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SPIE Belgium facilite la vie de ses collaborateurs avec Zenya

De la conception des Smart Cities à la maintenance des bâtiments économes en énergie, SPIE Belgium est un leader européen des services multi-techniques dans le domaine de l’énergie et de la communication. Jeroen Vercauteren, responsable QSE, fait partie de l’organisation depuis 14 ans. Il a contribué à la numérisation de différents processus, dont le système de gestion des incidents et la réalisation d’audits.

Comme beaucoup d’autres entreprises, SPIE Belgium (qui fait partie du groupe SPIE) travaillait encore beaucoup sur papier. Cependant, le besoin de numérisation était pressant, et l’entreprise a commencé à chercher un partenaire fiable et flexible pour l’aider dans cette tâche.

KlantSPIE Belgium
ModuleFLOW, CHECK
Branche
Jeroen Vercauteren - SPIE Belgium

A travers différentes unités d’affaires

SPIE Belgium compte 14 agences réparties entre la Belgique et le Luxembourg. Le déploiement devait donc être bilingue et réalisé de manière efficace, ce qui n’a pas été facilité par la pandémie.

Nos premières réunions avec Infoland étaient encore physiques, et nous avons mis en place un flux en temps réel. L’approche était très ordonnée. Nous avons d’abord examiné ce dont nous avions exactement besoin et avons ainsi développé notre premier type de notification étape par étape, explique Jeroen.

Une fois le logiciel prêt à être testé, ils ont commencé par une démonstration de faisabilité dans deux unités commerciales. Après environ trois mois, la période de test a été évaluée, d’autres ajustements ont été apportés et le déploiement complet dans toutes les succursales a suivi.

Réduire la paperasserie

Il y avait plusieurs processus à numériser, mais nous voulions d’abord nous attaquer à la gestion des incidents, commence Jeroen. « Auparavant, tout se faisait sur papier. De nombreux documents étaient scannés, de nombreuses tâches étaient attribuées, mais… le papier peut facilement être ignoré. De plus, l’ensemble de ce processus exigeait beaucoup d’efforts administratifs de la part de nos conseillers en prévention. »

Pour alléger cette charge administrative et faire en sorte que les conseillers en prévention puissent à nouveau se concentrer pleinement sur leur tâche la plus importante, SPIE Belgium s’est mise à la recherche d’une solution pour numériser l’ensemble de la gestion des incidents. Le choix s’est porté sur Zenya FLOW d’Infoland. Le coup d’envoi a été donné début 2020 (juste avant que la pandémie de corona n’éclate).

 

Grâce à Zenya, nos conseillers en prévention peuvent à nouveau se concentrer sur leurs tâches les plus importantes”.

Jeroen Vercauteren
Responsable QSE chez SPIE Belgium

Au-delà de la gestion des incidents

Outre la gestion des incidents, Zenya FLOW permet également de digitaliser de nombreux autres processus. SPIE Belgium l’utilise aujourd’hui pleinement.

Jeroen précise : « Parmi les autres flux que nous avons déjà mis en place, citons le signalement des opportunités, des violations de données et des comportements non éthiques, mais aussi l’enregistrement et le suivi des CAPA (Corrective and Preventive Actions, N/A), des plans d’action annuels et de l’enregistrement des boîtes à outils. »

Ce processus se déroule également sans heurts. « Zenya FLOW est très intuitif. Non seulement pour l’utilisateur, mais aussi pour les personnes qui doivent mettre en forme les flux. Au début, par exemple, nous avons transféré nos processus papier vers le numérique assez directement, mais maintenant nous sommes tellement familiarisés avec le logiciel que nous pouvons commencer à optimiser ces processus initiaux. »

Facile à utiliser partout avec l’application Capture

Zenya FLOW peut être utilisé à la fois sur ordinateur et sur mobile. En effet, pour les smartphones, il existe l’application Capture. « Avec l’application, notre personnel peut lancer des rapports très facilement et rapidement, ce qui est particulièrement pratique, par exemple, sur nos chantiers de construction. Les enregistrements plus approfondis se font alors à nouveau via un ordinateur de bureau ».

Pour simplifier la connexion, le module FLOW a été relié au système utilisateur de SPIE Belgium. « Ainsi, chaque utilisateur n’a besoin que d’un seul login pour le système général de SPIE et pour FLOW « , explique Jeroen. « Cela rend l’ensemble encore plus accessible.

Gemakkerlijker werken met Zenya

Les avantages de Zenya FLOW

Tous les enregistrements dans une seule base de données

Comme valeur ajoutée importante, Jeroen mentionne le fait que dans le système de gestion des incidents, de nombreuses informations peuvent être incluses dans chaque rapport, y compris des photos. Tous ces fichiers sont téléchargés et conservés ensemble dans Zenya FLOW, plutôt que sur un serveur séparé. Ainsi, chaque incident fait l’objet d’un dossier complet dans lequel toutes les informations peuvent être rapidement retrouvées.

Facile à utiliser

Jeroen a remarqué que d’autres parties rendent souvent leurs systèmes de rapport d’incident très complexes pour l’utilisateur – contrairement à Zenya FLOW. « Ici, la partie complexe se trouve derrière le formulaire, dans le flux qui démarre après le rapport. Ce flux n’est accessible qu’aux utilisateurs dits « professionnels », c’est-à-dire aux personnes qui maîtrisent parfaitement le logiciel..

Nous veillons à ce que les rapporteurs soient tenus informés de ce qu’il advient de leur rapport, précise Jeroen. Lorsqu’ils travaillaient encore sur papier, cela n’arrivait presque jamais, mais grâce à Zenya FLOW, c’est devenu beaucoup plus facile. « Cela permet à nos employés de comprendre l’intérêt des rapports et les encourage à signaler plus rapidement les incidents ultérieurs. »

Des rapports clairs et personnalisés

Alors qu’au départ, la priorité était d’obtenir et de collecter des données, l’équipe de SPIE Belgium se concentre désormais sur le reporting et sur la manière d’extraire des tendances et des analyses à partir de ces données.

Les données résultant de chaque FLOW sont soigneusement collectées et présentées visuellement dans un tableau de bord clair. Jeroen : « Derrière la base de données Zenya se cache un système de reporting très puissant. En outre, nous avons choisi avec Infoland de travailler avec Power BI. Cela nous permet d’intégrer l’ensemble de la base de données dans ce système également ».

Le reporting d’incidents via Zenya FLOW est simple et intuitif. Notre personnel peut facilement établir des rapports et n’est pas confronté à des flux complexes”.

Jeroen Vercauteren
Responsable QSE chez SPIE Belgium
Uitbreiding met Zenya CHECK

Expansion avec Zenya CHECK

Suite à son expérience positive avec Zenya FLOW, SPIE Belgium a également commencé à travailler avec Zenya CHECK. « Dans CHECK, nous organisons nos rondes de sécurité », explique Jeroen. « Il peut s’agir d’inspections sur le lieu de travail, où l’exécutant doit répondre à quelques questions simples, ou de questionnaires pour des visites d’observation préventive et des audits. L’exécutant doit ensuite décrire l’activité observée, noter les risques qu’il voit et ce qui a été discuté avec la personne exerçant l’activité. Il doit ensuite évaluer l’ensemble et en assurer le suivi. Tout cela se fait dans le cadre du module CHECK ».

Nous voulions avant tout faciliter la vie de nos collaborateurs et, avec Zenya, nous y sommes parvenus”.

Jeroen Vercauteren
Responsable QSE chez SPIE Belgium

Un changement positif

“Lorsque nous avons commencé à travailler avec Zenya, nous avons ressenti une certaine résistance au changement de la part de nos collaborateurs. Après tout, ils étaient habitués à travailler d’une certaine manière. Mais après quelques mois, tout le monde a dû admettre que nos méthodes de travail s’étaient considérablement améliorées. Jeroen a constaté, par exemple, que les rapports d’incidents avaient beaucoup augmenté depuis qu’ils avaient commencé à travailler avec Zenya FLOW.

“La rapidité et l’exactitude des données, en bref l’efficacité de l’ensemble des processus, se sont également améliorées de façon très nette, déclare Jeroen. « Nous n’avions donc absolument pas l’intention de compliquer la vie de tout le monde, bien au contraire. Nous voulions faciliter la vie de nos collaborateurs et nous y sommes parvenus avec Zenya ».

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