Zenya pour les soins de santé mentale
Moins de confusion et plus de prévisibilité, pour que vos équipes agissent en toute confiance et que vous tiriez les leçons de ce qui se passe.
«Zenya s et GGzE, nous formons un duo idéal, car ils évoluent avec nous. C’est essentiel, car les soins de santé mentale ne restent pas figés. »
Dans le domaine de la santé mentale, les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Une loi comme la Wvggz, la loi néerlandaise sur les soins psychiatriques obligatoires, vous impose de lourdes exigences, ce qui ne facilite pas les choses. Et le fait que votre politique soit en ordre ne signifie pas pour autant que votre pratique l’est également. C’est précisément pour cette raison que vos collègues ont besoin de savoir à quoi s’en tenir. La question qui se pose donc est la suivante : comment maintenir la qualité au sein du service, tout en veillant à ce que cela reste gérable pour vous-même ?
Découvrez comment nous accompagnons les organismes de santé mentale, des petits prestataires spécialisés aux grandes institutions régionales.
Choisi notamment par Mondriaan, GGzE et Lentis
La complexité des soins de santé mentale
Ce n’est pas par manque d’efforts. Vous travaillez dur, tout comme vos collègues. Cela tient à quelques facteurs qui pèsent tout simplement davantage dans le domaine de la santé mentale qu’ailleurs. Vous reconnaissez l’un d’entre eux ?
Des horaires imprévisibles. Une crise n’attendra pas que l’on cherche le bon protocole.
Équipes tournantes. Ce que l’équipe permanente connaît par cœur, l’intérimaire ne le sait pas.
La rédaction de rapports est souvent perçue comme une corvée. L'absence de retour d'information aujourd'hui signifie l'absence de rapport la prochaine fois.
Des informations dispersées un peu partout : dans le dossier médical, dans des listes et des dossiers épars, dans la mémoire des collègues.
Rien de tout cela ne dit quoi que ce soit sur votre politique. Sur le papier, presque tous les organismes de santé mentale ont tout prévu. La différence réside dans ce qui est mis en pratique : votre praticien agit-il de la bonne manière sur le moment, sans avoir à y réfléchir ? C'est là-dessus que vous pouvez agir. Pas tout d'un coup, mais en commençant petit, quel que soit votre domaine d'action actuel.
Cinq façons de pérenniser la qualité
Si vous souhaitez mettre en place quelque chose de nouveau, ne rejetez pas ce qu’une équipe a mis des années à construire. Connectez-vous à ce travail et développez-le. Choisissez un service ou un processus : une première réussite vous permettra de gagner la confiance de vos collaborateurs.
Regroupez vos procédures en un seul endroit, dans une version unique et à jour, rédigées de manière à ce que tout le monde puisse les suivre. Une seule source de référence au lieu de cinq. C’est ainsi que l’on comble le fossé entre ce qui est écrit et ce qui se passe réellement dans le service.
Personne n’est convaincu par un e-mail envoyé une semaine avant la mise en service. Laissez les cliniciens tester le logiciel avant que la décision ne soit définitive, et impliquez-les dans sa mise en place. Convainquez un seul collègue et il fera valoir vos arguments au sein du service à votre place.
Montrez ce qu'un rapport peut apporter : une amélioration, une procédure modifiée, un échange. Sans cela, les gens cessent de signaler les incidents, et vous perdez les informations dont vous aviez le plus besoin.
Constituez votre dossier de preuves au fur et à mesure, plutôt que de le traiter comme un projet à part entière. Vous pourrez ainsi toujours faire état de votre situation. Et persévérez : les directives évoluent, tout comme votre organisation ; vos procédures doivent donc s'adapter en conséquence.
Zenya en pratique
Les soins de santé mentale ne sont jamais une affaire tranquille. C'est inhérent à ce métier. Mais tout ce qui l’entoure peut l’être. Des protocoles que personne n’a à chercher. Des rapports qui aboutissent réellement quelque part. Les mêmes procédures sur tous les sites. Cela signifie moins de surprises pour vous et une meilleure maîtrise de la situation. Et vos collègues savent quoi faire, même lorsqu’une situation s’aggrave.
Les lois et réglementations vous imposent des exigences assez strictes. Avec l' Zenya , dédié aux audits et à la conformité, tout est regroupé en un seul endroit : vous pouvez ainsi garantir que les mesures de contrainte et de contention ont été appliquées avec prudence, que les décisions sont traçables et que vous respectez la vie privée comme il se doit.
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L’agressivité ne devrait pas faire partie du métier, mais elle existe. Pris isolément, les rapports individuels ne vous apprennent pas grand-chose. En revanche, la tendance qui se dégage de leur ensemble en dit long. Dans Zenya, un processus permet de suivre un rapport d’incident ou de plainte jusqu’à la mise en œuvre d’une amélioration concrète, et la personne qui l’a déposé peut voir ce qu’il en est advenu.
Chez GGzE, le processus de traitement des réclamations relevant de la loi Wvggz s'effectuait auparavant sur Word et Excel. Il s'inscrit désormais dans un processus unique, de la réclamation au suivi.
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La certitude sur le terrain. Un praticien sait immédiatement quelle procédure s'applique, et vous savez que tout le monde travaille à partir de la bonne version. Cela évite les discussions et dissipe les doutes au moment où cela compte le plus.
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Prêt à vous lancer sur l'un de ces thèmes ? Ou avez-vous autre chose en tête ? Nous serons ravis d'y réfléchir avec vous.
Zenya pour le secteur de la santé
Si vous souhaitez garantir la qualité et la sécurité sans que cela vous prenne toute la semaine, il est utile que votre système travaille avec vous : un seul endroit où tout est regroupé et mis à jour en temps réel, des rapports générés dans un processus unique avec un suivi permettant de faire remonter les informations, des tableaux de bord qui simplifient la responsabilisation. Mais le logiciel n’est qu’une partie de la solution
L’autre moitié, ce sont les personnes qui se cachent derrière. Quelqu’un qui connaît bien les soins de santé mentale, qui réfléchit avec vous à la manière de mettre en place le système et qui décroche le téléphone lorsque vous appelez. Une qualité durable ne résulte pas d’une simple installation. On y parvient ensemble, au fil du temps, et c’est plus facile avec à ses côtés quelqu’un qui a déjà fait cela auparavant.
« Mondriaan utilise les modules d’ Zenyadepuis très longtemps, d’aussi loin que je me souvienne. Au fil des ans, nous avons utilisé les différents modules en fonction de nos priorités du moment. »
Changement de fournisseur
Le choix d’un nouveau système de qualité n’est pas une décision anodine ; c’est pourquoi nous vous indiquons d’emblée ce que cela impliquera pour vous. Que vous remplaciez un système de qualité existant ou que vous en mettiez un en place pour la première fois, vous bénéficiez de la même approche et des mêmes conseils : un parcours défini en sept étapes, avec un seul consultant qui vous accompagne du lancement jusqu’à la mise en service.
1. Évaluation et recherche : identification des besoins internes et constitution de l'équipe de projet
2. Configuration technique et infrastructure : mise en place des bases techniques en collaboration avec votre service informatique
3. Lancement et préparation : faire connaissance avec l'équipe de projet et définir le périmètre du projet
4. Séances sur site ou via Teams : selon un calendrier et un plan d'activités, avec la documentation du projet
5. Configuration et formation : configuration d’ Zenya s au cours d’une série de sessions de travail ; l’équipe de projet poursuit son travail entre-temps
6. Formation et tests : formation des administrateurs, tests de la configuration et saisie du contenu dans le système
7. Mise en service et suivi : transfert vers l'organisme gestionnaire, avec un accompagnement continu via le service d'assistance, la communauté et des formations.
