En tant qu'entreprise de l'industrie alimentaire, CIRFOOD sait très bien à quel point il est important d'assurer en permanence la qualité. Avec 144 sites dans des établissements d'enseignement, des entreprises telles que KPN, etc., Jeroen Disseldorp, responsable de la qualité, attache une grande importance à la vue d'ensemble. Il est heureux de nous expliquer comment Zenya y contribue.
"Lorsque j'ai commencé à travailler au CIRFOOD, il y a un an et demi, mon prédécesseur avait déjà effectué un travail préliminaire considérable. Il avait déjà établi une liste restreinte de progiciels susceptibles de répondre aux besoins et aux exigences de notre organisation", explique Jeroen.
"J'étais alors totalement libre de faire mon choix. La chose la plus importante pour moi était que le système devait me fournir une vue d'ensemble facile. Par exemple, avant d'utiliser Zenya, nous ne pouvions pas créer des rapports de manière simple. À mon avis, il fallait vraiment que cela change, car c'est ainsi que je peux gérer la qualité au sein d'une organisation comme la nôtre", poursuit-il.
En fin de compte, la décision a été prise en faveur du logiciel d' Infoland, Zenya. "Zenya répond à environ 90-95% de nos besoins et c'est vraiment génial. Si je devais mentionner un point que je n'aime pas, c'est qu'il peut en faire trop pour ce dont nous avons besoin actuellement. Mais qui sait, à l'avenir, je dirai peut-être : comme c'est bien qu'il puisse faire cela aussi, donc ce n'est certainement pas négatif.
Pour chaque notification, je reçois un signal qui me permet de déterminer si un suivi est nécessaire. C'est ce que nous avons mis en place dans Zenya FLOW et cela fonctionne très bien.
"Actuellement, le CIRFOOD utilise Zenya DOC pour saisir les flux de travail et les normes telles que ISO9001 et ISO14001. Ce système est principalement utilisé au siège. Pour cela, il fallait que la gestion des documents soit sécurisée, mais aussi que personne ne puisse faire des modifications au hasard. Zenya DOC est une solution parfaite" selon Jeroen.
Zenya FLOW est utilisé pour planifier les tâches et signaler les incidents et les déviations. Les employés des sites l'utilisent, par exemple pour les mesures de température régulières avec un workflow, mais aussi pour la réservation des livraisons et le signalement des incidents dans le cadre de la sécurité alimentaire. Tout cela contribue au respect de l'HACCP.
Pour les rapports d'incidents, je voulais pouvoir y associer un flux de travail, de sorte qu'un rapport ne doive pas toujours être traité immédiatement. Je recevrai une notification pour chaque rapport, ce qui me permettra de déterminer si un suivi est nécessaire. Nous avons mis cela en place dans Zenya FLOW et cela fonctionne très bien", poursuit Jeroen.
Présentation d'un dossier dans Zenya DOC par département avec les certifications ISO et les rapports.
Si ce n'est pas fait à temps, ils recevront automatiquement un rappel. Je ne dois donc plus assurer moi-même ce suivi, à moins que les tâches ne restent ouvertes trop longtemps.
"Ce qui est bien, pour moi et pour les employés sur place, c'est que toutes les tâches importantes et récurrentes ont été définies dans des calendriers de tâches. Ils reçoivent désormais une notification les informant qu'ils doivent faire quelque chose, par exemple mesurer la température, afin qu'ils puissent le faire immédiatement et poursuivre leur travail tout de suite après. S'ils ne le font pas à temps, ils reçoivent automatiquement un rappel", explique Jeroen.
"Je n'ai donc plus besoin de suivre cela moi-même, à moins que des tâches ne restent ouvertes trop longtemps. Les rapports ne sont pas encore tous configurés comme je l'avais imaginé, mais les tendances sont déjà visibles. Par exemple, il y a des endroits où les choses ne sont souvent pas terminées avant le vendredi après-midi, ce qui signifie qu'il y a des écarts qui ne peuvent être résolus que plus tard. C'est quelque chose que je peux gérer".
Une vue d'ensemble des tâches dans Zenya FLOW, qui peuvent être gérées par site.
"Jeroen constate que les employés ont déjà trouvé leur chemin avec la version mobile de Zenya. S'ils doivent mesurer la température, il leur suffit d'utiliser Zenya sur leur propre smartphone pour la communiquer immédiatement, sur place", explique Jeroen. "Nos FOODIES, des parties externes qui proposent leurs produits sur nos sites, travaillent également avec Zenya et nous font part de leurs commentaires positifs.
C'est pourquoi il est actuellement en train de mettre en place une tablette par site avec le logiciel Zenya Capture App Zenya Capture App. Il voit l'avantage pour sa branche de faire des rapports et de suivre les calendriers des tâches avec l'application : "En fait, ce n'était pas prévu avant la fin de 2022, mais comme nous avons été fermés la plupart du temps au cours de l'année et demie écoulée, nous avons pu commencer à travailler sur ce point maintenant". C'est un avantage de cette période particulière".
Transmission des notifications de température via l'application mobile.
Reporting complété par l'application mobile.
Bientôt, lorsque j'aurai une vue d'ensemble grâce aux rapports, cela facilitera grandement mon travail".
Jeroen est évidemment en train de mettre en œuvre l'application Zenya Capture App, mais les sites qui l'utilisent déjà sont ravis : "Ils la trouvent vraiment facile à utiliser et remarquent surtout le gain de temps qu'apporte cette méthode de travail."
En outre, Jeroen travaille toujours à la mise en place de divers rapports : "Un système comme Zenya doit fonctionner pour vous, il ne doit pas devenir un fardeau administratif. Bientôt, lorsque j'aurai une vue d'ensemble grâce aux rapports, mon travail sera beaucoup plus facile. Je pourrai alors me concentrer sur le fond de mon travail plutôt que sur les questions périphériques (administratives)".
En d'autres termes, il continue d'optimiser. Et pour cela, Jeroen est reconnaissant au Functional Management Desk d' Infoland: "J'avais un assistant, mais malheureusement, vu la situation, il n'a pas pu rester. Et je n'ai ni le temps ni les connaissances nécessaires pour tout faire moi-même. C'est donc très agréable de pouvoir faire appel à vous pour m'aider dans cette tâche.
À l'avenir, Jeroen voit également des opportunités pour iQualify dans le domaine de l'assurance de l'expertise. Il est également intéressé par Zenya CHECK. "Pour l'instant, nous utilisons encore d'autres logiciels pour la gestion des audits, mais mon objectif est de les fusionner avec Zenya DOC et FLOW. C'est évidemment très pratique lorsque tout est organisé dans un seul système. Il est également beaucoup plus facile de démontrer la conformité aux normes.
Il est juste de dire que Jeroen est satisfait de Zenya et qu'il l'aide à garantir et à accroître la qualité au sein de CIRFOOD. La qualité ne peut tout simplement pas être oubliée dans l'ensemble de l'organisation et elle est désormais toujours au centre des préoccupations. Il aimerait cependant que d'autres organisations de l'industrie alimentaire travaillent dans ce sens, car il se sent parfois un peu isolé dans la communauté d' Infoland. Plus sérieusement, il estime que ce système peut aider n'importe quelle organisation à améliorer et à maintenir la qualité.
La brochure sur Zenya FLOW vous montre comment ce puissant système de gestion des incidents peut être déployé afin que votre organisation puisse tirer des enseignements des rapports et mettre en œuvre des actions d'amélioration.
Contactez nos experts sans engagement ! Nous nous ferons un plaisir de réfléchir avec vous.
