DB Cargo Belgium est responsable du transport ferroviaire de marchandises pour le compte de la société mère DB Cargo AG (qui fait partie du groupe Deutsche Bahn). En 2018, lorsque la nécessité d'étendre les activités en Belgique s'est présentée, des mesures ont dû être prises rapidement pour obtenir la certification nécessaire.
Depuis 2018, Dries de Craemer dirige le département QHSE de DB Cargo Belgium. Pour obtenir leur licence au plus tôt et se mettre au travail, il s'est mis à la recherche d'une solution appropriée qui allait au-delà des systèmes traditionnels.
"Pour opérer en tant qu'entreprise ferroviaire en Belgique, vous devez obtenir un certificat du gouvernement. Pour obtenir ce certificat, vous devez être en mesure de prouver, entre autres, que vous maintenez effectivement des procédures, des documents, des manuels, etc. pour tout", explique M. Dries. Soumis à des contraintes de temps, il devait trouver une solution pour gérer leur documentation le plus rapidement possible.
"Je ne me sentais pas à l'aise avec la gestion traditionnelle de nos documents, sur papier ou via SharePoint. C'est pourquoi j'ai commencé à chercher des systèmes de gestion de documents en ligne. Par pure coïncidence, c'est ainsi que j'ai trouvé Zenya DOC".
Les vidéos YouTube présentant des études de cas de clients ont tout de suite attiré l'attention de M. Dries. "Dans ces vidéos, il m'est apparu évident que Zenya DOC est plus qu'un système de gestion de documents classique. L' Search app qui l'accompagne favorise l'interactivité avec les employés sur le terrain, ce que les autres fournisseurs ne pouvaient pas offrir."
"Pour nous, il est extrêmement important que chaque personne sur le terrain ait un accès rapide et facile aux bons documents. Les différents types de documents peuvent être classés par position dans Zenya DOC, chacun d'entre eux ayant également son propre code couleur.
Les administrateurs de logiciels ont accès à tous les documents, tandis que les utilisateurs finaux ne voient que les documents qui les concernent. Cette classification par position garantit que la documentation est claire et facile à consulter pour tout le monde.
Les administrateurs peuvent facilement modifier les documents partagés dans Zenya DOC. Comme nous avons le contrôle sur le type d'informations qui apparaissent dans l'application, nous sommes toujours sûrs que nos employés consultent les versions correctes et les plus récentes", explique M. Dries.
Peu de temps après Zenya DOC, DB Cargo Belgium a également souscrit au module Zenya FLOW . Celui-ci a été développé spécifiquement pour soutenir la gestion des incidents sur le lieu de travail, à l'aide de l' Capture app.
"Le succès de l' Search app a rapidement montré qu'une application conviviale était le meilleur moyen d'obtenir l'adhésion du personnel sur le lieu de travail. Et nous constatons la même chose avec l' Capture app." Grâce à cette application, les employés peuvent très facilement signaler à la direction des plaintes, des accidents du travail, des idées d'amélioration ou des situations dangereuses.
"De plus, grâce à l'appli, nous pouvons également répondre nous-mêmes aux rapports, et c'est quelque chose que les employés apprécient. Cela les motive à s'engager davantage dans l'entreprise et à signaler plus facilement les problèmes."
Zenya simplifie et clarifie les choses pour ceux qui travaillent sur le terrain. Ce qui signifie aussi qu'elle a plus de chances d'être utilisée. Nous n'avons pas trouvé cette interactivité significative avec les employés sur le terrain avec d'autres fournisseurs de logiciels.
"L'un des principaux avantages des applications Zenya est qu'elles nous permettent d'en savoir plus sur ce qui se passe", ajoute M. Dries. "Vous pouvez maintenir des liens avec des personnes sur le terrain de manière plus efficace, même si vous ne vous voyez pas très souvent. Grâce aux applications, nous sommes sûrs que nos collaborateurs disposent des bonnes informations et qu'ils peuvent transmettre des rapports rapidement. En outre, les membres du personnel sont incroyablement satisfaits, ce qui est bien sûr encore plus important.
Le fait que les applications soient si conviviales constitue également un autre avantage. Dries : "Avec le logiciel de Zenya, nous pouvons vraiment faire bonne impression lors des inspections. En effet, lors des audits annuels et des inspections de sécurité, ce n'est pas seulement le papier qui compte. Un autre avantage est de pouvoir prouver que l'approche est pertinente sur le lieu de travail et que l'on a investi dans un logiciel qui permet aux employés de participer. Zenya nous aide donc à répondre aux obligations d'une entreprise ferroviaire dans plusieurs domaines.
"Si vous êtes en mesure de répondre rapidement aux préoccupations des employés, vous constaterez qu'ils sont eux-mêmes plus attentifs aux défis de votre entreprise."
Une application unique dans laquelle les employés trouvent les bons documents le plus rapidement possible, et une autre application avec laquelle ils peuvent facilement signaler des incidents : c'est un ensemble unique tout-en-un dans lequel Dries voit d'énormes avantages ainsi que des possibilités.
"Je pense que nous utilisons aujourd'hui environ 70 % des possibilités offertes par Zenya . Mais nous sommes déterminés à en tirer bien davantage. C'est ainsi que nous sommes en train de recruter de nouveaux employés par l'intermédiaire de Zenya."
À ce stade, Dries souligne qu'ils n'ont pas dû partir de zéro. Il a lu dans un cas client d' Infoland qu'une entreprise avait rencontré les mêmes problèmes que DB Cargo Belgium. Leur flux d'accueil était décrit dans le cas, et Dries et son équipe ont pu étendre leur logiciel eux-mêmes.
"C'est la beauté de Zenya. On vous donne, en quelque sorte, un produit modulaire que vous pouvez développer vous-même. De temps en temps, vous vous réunissez avec d'autres utilisateurs de Zenya , des cas sont expliqués et vous pouvez partager vos expériences. En outre, il existe également une communauté en ligne où vous pouvez poser des questions ou consulter des exemples d'autres organisations. Enfin, nous pouvons toujours compter sur les consultants d' Infoland pour obtenir de l'aide ou des conseils.
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