Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
Dichterbij est là pour les personnes handicapées mentales et leur entourage. Sur un site résidentiel ou professionnel de Dichterbij, à la maison ou à l'école, Dichterbij fournit un soutien, des soins et un traitement. Depuis décembre, l'organisation de soins utilise Zenya pour la gestion durable des documents. La principale prémisse au début de ce projet était la localisation des politiques : les employés devaient être en mesure de trouver rapidement des documents de politique à jour afin de fournir des soins centrés sur le client et sûrs.
Lianne Soer - van Baal (conseillère en communication) et Henri Pijnappels (chef de projet) expliquent pourquoi Zenya s'est distingué pour eux lorsqu'ils étaient à la recherche d'un système de gestion documentaire convivial. Dichterbij a également été l'un des premiers clients à mettre en place une campagne dans Zenya BOOST, afin de partager des informations ciblées sur le nouveau système avec les gestionnaires de documents de l'organisation.
Le système de gestion documentaire de notre client Dichterbij était gravement obsolète. Qu'est-ce qui n'allait pas ? Lianne explique : "Le système était techniquement dysfonctionnel et présentait des risques pour la sécurité. Le moteur de recherche de l'ancien système était inutilisable. Par conséquent, les informations étaient difficiles, voire impossibles à trouver pour les employés. En outre, les documents de politique générale contenus dans le système n'étaient pas à jour et faisaient souvent double emploi."
"L'ancien système n'était plus gérable - il s'agissait d'une application sur site qui avait pris du retard à cause de plusieurs mises à jour. La gestion interne n'était pas non plus bien gérée", ajoute Henri.
Dichterbij a commencé à chercher un nouveau système. En amont du projet, une vaste enquête a été menée afin de déterminer les exigences du processus de sélection. Un groupe important de personnel soignant, de responsables de la qualité et de gestionnaires de contenu ont été interrogés sur leurs souhaits et leurs désagréments en ce qui concerne la recherche, la création et la gestion des documents de politique générale.
Zenya s'est rapidement imposée au cours de cette recherche. Henri : " Nous avons demandé une démonstration de Zenya DOC. Zenya, en tant qu'application SaaS, était un choix logique pour nous. C'est un environnement convivial qui s'intègre bien à notre intranet social actuel." Cette intégration avec l'intranet Iris était l'une des principales exigences de Dichterbij. Il fallait s'assurer que les employés puissent consulter toutes les informations dont ils avaient besoin à partir d'un seul environnement.
"Les collègues doivent être en mesure de supposer que les informations peuvent être trouvées rapidement ET qu'elles sont à jour, quel que soit le système d'où elles proviennent. Il ne faut pas qu'il y ait trois versions différentes d'un document qui circulent", explique Henri. Zenya y est parvenu, même si Lianne et Henri sont conscients que de bons accords et cadres sont également nécessaires. Lianne : "Nous avons maintenant établi ces accords. Prenons l'exemple de la vision de la gestion de l'information à l'échelle de l'organisation. Comment allons-nous travailler avec le nouveau système ? Nous avons inclus la description du processus, les tâches, les rôles et les responsabilités dans la nouvelle politique.
Notre ancien système de gestion documentaire n'était plus gérable - il s'agissait d'une application sur site qui avait pris du retard à cause de plusieurs mises à jour. La gestion interne n'était pas bien gérée non plus".
L'objectif ultime de Zenya et des cadres établis est de permettre aux employés de fournir des soins sûrs et axés sur le client. Bien que Dichterbij n'utilise son nouveau système de gestion documentaire que depuis quelques semaines, les réactions internes sont déjà positives. "Les employés trouvent le logiciel visuellement attrayant et disent qu'il est facile à utiliser. Vous arrivez directement là où vous devez être", déclare Lianne.
Henri ajoute : "Le point fort de notre situation est sans aucun doute l'intégration avec l'Intranet d'Iris. Pour nous, ce lien est indispensable, car l'intranet est la page d'accueil des collègues. S'ils veulent chercher quelque chose, ils le font directement via l'intranet. Les employés ne se rendent pas vraiment compte qu'ils sont dans Zenya, bien qu'il soit également possible d'effectuer des recherches directement via DOC. Dichterbij a créé des instructions de travail pour la recherche d'informations dans un document interactif dans Zenya. Ainsi, pour les professionnels de santé de Dichterbij, l'emplacement d'un dossier n'a pas d'importance - tout est facile à trouver.
"Ce que les collègues considèrent maintenant comme un avantage, c'est la possibilité d'ajouter un commentaire pour le gestionnaire de documents s'ils ne comprennent pas quelque chose dans le contenu", déclare Lianne. "Vous pouvez rapidement voir qui est responsable d'un dossier particulier. Auparavant, les documents contenaient encore les noms d'employés qui n'étaient plus en service depuis un certain temps." En outre, le front office peut désormais aider rapidement les employés qui n'ont pas de connaissances numériques, en partageant le lien d'un document. "Le lien renvoie toujours à la bonne version d'un fichier. Ainsi, lorsqu'un lien est publié sur l'intranet, il reste toujours à jour. C'est une grande différence par rapport à l'ancienne méthode de travail !
Actuellement, Dichterbij utilise le module DOC. Le module Zenya Search app sera également déployée prochainement. Il s'agit d'une solution pratique pour les employés qui ne travaillent pas toujours sur un PC mais qui doivent accéder régulièrement à des documents. Grâce à l'application, les collègues auront bientôt accès aux documents à tout moment, même sans connexion internet et lorsqu'ils sont en déplacement ou en visite chez un client, par exemple.
Avec Zenya BOOST, Dichterbij a lancé une campagne réussie pour les gestionnaires de documents. "Notre consultant Infoland nous a signalé le nouveau module, qui nous permet d'atteindre de grands groupes d'employés avec un minimum d'efforts", explique Lianne. "Nous avons lancé une campagne pour les gestionnaires de documents avant la mise en service, afin de les préparer au DOC et aux sessions de formation à venir. Pour ce faire, Dichterbij a utilisé un modèle de campagne fourni par Infoland. Ils l'ont facilement complété avec leur propre contenu. Grâce à BOOST, les employés reçoivent de petits éléments d'information (microlearnings) par courrier électronique pendant une certaine période, sur lesquels ils peuvent ensuite cliquer pour accéder à l'ensemble de la campagne dans une chronologie claire.
"Au départ, en tant que responsable de la communication, j'étais un peu hésitante à mettre en place une campagne dans BOOST, car nous avons un accord interne selon lequel nous n'utilisons pas l'e-mail comme outil de communication", explique Lianne. "Mais comme nous voulions partager avec les gestionnaires de documents des informations ciblées sur Zenya, dans lesquelles ils pouvaient cliquer sur DOC, nous avons tout de même mis en place une campagne. J'ai été positivement surprise ! La mise en place d'une campagne dans BOOST est très simple et directe.
Pour préparer les gestionnaires de documents à ce qui s'annonce, nous avons mis en place une campagne dans Zenya BOOST. J'ai été positivement surprise ! La mise en place d'une campagne dans BOOST est très simple et directe."
Lianne et Henri prévoient d'utiliser Zenya BOOST plus souvent pour partager des informations avec les gestionnaires de documents ou d'autres groupes, par exemple lorsque l' Search app sera déployée. Henri : " C'est la prochaine étape, le déploiement de l'application. Nous poursuivons maintenant avec enthousiasme le déploiement du plan de gestion et son développement. La gestion des documents est un processus continu. Nous sommes convaincus qu'avec Zenya, nous sommes sur la bonne voie pour une gestion durable des documents.
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