Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
L'hôpital Imelda de Bonheiden, en Belgique, est un hôpital régional avant-gardiste qui offre des soins complets. Chaque jour, 1 700 membres du personnel et 160 médecins se consacrent à fournir des soins sûrs et de haute qualité à des milliers de patients. Kristin Muller, responsable de la politique de qualité à l'échelle de l'hôpital, dirige une équipe dévouée. Dans ce témoignage, elle partage son expérience avec Zenya et ses nouvelles fonctionnalités d'IA dans les modules d'audit et de gestion des risques.
À l'hôpital Imelda de Bonheiden, en Belgique, plus de 1 700 membres du personnel, 160 médecins et plus de 100 bénévoles se consacrent chaque jour aux soins des patients. Chaque année, quelque 21 000 admissions classiques et 48 000 admissions en hôpital de jour ont lieu. Sur une base annuelle, l'hôpital compte environ 211 000 consultations. Comment font-ils pour assurer le bon fonctionnement de l'hôpital et fournir des soins de qualité à tant de personnes ? Grâce à un travail d'équipe enthousiaste et aux techniques les plus innovantes. Pour la gestion de la qualité et des risques, l'hôpital fait confiance à Zenya depuis des années. Kristin Muller structure et protège ce rôle dans un contexte de soins de santé en évolution rapide.
À l'origine, l'hôpital Imelda a commencé à utiliser Zenya pour la gestion des documents. Aujourd'hui, il travaille avec tous les modules de gestion de la qualité de Zenya, y compris les dernières fonctionnalités d'IA. Kristin déclare : "L'assurance qualité est très importante pour nous, mais la gestion des risques a d'abord été effectuée de manière ad hoc. Il n'y avait pas de système ou de processus global. Les audits ? Ils étaient principalement réalisés sur papier ou dans Excel. Vous pouvez imaginer que cela demandait beaucoup de travail".
Cette situation devait être modifiée et rendue plus efficace, c'est pourquoi Kristin a commencé à chercher une meilleure solution pour la gestion des audits et des risques. Elle adonc commencéà chercher une meilleure solution pour l'audit et la gestion des risques. Au moins, cela a accéléré le processus", explique Kristin. Nous voulions structurer la manière dont nous identifions et suivons les risques. Les audits devaient également être normalisés. Pas seulement pour les accréditations, mais surtout parce que nous voulions un changement durable". C'est là qu'intervient Zenya , le logiciel que l'hôpital utilise depuis un certain temps pour la gestion des documents, entre autres.
Récemment, nous avons fait l'objet d'un audit inopiné de la part du gouvernement flamand. Grâce à Zenya, nous avons pu immédiatement montrer tous les documents pertinents, les analyses de risques et les actions d'amélioration. Cela nous donne confiance.
L'hôpital Imelda utilisait donc Zenya (alors iProva) depuis un certain temps. Nous avions déjà l'expérience des modules de gestion documentaire et de gestion des flux de travail. Passer à la version SaaS avec tous les modules de Zenya semblait être une étape logique. La valeur ajoutée n'est pas seulement dans le logiciel, mais aussi dans le support et la vision de Zenya", déclare Kristin.Vous pouvez voir que Zenya est vraiment construit autour des besoins des responsables qualité.
Pour la gestion des risques et les audits, Zenya a marqué un véritable tournant. Auparavant, l'hôpital effectuait occasionnellement une AMDE (analyse des modes de défaillance et de leurs effets) ici et là, ou une analyse de la distribution des médicaments. Mais il s'agissait de projets isolés. Aujourd'hui, nous effectuons une gestion des risques cohérente à l'échelle de l'hôpital grâce à Zenya RISK. Chaque équipe participe activement. Le logiciel n'impose pas de règles rigides, mais nous soutient dans notre façon de travailler. C'est une grande différence par rapport aux autres systèmes.
Ce qui distingue l'hôpital Imelda des autres clients de Zenya , c'est l'utilisation active des fonctionnalités de l'IA. Nous utilisons les fonctionnalités de l'IA dans le module d' audit et de gestion des risques. Lors des audits, nous chargeons le rapport et l'IA extrait automatiquement les observations et les non-conformités. Vous recevez immédiatement une suggestion: voici vos conclusions, voici les meilleures pratiques. Après cela, il ne vous reste plus qu'à passer en revue".
Kristin poursuit : "J'appelle souvent cela une paire de mains supplémentaire. On vous aide à structurer, à suivre et à rendre compte. Cela améliore la qualité de notre travail et notre satisfaction professionnelle. L'hôpital gagne également du temps, du temps qu'il peut investir dans les soins plutôt que dans l'administration. Pour les responsables de la qualité, Zenya change la donne.
Bientôt, l'hôpital prévoit également de commencer à utiliser Zenya AI Search dans le système de gestion des documents, pour trouver les documents plus rapidement. La nouvelle fonctionnalité de recherche d'IA nous aidera à rendre les protocoles et les directives accessibles aux prestataires de soins de santé plus rapidement. Il s'agit d'un gain direct en termes de sécurité et d'efficacité", déclare Kristin.
Kristin est claire :Zenya fait la différence. Nous avons désormais tout en un seul endroit : documents, audits, questionnaires, risques, incidents et mesures d'amélioration. Tout est lié, ce qui nous permet d'apprendre beaucoup de choses et de continuer à nous améliorer. L'hôpital s'en aperçoit également lors d'inspections inattendues. Nous avons récemment fait l'objet d'un audit inopiné de la part du gouvernement flamand. Grâce à Zenya, nous avons pu immédiatement montrer tous les documents pertinents, les analyses de risques et les mesures d'amélioration. Cela nous donne confiance.
En outre, le logiciel aide à travailler en fonction des résultats, une évolution qui devient de plus en plus importante pour le financement des soins de santé. Nous devons être en mesure de démontrer ce que nous faisons, pourquoi nous le faisons et ce que nous obtenons. Zenya nous aide à le faire de manière structurée. Le système est devenu un élément indispensable de notre cycle de qualité.
Kristin souligne également que les fonctionnalités de l'IA ont un impact positif sur la culture. L'IA nous permet de travailler plus rapidement, mais elle est aussi objective. L'IA voit des connexions que nous aurions pu négliger. Cela nous aide à rester vigilants et à penser au-delà d'une seule analyse".
Grâce aux fonctions d'intelligence artificielle de Zenya, nous pouvons nous concentrer sur l'amélioration des soins apportés aux patients, réduire la pression administrative et apprécier davantage notre travail.
Kristin n'a pas besoin de réfléchir longtemps pour savoir pourquoi d'autres hôpitaux devraient également choisir Zenya .Nous nous sentons écoutés. Nous avons une session d'évaluation chaque année et une personne de contact fixe, quelqu'un à qui nous pouvons toujours nous adresser. Si notre personne de contact ne connaît pas la réponse, nous pouvons également faire appel au helpdesk ou à la communauté de Zenya. Souvent, nous cherchons d'abord nous-mêmes une solution sur la communauté, par exemple en consultant une formation. Pour moi, c'est très important dans une coopération : le sentiment de ne pas être seul.
Grâce à Zenya, l'hôpital Imelda travaille de manière plus efficace et plus efficiente et se concentre davantage sur ce qui fait sa raison d'être : la qualité des soins. Kristin :Zenya soutient tous les domaines de notre gestion de la qualité. Cela se traduit par une meilleure communication interne, une meilleure vue d'ensemble et une plus grande sérénité au sein de notre organisation.
Il n'en reste pas moins qu'il s'agit d'un parcours de changement et de mise au point. Tout le monde n'est pas toujours d'accord immédiatement. Il y a les "croyants", un groupe intermédiaire important et quelques irréductibles qui ne sont pas convaincus. Mais si vous continuez à montrer ce que cela apporte: des gains de temps, une meilleure compréhension et une meilleure coopération, le soutien se développera naturellement.
L'histoire de l'hôpital Imelda montre à quel point la combinaison d'un logiciel, d'un soutien intelligent de l'IA et de la motivation intrinsèque des employés peut être puissante. En centralisant et en reliant les processus dans un seul système, l'hôpital construit une culture d'amélioration continue. Zenya n'est pas une solution miracle, mais c'est une solution intelligente et fiable pour améliorer les soins.
Kristin conclut avec enthousiasme :Zenya rend la gestion de la qualité et des risques tangible et concrète. Les fonctionnalités de l'IA nous permettent de nous concentrer sur l'amélioration des soins aux patients, la réduction de la pression administrative et l'augmentation de la satisfaction au travail. Je choisirais sans aucun doute Zenya à nouveau.
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