Zenya pour les soins aux personnes âgées
Plus de sécurité au sein du service ou au chevet des patients, ainsi qu'un contrôle continu de la qualité et de la sécurité, sans alourdir votre charge administrative.
« Ce logiciel ne se contente pas de faciliter mon travail, il nous permet avant tout d’offrir de meilleurs soins à nos clients. Et c’est bien là l’essentiel. »
De plus en plus de clients et des soins de plus en plus complexes, des organisations réparties sur plusieurs sites, des équipes dont les plannings changent du jour au lendemain. Et pour couronner le tout, vous devez vous assurer que tout est visiblement conforme aux règles, que ce soit pour l’inspection, pour votre auditeur ou pour les proches inquiets de vos clients.
Bien définir les choses sur le papier est la première étape, mais chaque membre de l'organisation doit donner vie à ce qui est écrit tout en dispensant les soins. C'est là que réside toute la difficulté, mais heureusement, il existe des logiciels capables de vous aider dans cette tâche.
Découvrez comment nous accompagnons les organisations du secteur des soins aux personnes âgées. Des maisons de retraite individuelles aux soins à domicile, en passant par les établissements de soins infirmiers et les centres de traitement.
Des organismes qui lui font confiance au quotidien : De Waalboog, Argos Zorggroep, Agapè, entre autres.
La qualité dans les soins aux personnes âgées
Ce n’est certainement pas le manque d’engagement des professionnels des soins aux personnes âgées dans leur travail. Mais nous constatons quelques facteurs récurrents qui compliquent l’assurance qualité dans votre secteur de santé particulier. Voici les quatre plus courants :
Évolution de la composition des équipes. Une partie de vos engagements en matière d’assurance qualité repose dans l’esprit de vos collègues permanents. L’intérimaire d’aujourd’hui n’en a pas connaissance.
Chaque établissement fonctionne de manière légèrement différente. Un même protocole ou une même procédure peut être appliqué(e) de manière légèrement différente selon les établissements et les structures.
Le signalement des incidents et des réclamations prend du temps, mais les résultats ne sont pas visibles. Sans retour d'information régulier, les collègues chargés de signaler ces incidents seront moins enclins à s'engager activement dans cette démarche à l'avenir.
Les informations sont dispersées et difficiles à trouver. Elles se trouvent dans vos dossiers de soins, vos fichiers, sur votre disque partagé, dans un classeur rangé dans l'une de vos armoires d'archives.
Aucune de ces situations ne remet nécessairement en cause la qualité de vos politiques. Il s’agit le plus souvent d’un décalage entre ce qui est écrit sur le papier et ce qui se passe au quotidien. Les protocoles et procédures que vous avez mis en place doivent être correctement appliqués lorsqu’une infirmière dispense des soins, par exemple. Dans de tels cas, vos politiques de qualité doivent être bien présentes à l’esprit de tous vos collègues, ou facilement accessibles dans votre logiciel de gestion de la qualité. Heureusement, c’est un aspect sur lequel vous pouvez travailler. Étape par étape.
Cinq façons de pérenniser la qualité
Une équipe qui a travaillé sans relâche à l’amélioration de ses méthodes de travail pendant des années n’est pas prête à tout abandonner d’un seul coup pour repartir de zéro. Il vaut mieux commencer modestement, par exemple avec un seul processus ou un seul établissement, et s’appuyer sur ce qui fonctionne déjà bien. Une fois que ces améliorations commenceront à porter leurs fruits, il sera plus facile de convaincre vos collègues d’adhérer à d’autres changements.
Une seule version à jour, stockée en un seul et même endroit, et rédigée de manière à ce que chaque collègue – même les nouveaux – puisse la comprendre d’un seul coup d’œil. Finies les versions différentes qui se contredisent, et finies les incertitudes quant à la bonne manière de gérer une procédure.
Vos collègues constituent le meilleur moyen d’obtenir du soutien pour vos améliorations. Impliquez dès le début les professionnels de santé et les responsables d’équipe afin de recueillir leurs retours d’expérience et de travailler ensemble à l’obtention de meilleurs résultats. Un collègue fier d’avoir participé au projet suscitera bien plus d’enthousiasme chez les autres que ne pourraient jamais le faire quelques e-mails ou réunions.
Une procédure modifiée, un échange avec le pharmacien, une vérification supplémentaire lors de la remise des médicaments. Ce ne sont là que quelques exemples des résultats qui découlent d'un signalement actif. Et vos collègues veulent en entendre parler. Faites-leur savoir que leurs signalements ont de la valeur, et ils y contribueront de plus en plus. Ainsi, vous pourrez cesser d’analyser des événements isolés et commencer à identifier des tendances qui permettront d’apporter des améliorations plus efficaces.
La responsabilité et la conformité ne sont pas des projets que l’on lance une semaine avant un audit. Ou du moins, cela ne devrait pas l’être. Si vous les intégrez à toutes vos activités et que vous suivez efficacement vos actions, vous êtes toujours prêt à montrer aux autres où vous en êtes en matière de conformité.
Le logiciel de gestion de la qualité en pratique
Un logiciel de gestion de la qualité ne vous libérera pas comme par magie tout votre temps, ce n’est malheureusement pas quelque chose que nous pouvons promettre. Mais voici ce que notre logiciel peut faire : garantir que les bonnes instructions soient disponibles quand quelqu’un en a besoin. Veiller à ce que les rapports fassent l’objet d’un suivi cohérent et débouchent sur de réelles améliorations. Et s’assurer que vos différents sites et établissements soient tous informés de la situation. Pour vous, cela signifie moins de détails laissés de côté. Pour vos collègues, cela signifie moins de conjectures dans leurs tâches quotidiennes.
Les lois et réglementations exigent toujours que vous puissiez démontrer votre conformité. Non seulement lors des inspections, mais aussi dans le cadre d'audits internes et externes. De plus, cela vous offre une base stable et sécurisée sur laquelle vous appuyer. Un logiciel de gestion de la qualité adapté peut vous aider à centraliser toutes ces informations : quels contrats de travail sont valides, quels sont les résultats de votre dernier audit, et quelles mesures vous avez prises suite à ces constatations.
Argos Zorggroep est passé à Zenya en raison de la « certification HKZ », qui s'est avérée difficile à gérer avec leur bibliothèque de politiques numériques développée en interne.
Recommandé pour vous
Une chute, une erreur de médication, une porte qui n’était pas correctement verrouillée. Hors contexte, ces événements peuvent sembler insignifiants. Après tout, tout le monde peut se tromper. Mais si l’on rassemble tous ces éléments, on peut découvrir un angle mort ou une opportunité d’apprentissage. Dans quels lieux cela se produit-il ? Au cours de quelles gardes ? Dans quel type d’établissement de soins ? Les logiciels de gestion de la qualité facilitent les soins aux personnes âgées en gardant ces rapports à l’œil et en favorisant des flux de travail cohérents afin d’apporter de réelles améliorations.
L’équipe RH de De Waalboog recevait auparavant tous ses rapports sur papier, ce qui faisait qu’ils se perdaient quelque part dans la pile au lieu d’être analysés en profondeur. Maintenant qu’ils sont entièrement numérisés, ils parviennent toujours au bon destinataire et l’organisation a une meilleure vue d’ensemble de la situation. En conséquence, le nombre de rapports a considérablement augmenté. Non pas parce qu’il y avait davantage de problèmes, mais parce qu’il était désormais beaucoup plus facile de les signaler.
Recommandé pour vous
L’infirmière de garde ce soir n’a pas besoin de fouiller dans les dossiers pour trouver les bons protocoles. Ils sont là, dans leur version à jour, facilement accessibles sur votre plateforme numérique. Une source unique et fiable qui permet aux équipes de travailler en toute confiance. Cela réduit les vérifications croisées avec les responsables d’équipe et diminue le risque que quelqu’un agisse sur la base d’informations obsolètes ou erronées.
Recommandé pour vous
Prêt à vous lancer sur l’un de ces thèmes ? Ou avez-vous une autre idée en tête ? Nous serons ravis d’y réfléchir avec vous.
Zenya pour le secteur de la santé
Si vous souhaitez garantir la qualité et la sécurité sans que cela vous prenne toute la semaine, il est utile que votre système travaille avec vous : un seul endroit où tout est regroupé et mis à jour en temps réel, des rapports générés dans un processus unique avec un suivi permettant de faire remonter les informations, des tableaux de bord qui simplifient la responsabilisation. Mais le logiciel n’est qu’une partie de la solution
L’autre moitié, ce sont les personnes qui se cachent derrière. Des personnes qui connaissent bien les soins aux personnes âgées, qui réfléchissent avec vous à la manière de mettre en place le système et qui décrochent le téléphone lorsque vous appelez. Une qualité durable ne résulte pas d’une simple installation. On y parvient ensemble, au fil du temps, et c’est plus facile avec à ses côtés quelqu’un qui a déjà fait ses preuves dans ce domaine.
« Nos interlocuteurs nous connaissent bien et possèdent de solides compétences techniques. Ils réfléchissent avec nous à la manière de configurer le système de la manière la plus efficace possible. »
Changement de fournisseur
Le choix d’un nouveau système de qualité n’est pas une décision anodine ; c’est pourquoi nous vous indiquons d’emblée ce que cela impliquera pour vous. Que vous remplaciez un système de qualité existant ou que vous en mettiez un en place pour la première fois, vous bénéficiez de la même approche et des mêmes conseils : un parcours défini en sept étapes, avec un seul consultant qui vous accompagne du lancement jusqu’à la mise en service.
1. Évaluation et recherche : identification des besoins internes et constitution de l'équipe de projet
2. Configuration technique et infrastructure : mise en place des bases techniques en collaboration avec votre service informatique
3. Lancement et préparation : faire connaissance avec l'équipe de projet et définir le périmètre du projet
4. Séances sur site ou via Teams : selon un calendrier et un plan d'activités, avec la documentation du projet
5. Configuration et formation : configuration d’ Zenya s au cours d’une série de sessions de travail ; l’équipe de projet poursuit son travail entre-temps
6. Formation et tests : formation des administrateurs, tests de la configuration et saisie du contenu dans le système
7. Mise en service et suivi : transfert vers l'organisme gestionnaire, avec un accompagnement continu via le service d'assistance, la communauté et des formations.
