La sécurité et la qualité ne sont nulle part aussi importantes que dans le secteur des soins de santé. En outre, la pandémie de COVID a montré à quel point la flexibilité est essentielle. Johan Engels, ICT manager à l'hôpital Heilig Hart de Lier, en Belgique, en a également fait l'expérience. Ici, la numérisation a pris de l'ampleur l'année dernière.
Johan a commencé sa carrière dans le secteur des soins de santé en tant qu'infirmier, mais lorsqu'en 2016 le besoin de numérisation est devenu pressant dans l'hôpital, il est passé aux TIC. D'abord en tant que chef d'équipe de la gestion des applications. C'est là qu'il s'est familiarisé avec le logiciel Zenya . Depuis le1er mars de cette année, il assume le rôle de ICT manager. Aujourd'hui, il connaît Zenya comme personne.
"Avant 2016, tout ce qui se passait à l'hôpital était encore largement conservé sur papier", explique Johan. "À partir de 2017, la sensibilisation au numérique a commencé à augmenter, et le service TIC de l'hôpital a également connu une croissance exponentielle. Par conséquent, pour obtenir notre accréditation, il était nécessaire de pouvoir démontrer, entre autres, que nous avions enregistré des procédures pour tout." C'est pourquoi Johan et ses collègues ont commencé à chercher un moyen efficace de gérer les documents et les incidents et se sont tournés vers Zenya.
Ils ont choisi Zenya DOC pour la gestion des documents et Zenya FLOW pour la gestion des incidents. "Après cela, les choses se sont déroulées rapidement. Tout d'abord, Olivier d' Infoland nous a rendu visite pour donner une formation. Ensuite, avec l'équipe de gestion des applications, j'ai repris le projet en interne et nous l'avons développé en fonction de nos besoins.
"À cause de COVID, notre personnel a dû s'habituer rapidement à l'utilisation de l'application. Aujourd'hui, ils ne peuvent plus s'en passer."
À cause de COVID, nos collaborateurs ont dû s'habituer rapidement à l'utilisation de l'application. Aujourd'hui, ils ne peuvent plus s'en passer".
"Dans un hôpital, il y a des procédures pour tout. De l'administration d'une injection à l'implantation d'un stimulateur cardiaque, tout est documenté quelque part. Toutes ces procédures doivent, bien entendu, être accessibles aux bonnes personnes et être toujours à jour. Il était donc essentiel de disposer d'un système de gestion documentaire flexible.
"Dans Zenya Zenya DOC, nous pouvons facilement créer et éditer des documents nous-mêmes. Surtout avec l'arrivée de COVID, cet outil a fait ses preuves. Nous avons dû soudainement passer à la vitesse supérieure pour intégrer dans le système toutes les procédures et informations dont les employés avaient besoin. Au début, c'était un peu rapide et sale parce que tout devait se faire très vite, mais cela a fonctionné.
L' Search app qui l'accompagne permet aux employés de consulter facilement des informations sur leur appareil et d'y accéder depuis leur domicile. "Actuellement, nous constatons que le 'corona tool' est toujours dans le top 3 des documents les plus consultés dans notre Zenya DOC. En l'espace d'un an, les gens sont devenus très à l'aise avec l'application".
Outre Zenya DOC, l'hôpital utilise également Zenya FLOW pour la gestion des incidents. "Le système de signalement des incidents est très complet", explique Johan. "Qu'il s'agisse d'incidents réels ou de rapports d'agression, nous pouvons nous-mêmes relier un flux à tout cela afin que les bonnes personnes soient informées. À leur tour, ces personnes peuvent décider si une analyse plus approfondie est nécessaire et quelles mesures doivent être prises. Il arrive par exemple qu'un incident ait déjà été clôturé alors que quelqu'un n'est pas d'accord avec la solution. Dans ce cas, je peux tout à fait rouvrir ce rapport afin qu'il puisse continuer à être traité".
Johan cite à nouveau la pandémie pour illustrer l'utilité de Zenya. "Nous avions besoin d'une vue d'ensemble claire de toutes les déclarations de maladies à l'échelle de l'hôpital pour savoir quelles étaient les affections liées au COVID.
Dans Zenya FLOW, nous avons pu mettre en place des questions auxquelles les utilisateurs devaient répondre, et les réponses étaient envoyées en un clic aux responsables des soins et au département des ressources humaines". De cette façon, il est rapidement devenu clair s'il y avait un groupe de rapports de maladie dans un service particulier et des mesures ont pu être prises rapidement.
"En particulier dans la phase aiguë, c'était très important pour nous, car nous avions besoin de certitude quant au déploiement de nos ressources. Grâce à Zenya FLOW et à l' Capture app qui l'accompagne, nous pouvions changer de vitesse rapidement. Parfois, nous recevions un message de l'atelier nous indiquant qu'il manquait quelque chose dans notre configuration Zenya FLOW ou que quelque chose n'allait pas. En quelques jours, nous avons pu résoudre le problème, faire une démonstration de la solution et la mettre en œuvre.
En fait, tous les processus sont possibles dans Zenya. Et si vous ne voyez pas la solution vous-même, vous pouvez simplement vous adresser à Infoland ou à la Communauté Infoland ".
"L'un des grands avantages de Zenya est qu'il s'agit d'un système très flexible. Lors de la formation initiale, on nous a donné des repères et on nous a expliqué ce que nous pouvions faire avec le logiciel. Après cela, c'est devenu mon terrain de jeu", plaisante Johan. "C'est ce qu'il y a de bien avec Zenya. Nous pouvons tout construire nous-mêmes, développer des flux et les étendre. Nous ne dépendons pas d' Infoland pour ajuster les choses, ce qui est extrêmement important, surtout dans notre secteur.
"En outre, les lignes de communication courtes avec Infoland sont un véritable atout. Si nous sommes bloqués dans Zenya, nous pouvons toujours nous adresser à eux et trouver rapidement des solutions. Il y a aussi toute une communauté Infoland où l'on partage des astuces et des méthodes de travail. - Nous pouvons toujours nous adresser à nos collègues et, de cette manière, nous avons déjà obtenu des informations intéressantes.
Enfin, selon Johan, il y a aussi l'interface du logiciel Zenya : "L'apparence est également importante. Un outil moderne, frais, c'est ce que l'utilisateur final veut voir. Et Zenya répond parfaitement à ce besoin. Pour l'instant, nous ne sommes pas encore sur la dernière version de Zenya, dans laquelle de nombreuses optimisations visuelles ont à nouveau été apportées. Cette mise à jour est prévue pour le mois de novembre. Nous avons également la possibilité de personnaliser certaines choses, comme les couleurs ou notre logo.
"Pour faire court : je pense que Zenya est un excellent produit. Et bien qu'il ne corresponde plus tout à fait à ma fonction actuelle de responsable ICT, j'aime toujours l'utiliser pour comprendre les choses". conclut Johan.
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