Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
L'hôpital flamand az West a enregistré pas moins de 36 440 rapports dans Zenya en 2023. L'az West utilise Zenya avec succès depuis 2010 pour toutes sortes de processus - de la rationalisation des demandes de congé aux questions administratives telles que la demande d'un nouveau projet, et de l'évaluation des fournisseurs aux questionnaires pour les patients après leur admission. Andrei Hollevoet a commencé sa carrière chez az West en tant qu'ergothérapeute, mais il a depuis évolué vers le poste de coordinateur de projet pour le dossier électronique du patient (DEP). Dans ce cas client, il parle de la large applicabilité de Zenyaet de la façon dont l'hôpital utilise toutes les fonctionnalités de notre logiciel.
General Hospital West (az West) est un hôpital général régional situé à Veurne, en Flandre occidentale. L'hôpital est situé à quelques kilomètres de la mer du Nord et de la frontière française. L'az West offre un large éventail de soins de haute qualité, centrés sur le patient, en coopération avec les soins primaires en Belgique. L'hôpital compte 234 lits autorisés et environ 700 employés, ce qui fait de l'az West le plus grand employeur de la région.
"La gestion de la qualité et la sécurité des patients ont toujours été au centre de nos préoccupations", explique Andrei en guise de préambule. "Pour nous, des soins sûrs pour le patient signifient qu'il ne doit subir aucun préjudice du fait des soins ou du contact avec le système de santé. En 2010, nous avons voulu nous attaquer à ce problème de manière plus proactive en adoptant une approche systémique. Il y a quatorze ans, nous ne disposions d'aucune plateforme pour signaler les incidents. Les informations relatives aux incidents étaient stockées partout et nulle part, par exemple dans diverses feuilles Exel. Les informations étaient incomplètes, peu perspicaces et non structurées. Nous devions être plus efficaces..."
Zenya était le seul logiciel qui répondait à nos attentes : un système intégré à partir duquel nous pouvions extraire des informations standardisées sur les dommages évitables".
La cellule qualité d'az West a réalisé qu'un nouveau système était nécessaire pour prévenir et détecter les situations dangereuses. À l'automne 2010, az West est arrivé chez Zenya (alors iProva) après avoir effectué des recherches. Nous étions à la recherche d'un système dans lequel nous pourrions élaborer tous les processus, structures et procédures de notre organisation. L'une de nos priorités était de mettre en place un système électronique de signalement des incidents. Zenya était le seul logiciel qui répondait à nos besoins : un système intégré à partir duquel nous pouvions extraire des informations standardisées sur les dommages évitables".
Un grand avantage pour l'hôpital : déjà à l'époque, Zenya était intégré à la Classification internationale pour la sécurité des patients (ICPS), un cadre de l'Organisation mondiale de la santé visant à définir, harmoniser et regrouper les concepts de sécurité des patients. Cette classification utilise l'az West principalement pour comparer les mêmes types d'incidents.
Entre-temps, l'hôpital a mis en place la station de travail clinique du dossier patient électronique (EPD) de nexuzhealth et a établi un lien avec Zenya. Ce lien permet aux infirmières et aux médecins de cliquer sur le dossier central du patient pour établir un rapport d'incident dans Zenya. "Les données du dossier sont désormais automatiquement saisies dans le formulaire Zenya ", explique Andrei. Cela permet d'accroître l'efficacité opérationnelle, de réduire la charge administrative du personnel de santé, de simplifier le processus de déclaration et d'assurer une déclaration d'incident correcte ainsi que la tenue des dossiers.
Je ne peux pas dire de beaucoup de fournisseurs que les problèmes aigus sont parfois résolus en l'espace d'un jour... mais avec Infoland, c'est le cas.
Une autre raison pour laquelle Zenya s'est démarquée de la concurrence en 2010 a été la possibilité d'imaginer soi-même des choses dans le logiciel, en plus des fonctionnalités "fixes". Andrei : "Cela nous a permis d'envisager une large utilisation du système dans tous les services". Et cette large utilisation ? Cela a bien fonctionné. Au sein de l'hôpital, tous les services utilisent Zenya DOC et FLOW pour soutenir les processus dans différents domaines.
Andrei : "En 2011, dans l'ancien système, nous avions 125 notifications enregistrées. En 2023, il y en aura 36 440, réparties sur une centaine de types de notifications. Pensez à des rapports sur la sécurité des patients, mais aussi sur la logistique, les achats, les ressources humaines, la facturation et les services de l'établissement." L'hôpital de Flandre occidentale est un excellent exemple de la manière de mettre en place des flux de travail dans Zenya aussi efficacement que possible et de la manière dont Zenya peut être utilisé dans l'ensemble de l'organisation.
Andrei reçoit-il parfois des commentaires positifs de la part des utilisateurs finaux ? "Les infirmières disent surtout qu'il est très facile de passer du DSE aux différents modules de Zenya ", répond Andrei. Lui-même est encore heureux que Zenya ait été choisi en 2010. En plus d'accroître l'efficacité et la volonté de rendre compte, Zenya a permis à l'hôpital de travailler avec une plateforme centrale sur laquelle toutes les données sont reliées.
Andrei :Zenya offre de nombreuses possibilités - vous pouvez construire les modules de manière modulaire. Vous voulez tirer le maximum du logiciel ? Dans ce cas, il est judicieux d'y consacrer suffisamment de temps. Cela peut sembler négatif, mais ce n'est pas le cas. Le temps que vous investissez pour tout mettre en place correctement vous rapportera beaucoup plus tard".
Les az West ne sont pas seulement satisfaits de Zenya, ils sont clients depuis plus de 14 ans parce qu'ils peuvent compter sur les personnes qui se trouvent derrière le logiciel. Par exemple, il se connecte régulièrement à la communauté Infoland pour échanger et partager des connaissances avec d'autres hôpitaux. "Je peux dire de quelques fournisseurs que les problèmes aigus sont parfois résolus en un jour... mais avec Infoland , c'est effectivement le cas", conclut Andrei.
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