Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
Agapè group est le nom générique de trois sites de soins en Belgique : WZC Veilige Have (Aalter), WZC Zilverbos (Zelzate) et GAW De Lieve (Gent).
Afin de rendre sa gestion documentaire plus efficace et plus conviviale, le groupe était à la recherche d'un nouveau système. Par l'intermédiaire de l'équipe de RS health, un partenaire d' Infoland, ils ont abouti à Zenya et le projet a été lancé chez WZC Veilige Have.
Entre-temps, ils utilisent le logiciel sur tous les sites et pour d'autres applications. Hanne Van de Steene (membre du personnel chargé de la gestion des documents) et Barbara Mouton (membre du personnel et coordinatrice de la qualité) parlent de la coopération entre Agapè, Infoland et RS health dans le cadre de ce projet réussi.
"Nous avions l'habitude de stocker tous nos documents sur un serveur, répartis dans des dossiers", explique Barbara. "L'un de nos collègues était coordinateur de la qualité et gérait ces différents dossiers. Nous avions créé une sorte d'ABC pour que les employés puissent trouver les fichiers dans cette structure de dossiers, mais cela ne fonctionnait pas bien. Nous avons également remarqué que le système était très peu utilisé".
Les documents n'étaient pas seulement difficiles à trouver, différentes versions (obsolètes) des documents tournaient sur le serveur, et les fichiers importants étaient souvent bloqués localement chez une personne. L'équipe d'Agapè a estimé qu'elle pouvait faire mieux et a demandé l'aide de RS health.
Actuellement, le foyer de soins utilise Zenya FLOW et Zenya CHECK en plus de Zenya DOC.
Nous sommes des adeptes de Zenya parce qu'elle offre vraiment une histoire intégrée. Lorsque les organisations recherchent un système logiciel pour les soutenir en termes de qualité, nous examinons toujours si Zenya pourrait être une possibilité dans ce domaine.
RS health est un partenaire avec lequel Infoland travaille. Il offre aux organismes de soins de santé des conseils, une orientation et un soutien en matière de qualité, de stratégie et de changement. Ils constatent souvent que les organisations sont à la recherche d'un système intégré pour soutenir leur démarche qualité. C'est par l'intermédiaire de RS health que Barbara et Hanne ont appris à connaître le logiciel.
Au départ, Zenya DOC intéressait particulièrement le centre de soins résidentiels, mais grâce aux conseils de RS Health, ils ont également découvert les autres modules et possibilités de Zenya. Barbara : "Je pense qu'au moment du démarrage, nous ne savions pas encore ce que Zenya avait à offrir. Par exemple, nous voulions aussi trouver un système pour réaliser des audits internes. Nous avons suivi une formation à ce sujet chez RS health et nous avons découvert que Zenya pouvait également nous aider dans ce domaine.
RS health est une équipe de consultants jeune et dynamique qui offre des conseils, une orientation et un soutien aux organismes de santé en matière d'accréditation et de certification, de qualité et de processus de changement. RS health est un partenaire régulier d' Infoland.
Zenya Zenya DOC est le nouveau système de gestion documentaire du WZC. Il rassemble toutes les procédures, instructions de travail, rapports, manuels, etc. Mais ce n'est pas tout.
Il en va de même pour les réécritures de procédures. Zenya DOC permet d'inviter des personnes de l'atelier en tant que rédacteurs, ce qui permet aux gens de participer réellement à la rédaction des procédures. De plus, en faisant réviser individuellement ces procédures réécrites ou nouvelles par les coachs d'équipe ou les employés concernés, nous nous assurons que tout le monde est informé, que cela peut être répercuté dans l'équipe et que les nouvelles procédures seront suivies.
Le premier flux mis en place par le WZC concernait les rapports techniques. C'est encore aujourd'hui le flux le plus important du système. "S'il y a un défaut technique quelque part dans le centre de soins résidentiels, le personnel peut facilement le signaler par l'intermédiaire de Zenya. Les rapports parviennent au service technique, qui sait immédiatement ce qu'il faut faire. Cela permet également d'éviter que les choses soient signalées deux fois", explique Hanne.
Le fait que Zenya FLOW puisse être utilisé pour de nombreux domaines d'application est également évident chez Agapè. Par exemple, un flux a également été mis en place pour le démarrage des nouveaux employés. "Il arrivait que des log-ins ou des badges doivent encore être créés le premier jour de travail d'un nouveau collègue. C'est désormais chose faite. Dès qu'un nouveau collègue est engagé, des tâches sont automatiquement envoyées aux services qui doivent intervenir. De cette manière, nous pouvons être sûrs que toutes les choses nécessaires ont été faites au moment où le nouvel employé commence à travailler.
En outre, l'équipe a également créé des flux pour la facturation des rapports techniques, les rapports de maladie, les dénonciateurs et les plans d'action des groupes de travail, entre autres. À l'avenir, elle souhaite également intégrer Zenya FLOW à la gestion des plaintes et des incidents.
Le centre de soins résidentiels s'est initialement adressé à Zenya CHECK pour gérer ses audits internes. En effet, cela se faisait encore par le biais de questionnaires sur papier, que l'équipe saisissait ensuite manuellement dans Excel. Désormais, ils créent les questionnaires dans Zenya CHECK.
"Désormais, lorsque nous réalisons des audits, nous pouvons mettre les résultats côte à côte et les comparer", explique Barbara. "Avant, nous devions mettre tous les fichiers Excel côte à côte et commencer à nous poser des questions. Maintenant, nous n'avons plus à le faire, grâce aux rapports automatiques de Zenya! D'ailleurs, dans les rapports de Zenya, on peut aussi filtrer très clairement par département. Cela nous fait gagner beaucoup de temps".
Le WZC utilise également Zenya CHECK pour obtenir son label de qualité Menso. "Le parcours Menso se compose de diverses réalisations sur lesquelles notre organisation est évaluée. Nous avons ajouté toutes ces réalisations par le biais de cadres dans CHECK. Au début de ce processus, nous avons laissé les groupes de travail impliqués noter les réalisations afin de voir où nous sommes déjà forts et où nous pouvons encore nous améliorer. En outre, nous pouvons maintenant voir parfaitement quel est le statut de chaque performance. Nous pouvons ensuite discuter de ce statut au sein du comité de pilotage et des groupes de travail.
Qu'est-ce que Zenya a de plus précieux ? Barbara pense que c'est l'aspect intégré. Non seulement les trois modules fonctionnent de manière très conviviale individuellement, mais ils forment également un ensemble clair. Et c'est un grand avantage pour les personnes qui travaillent sur le terrain. "Que vous cherchiez un document de travail, que vous vouliez consulter un rapport ou que vous vouliez signaler un défaut technique, il vous suffit d'aller sur Zenya. C'est également très clair pour nos employés : ils savent qu'ils peuvent aller sur Zenya pour tout.
En outre, le lien entre les modules permet de gagner du temps et de la sérénité. Barbara : "Avant, je devais penser à envoyer des rappels moi-même, mais cela se fait maintenant automatiquement. Nous pouvons même personnaliser cela pour chaque personne individuellement, ce qui facilite grandement le suivi."
Hanne ajoute : "Pour notre système de qualité et les groupes de travail, Zenya représente en effet un grand pas en avant en termes de suivi. Auparavant, les actions étaient énoncées dans les groupes de travail, puis perdues de vue. Désormais, nous avons des plans d'action par groupe de travail et chaque action a un responsable. L'idée est que cette personne rende compte de l'état d'avancement de l'action chaque mois. De cette manière, nous avons une bien meilleure vision des points de travail".
Qu'il s'agisse de consulter un rapport ou de signaler un défaut technique, il suffit de s'adresser à Zenya. C'est également très clair pour notre personnel".
Hanne et Barbara ont encore de nombreux projets pour Zenya, tels que l'extension de la gestion des plaintes et des incidents et l'utilisation du fichier de cartes pour la gestion des appareils. Elles prennent le temps de mettre en place ces actions elles-mêmes. Et quelque chose n'est pas clair ? Elles cherchent alors une réponse dans la communauté Infoland.
"Nous pouvons toujours compter sur la communauté", déclare Barbara. "C'est même devenu un automatisme. Nous rencontrons quelque chose ? Alors je vais d'abord jeter un coup d'œil dans la communauté. Après tout, il y a beaucoup d'organisations similaires qui se posent les mêmes questions que nous. De nouvelles informations sont publiées chaque jour, ce qui est très utile !
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