « Chacun dispose d’une demi-heure de temps en temps pour assister à une courte session de formation. De plus, iQualify fournit un tableau de bord pratique qui nous permet de voir combien de personnes ont déjà participé à une formation donnée et quels ont été leurs résultats. »

Infoland Kela

Nous apprécions particulièrement la flexibilité de Zenya. L’un de nos employés a un commentaire à faire sur un flux ? Pas de problème : il y a de fortes chances que nous puissions y travailler nous-mêmes”.

Stefan Langers van Kela vertelt over Zenya
Stefan Langers
Responsable des processus métier chez Kela

Créer et valider les flux soi-même

Stefan et son équipe créent eux-mêmes tous les flux, mais tiennent toujours compte des personnes qui doivent les utiliser. « Le retour d’information des utilisateurs nous permet de nous adapter facilement. Mais nous ne serions pas dans le secteur pharmaceutique si nous ne compliquions pas un peu les choses », s’amuse Stefan. En fait, l’entreprise se charge elle-même de la validation de tous les flux.

« Cette validation est une exigence de la législation. Tout comme les nouveaux appareils, les nouveaux processus doivent être validés, et nous devons également documenter cette validation. »

Pour chaque nouveau processus et chaque modification, des spécifications des besoins de l’utilisateur sont d’abord élaborées, qui décrivent ce que le flux doit faire correctement (par exemple, décrire un écart, mettre en œuvre une modification, …). Ensuite, le flux est testé, tout est documenté et doit être approuvé par différentes parties. Tout est-il en ordre ? Le flux peut alors être utilisé dans l’environnement de production.

Une communauté inspirante

« La mise en place des flux se fait en douceur », déclare Stefan. « Et si nous avons des problèmes ou des questions, nous pouvons contacter le service d’assistance d’Infoland où nous obtenons toujours des réponses rapides.

En outre, Stefan aime visiter la communauté Infoland. « Régulièrement, je jette un coup d’œil pour voir s’il n’y a pas des utilisateurs qui se posent les mêmes questions que nous. Si Stefan voit des sujets intéressants sur la communauté, lui ou l’un de ses collègues peut facilement se mettre au travail pour recréer un certain flux.

C’est d’ailleurs ce qu’il appelle le plus grand atout du logiciel. « Quelqu’un a une idée ou un commentaire ? Il suffit de le dire. Il y a de fortes chances que nous puissions alors y travailler nous-mêmes”

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