Dans un laboratoire clinique, de nombreux tests sont effectués. Il va sans dire que la gestion de la qualité y est cruciale, tout comme dans le laboratoire clinique de l'az Vesalius à Tongres. Le biologiste clinique Bram Ngô et l'assistant de recherche Joris Comhair sont tous deux responsables de la qualité et nous en disent plus sur les tenants et les aboutissants du laboratoire.
Joris travaille dans le laboratoire depuis octobre de l'année dernière ; Bram y travaille depuis environ six ans. Lorsqu'il a commencé, il s'est vu confier la tâche de passer en revue tous les processus en tant que responsable de la qualité. Comme il trouvait le système de gestion de la qualité relativement rigide et démodé à l'époque, Bram a décidé de faire tabula rasa et de passer à un nouveau système.
"Sur mon ancien lieu de travail, nous travaillions déjà avec Iprova (aujourd'hui Zenya). Comme j'en étais très satisfait, j'ai repris contact avec Infoland . J'ai été étonné d'apprendre qu'az Vesalius travaillait déjà avec le logiciel dans tout l'hôpital. Nous disposions donc de toutes les autorisations et de tous les modules nécessaires pour créer notre propre portail dans le laboratoire".
Avec les modules DOC et FLOW, Bram a d'abord voulu utiliser Zenya pour la gestion des documents et le reporting des incidents au sein du laboratoire. Puis Zenya CHECK a été ajouté.
"Zenya Zenya DOC fonctionne de manière très simple", déclare Bram. "La recherche de documents est beaucoup plus pratique que dans notre système précédent. Vous avez une barre de recherche en haut où vous tapez des mots-clés et obtenez des résultats de recherche pertinents. Il s'agit d'une méthode de recherche moderne, comparable à celle de Google, sans structure de dossiers complexe dans laquelle il faut fouiller".
Mais il n'y a pas que la recherche qui soit plus facile dans DOC. La saisie des documents, en particulier les paramètres de partage, est également beaucoup plus pratique. "Au sein d'un document, vous pouvez indiquer qui est autorisé à lire quels chapitres. Auparavant, nous devions créer un document différent pour chaque accès, par exemple un pour les infirmières et un pour les employés d'entretien. Si quelque chose changeait, nous devions nous rappeler de changer toutes les versions. Maintenant, grâce à Zenya DOC, nous pouvons travailler sur une seule version.
Chercher quelque chose dans Zenya DOC est très simple ; cela fonctionne un peu comme Google. Fini donc la structure de dossiers obsolète".
En plus de Zenya DOC, le laboratoire utilise Zenya FLOW comme système de reporting. "FLOW offre vraiment l'amélioration la plus importante et la plus visible par rapport à notre système précédent", déclare Bram. "Le plus intéressant, c'est que vous pouvez créer beaucoup de choses vous-même, sans connaître aucun langage de programmation. Aucune méthode n'est imposée. Nous pouvons assembler les flux de la manière dont notre laboratoire souhaite les utiliser.
De cette manière, Bram et Joris ont pu construire leur système de reporting de manière très ciblée et pratique, ce qui explique qu'il soit de plus en plus utilisé aujourd'hui. "Le système précédent était beaucoup plus lourd pour les utilisateurs. Par exemple, ils devaient choisir s'il s'agissait d'un rapport d'incident ou d'une suggestion, une étape qui se révélait souvent erronée. Aujourd'hui, cette division est intégrée dans le système sous-jacent. Sur la base de questionnaires dynamiques, les utilisateurs introduisent automatiquement une suggestion ou un flux d'incidents".
Notre système précédent était très lourd à utiliser. Zenya FLOW est beaucoup plus simple. En conséquence, nous recevons beaucoup plus de rapports, et c'est finalement l'objectif : savoir ce qui se passe dans l'atelier.
Le laboratoire clinique utilise Zenya CHECK pour réaliser des audits et des évaluations de fournisseurs. "Pour les audits, nous avons ajouté au logiciel toutes les normes ISO de BELAC. Pour chaque norme, vous pouvez indiquer si elle est en ordre et si elle a été contrôlée. Ce qui est pratique, c'est qu'il est possible d'en tirer automatiquement un rapport. Vous pouvez ainsi voir immédiatement quelles normes ont été contrôlées pour un poste de travail donné, par exemple, et lesquelles doivent encore l'être.
Chaque année, les fournisseurs de laboratoires doivent également être évalués. Là encore, Zenya CHECK contribue à l'efficacité de cette évaluation. "Nous avons un questionnaire pour chaque fournisseur. Il est possible d'attribuer un score à chaque question et de définir l'action liée à un score spécifique. Moins de trois étoiles, par exemple, signifie qu'une action de suivi doit être associée, comme contacter le fournisseur ou résilier le contrat. Ce message est automatiquement envoyé à la bonne personne.
L'aspect le plus pratique de Zenya CHECK est la possibilité de générer automatiquement des rapports. Vous n'avez pratiquement rien à faire vous-même pour cela".
Zenya CHECK aide également les employés à ne pas oublier les évaluations des fournisseurs. Le laboratoire a lié les questionnaires à des calendriers de tâches afin que des notifications soient envoyées à chaque fois.
Ces plannings sont utilisés pour toutes sortes de tâches et garantissent que chaque employé du laboratoire sait ce que l'on attend de lui. "Nous ne savons jamais à l'avance qui sera à quel poste de travail. C'est pourquoi nous avons créé des équipes en fonction des postes de travail dont nous disposons. Nous avons assigné des tâches spécifiques à chaque équipe, comme l'entretien d'un équipement de temps en temps. La personne qui se trouve sur la machine à ce moment-là reçoit alors une notification.
Une fois la tâche achevée, elle peut être cochée. Y a-t-il des tâches inachevées dont la date est dépassée ? Dans ce cas, les responsables de la qualité recevront automatiquement une notification.
Nous gérons les appareils dans le laboratoire par le biais d'un boîtier de cartes numériques. Nous pouvons également relier les cartes à d'autres modules Zenya , ce qui est très pratique !
La gestion des équipements dans le laboratoire se fait par le biais d'un fichier numérique disponible de manière centralisée via Zenya. Les différents modules de Zenya peuvent ensuite être reliés à cette boîte à fiches. "Nous pouvons créer des fiches par appareil dans la boîte à fiches électronique. Nous choisissons les données à saisir et nous pouvons utiliser les cartes dans tous les modules Zenya ", explique Bram. Il trouve que c'est un énorme avantage du logiciel. Par exemple, la fiche d'un appareil particulier peut être liée à un plan de travail pour sa maintenance, et cette fiche peut également être intégrée dans un document (une procédure, par exemple). En outre, si un nouvel appareil est ajouté, il trouve immédiatement sa place dans l'index des fiches.
"Récemment, nous avons découvert quelque chose de nouveau qui m'a vraiment enthousiasmé", s'amuse Bram. "Vous pouvez générer un code QR dans Zenya pour chaque document et chaque carte. Vous pouvez imprimer le code QR et le coller sur un appareil, et en scannant le code avec une tablette ou un smartphone, vous obtenez immédiatement les bonnes informations sur la méthode d'utilisation, par exemple."
"Nous avons placé un code QR sur deux appareils et nous allons sans aucun doute poursuivre dans cette voie. Nous avons également commencé à réaliser des vidéos d'instruction pour les appareils complexes dont les actions sont plus difficiles à décrire. Par exemple, comment entretenir un appareil, l'allumer, l'éteindre et l'ouvrir. Visuellement, c'est souvent beaucoup plus clair et amusant, et nous pouvons également choisir qui peut ouvrir le document derrière le code QR. Nous n'aurions jamais pensé utiliser Zenya de cette manière"
J'apprécie l'aspect web de Zenya: je peux me connecter n'importe où et le système est toujours à jour".
Bram est très concis sur la mise en œuvre de Zenya. "Tout s'est déroulé sans problème car je connaissais déjà le système pour l'avoir utilisé chez mon précédent employeur. Comparé à d'autres outils, Zenya est vraiment très performant". Joris ajoute : "Si nous avons une question ou un problème technique, nous obtenons rapidement le soutien nécessaire de la part d' Infoland. Même si nous avons des suggestions pour améliorer les choses, ils écoutent toujours et voient ce qu'ils peuvent faire.
"Notre cœur de métier, ce que nous aimons vraiment faire, est de mener des recherches, de rapporter les résultats et d'informer les médecins. Toutes ces autres choses sont quasiment obligatoires. Mais grâce à Zenya, ces tâches supplémentaires sont réalisées de manière fluide et efficace. Je suis également un vrai fan de l'aspect web de Zenya", déclare Bram. "Tout fonctionne dans le nuage, personne n'a besoin de télécharger des programmes distincts. Je peux également me connecter sans effort à la maison, et les mises à jour se font toujours très facilement. Le système ne devient jamais obsolète et est toujours à jour. Qu'est-ce que je peux dire... Nous sommes de grands fans !
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