nlbe-nlenDes logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.

Protocoles et procédures

Sécuriser les informations importantes pour une qualité optimale

En tant que responsable de la qualité, vous savez à quel point une procédure apparemment simple peut rapidement se transformer en incertitude. Le personnel sait que le protocole se trouve "quelque part", mais ne le trouve pas, utilise des versions obsolètes ou contourne carrément le système. Cette confusion et cette fatigue décisionnelle affectent non seulement le personnel sur le terrain, mais aussi la sécurité, la qualité et la conformité de votre organisation de soins. Pour garder le contrôle sur les protocoles et les modalités de travail, il est essentiel de disposer d'un système clair et structuré.

Zenya Image Transparente

La solution en un coup d'œil

Passez à la vitesse supérieure en matière de protocoles et de procédures avec la suite Zenya

Organisez les protocoles et les accords de travail de manière centralisée, ce qui vous aide à vous conformer au GDPR.

Maintenir les politiques à jour grâce à un aperçu des documents qui arrivent à expiration ou qui doivent être révisés

Sachez exactement qui est propriétaire de chaque document et suivez facilement les changements.

Instaurer la confiance en veillant à ce que le personnel travaille toujours avec des informations correctes et approuvées

Cette solution utilise le module Zenya DOC

Mais quelle est la différence entre une "solution" et les modules Zenya ? Nous l'expliquons volontiers.

Que pouvez-vous réaliser avec cette solution ?

Comment la suite Zenya soutient les protocoles et les procédures

Dans de nombreuses organisations de soins, il est difficile d'assurer la surveillance de tous les protocoles et accords de travail. Les documents sont dispersés dans différents systèmes, les versions se mélangent et la responsabilité des mises à jour n'est souvent pas claire. Cela entraîne des risques d'informations obsolètes, des incertitudes lors des audits et une conformité réduite dans la pratique quotidienne. Avec Zenya, vous apportez structure et clarté. Tous les protocoles et accords de travail sont gérés de manière centralisée, avec un contrôle clair des versions, des rôles définis et des flux de travail d'approbation. Cela garantit que le personnel travaille toujours avec des informations correctes et à jour et que vous répondez de manière démontrable aux exigences internes et externes.

Gérer et sauvegarder tous les documents de manière centralisée dans un environnement clair pour les protocoles, les accords de travail et les pièces jointes.

Trouvez rapidement des informations avec Zenya AI Search.

Accédez à la bonne information dans les protocoles ou les procédures grâce à la fonction Documents interactifs. Recherchez facilement via une tablette, un smartphone ou un PC et utilisez les arbres de décision, les vidéos et les hotspots.

Accédez aux documents via votre tablette, votre smartphone et votre PC.

Recherchez des documents essentiels hors ligne avec le module Zenya Search app.

Gardez le contrôle de la conformité avec une politique de gestion documentaire solide.

Garantir la qualité et la précision en définissant des périodes de révision et en impliquant automatiquement les bons collègues dans les révisions.

Gardez le contrôle avec les rôles et les permissions : déterminez qui peut modifier, approuver ou partager des documents, par département ou par type de document.

Définir clairement la propriété : suivre les modifications et les approbations en toute simplicité, grâce à un contrôle complet des versions.

Obtenez des informations grâce à des rapports personnalisables.

Utilisez les confirmations de lecture pour vérifier si les utilisateurs finaux ont lu les nouvelles (versions de) documents.

Les documents interactifs sont traduits automatiquement grâce à l'IA, ce qui permet au personnel de voir immédiatement le document interactif dans sa propre langue (telle qu'elle est définie dans Zenya).

Modifiez des documents directement dans Word, Excel ou PowerPoint via Microsoft 365 pour le web et collaborez efficacement.

Fournir un accès sécurisé via Webshare aux partenaires externes ou aux auditeurs pour un partage sécurisé des documents.

Liez l'information directement aux objets avec la fonction Zenya Cards pour un accès mobile sur place.

Intégrez Zenya à vos systèmes existants, tels que votre intranet.

"Zenya était un choix logique pour nous en tant qu'application SaaS. C'est un environnement convivial qui s'intègre bien à notre intranet social actuel. Tous les documents peuvent maintenant être trouvés dans un endroit central.

Henri Pijnappels
Chef de projet chez Dichterbij

"Tous les documents sont stockés dans Zenya et vous recevez une notification lorsque votre document doit être révisé. Le système envoie également des rappels. Cela apporte calme, clarté et structure à l'ensemble de l'organisation.

Inge Ronchetti
Responsable de la recherche fonctionnelle au Spine & Joint Centre

Support de A à Z

Voici comment nous fonctionnons

Vous souhaitez rendre accessibles les protocoles et les modalités de travail afin de travailler plus intelligemment et plus efficacement ? Cela nécessite une approche structurée. En quelques étapes, nous vous aidons à démarrer la gestion, la mise à jour et le partage centralisés des documents importants.

Kickstart

Lors d'un premier entretien, nous découvrons ensemble votre situation, ce qui va bien et ce qui peut être amélioré. C'est ainsi que nous saurons comment vous aider au mieux à aller de l'avant.

En direct

Sur la base de votre entretien avec notre consultant, la solution sera adaptée à vos besoins. En peu de temps, la solution est prête à l'emploi, ce qui vous permet de démarrer rapidement.

Instruction

Notre solution est simple à utiliser, mais nous comprenons qu'il est agréable d'avoir des explications supplémentaires. Grâce à des instructions pratiques, les utilisateurs peuvent rapidement commencer à travailler.

Support

Même une fois la solution déployée et utilisée, nous restons en contact. Vous disposerez d'un Customer Success Manager dédié à qui vous pourrez poser des questions à tout moment

Sauvegarder les protocoles et les procédures de manière centralisée ?

Ensemble, nous veillons à ce que vous puissiez travailler efficacement avec les bonnes informations. Nous sommes heureux d'entamer la conversation.

Questions fréquemment posées

Vous avez des questions ? Nous nous ferons un plaisir de vous aider

Suite logicielle Zenya

Quelle est la différence entre cette solution et les modules Zenya (tels que DOC, FLOW ou AUDIT) ?

Cette solution démontre comment vous pouvez utiliser Zenya pour répondre à un thème, une question ou un défi spécifique. Elle est composée de fonctionnalités issues d'un ou plusieurs de nos modules. Les modules eux-mêmes sont les produits logiciels que vous achetez chez nous.

Suite logicielle Zenya

De quels modules Zenya avez-vous besoin pour démarrer avec cette solution ?

Avec notre module Zenya DOC, vous pouvez sécuriser toute votre gestion documentaire dans un seul système. Toutes les informations sont centralisées en un seul endroit, ce qui permet à tous les utilisateurs d'avoir accès à des informations correctes et à jour.

Protocoles et procédures

Comment Zenya soutient-il la gestion centrale des protocoles et des accords de travail ?

Zenya vous permet de gérer tous les protocoles et accords de travail à partir d'un environnement central. Vous évitez la fragmentation entre les lecteurs réseau, les pages intranet et les dossiers papier. Tout est organisé, à jour et facile à trouver.

Protocoles et procédures

Peut-on gérer et approuver des versions dans le système ?

Oui. Zenya prend en charge le contrôle des versions avec une vue d'ensemble claire des révisions, y compris les étapes d'approbation et la signature. Cela garantit que le personnel travaille toujours avec la version correcte et la plus récente.

 

Protocoles et procédures

Les informations sont-elles faciles à trouver pour le personnel soignant ?

Absolument. Les professionnels des soins peuvent poser une question via Zenya AI Search et recevoir une réponse en langage naturel. Ils peuvent également effectuer des recherches faciles à l'aide de mots-clés. Grâce à des filtres intelligents, des fonctions de recherche et des tableaux de bord personnels, les utilisateurs trouvent rapidement les informations les plus pertinentes pour eux, en fonction de leur rôle, de leur service ou de leur lieu de travail.

Protocoles et procédures

Peut-on facilement mettre à jour les protocoles et les accords de travail ?

Certainement. Zenya facilite la mise en œuvre des changements, la gestion des révisions et la désignation des collègues responsables des mises à jour. Vous gardez le contrôle sur le contenu et vous vous assurez que tout est à jour.

 

Protocoles et procédures

Puis-je importer facilement mes documents existants lorsque je démarre avec Zenya?

Oui. Vous pouvez importer de grandes quantités de documents d'une autre GED vers Zenya en une seule fois, sans étapes supplémentaires.

 

 

Protocoles et procédures

Les protocoles stockés dans Zenya peuvent-ils également être trouvés via notre intranet ?

Zenya s'intègre à toutes les solutions intranet les plus répandues. Pour plus d'informations, voir nos intégrations.

 

 

Protocoles et procédures

Quels formats de documents peuvent être utilisés dans Zenya?

Avec Zenya, vous pouvez facilement créer des contenus web attrayants grâce à nos documents interactifs.
Bien entendu, vous pouvez également stocker et gérer toute votre documentation existante, y compris les fichiers Microsoft Word, Excel et PowerPoint, ainsi que les PDF.

 

 

Protocoles et procédures

Zenya fonctionne-t-il avec Microsoft 365 ?

Oui. Vous pouvez rendre les informations de Zenya accessibles directement dans SharePoint, Microsoft Search et Microsoft Copilot. Les documents Word et Excel peuvent être édités d'un simple clic directement à partir de Zenya dans les applications Web et de bureau. Vous pouvez également ajouter des conversations d'email depuis Outlook au fichier d'un rapport dans Zenya.

 

 

 

Protocoles et procédures

Les collègues peuvent-ils fournir un retour d'information sur les protocoles - et qu'en advient-il ?

Le personnel soignant peut consulter les protocoles et fournir un retour d'information. Ce retour d'information est pris en compte lors de la révision et du développement ultérieur du document.

 

 

 

 

Protocoles et procédures

Comment puis-je, en tant qu'administrateur, assurer la surveillance des protocoles de mon organisation ?

Zenya vous offre des tableaux de bord clairs pour garder le contrôle sur les protocoles. Vous pouvez voir le statut de tous les documents, ceux qui doivent être révisés et ceux pour lesquels une action est nécessaire. Les responsabilités sont également clairement visibles, ce qui vous permet de garder le contrôle à tout moment.

 

 

 

 

Protocoles et procédures

Puis-je facilement partager un document avec mes collègues ?

Oui. Pour les collègues, vous pouvez simplement choisir "partager" sur un document. Vous pouvez alors distribuer un lien court ou un code QR qui mène directement au document.

 

 

 

 

Protocoles et procédures

Puis-je également partager des documents avec des personnes extérieures à mon organisation ?

Avec Webshare, vous pouvez facilement partager un document individuel ou un ensemble de documents avec des parties externes. Vous décidez si les informations doivent être protégées par un mot de passe ou si elles doivent être accessibles au public. Le lien vers les documents partagés peut ensuite être publié sur votre site web ou envoyé par courrier électronique au destinataire.

 

 

 

 

Protocoles et procédures

Puis-je intégrer Zenya à mes systèmes ?

Oui. Nous proposons des intégrations standard avec des solutions telles que Incision Assist, BeterDichtbij et MedEye. Vous pouvez également connecter Zenya à divers systèmes d'intranet et d'espace de travail numérique. Voir toutes nos intégrations.

 

 

 

 

Protocoles et procédures

Peut-on travailler avec les protocoles My Vilans dans Zenya?

Oui. De nombreuses organisations de soins utilisent le protocole standard de Vilans comme base et le complètent avec leurs propres instructions de travail et documents. Avec Zenya, il n'est pas nécessaire de copier ou de recréer le Mijn Vilans Protocollen. Grâce à notre intégration avec Vilans, vos collègues peuvent rechercher des documents internes et l'ensemble des protocoles de Mijn Vilans à partir d'un emplacement central.

 

 

 

 

Tout-en-un

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Incidents et plaintes

Transformez les rapports en opportunités d'apprentissage. Recueillez, analysez et améliorez en vous basant sur des signaux du monde réel.

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Enregistrez les procédures de manière centralisée et apprenez ensemble à partir des rapports d'incidents transmuraux.

Gestion des risques

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Curieux de découvrir ce que Zenya peut faire pour votre organisation ?

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Nous serons ravis de vous aider.