Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
Depuis 80 ans, l'entreprise familiale belge Kela S'est spécialisé dans produire et distribuer L'entreprise est spécialisée dans la gestion des médicaments humains et vétérinaires. Aujourd'hui, la société possède des succursales dans plusieurs pays et emploie quelque 330 personnes., L'entreprise est active dans le secteur de la santé et ses marchés les plus importants se situent en Europe, Asie et l'Afrique.
Stefan Langers est les business process manager chez Kela. Axis Kela La croissance, l'efficacité, la cohérence et la vue d'ensemble sont devenues de plus en plus importantes. critique pour l'entreprise. Il y a quelques années, StefanLe logiciel est en cours d'élaboration, donc, a lancé un projet visant à décrire et à optimiser tous les processus d'entreprise au sein de l'institution. Kela.
"Il y a trois ans, nous avons commencé à chercher un système de gestion des documents qui nous permettrait de mettre les descriptions de nos processus à la disposition de tous les employés", explique Stefan. "Nous avons découvert Infoland par la rumeur. Nous étions particulièrement intéressés par la combinaison de Zenya DOC avec le système de reporting Zenya FLOW .
Kela utilise Zenya DOC pour gérer les SOP (instructions de travail pour le personnel de l'atelier), les cartes d'instructions de sécurité et les fiches de données de sécurité, entre autres. "Le plus grand avantage de Zenya DOC est que toutes les approbations sont effectuées électroniquement. Dans le passé, cela se faisait manuellement et prenait parfois beaucoup de temps.
Entre-temps, une grande partie de tous les processus au sein de Kela ont déjà été décrits. Il s'agit maintenant d'optimiser et d'automatiser en partie ces processus avec Zenya FLOW.
"Dans le cadre des bonnes pratiques de fabrication (BPF), la législation de l'industrie pharmaceutique exige que tous les écarts au sein d'un processus donné soient signalés", explique Stefan. "Nous utilisons Zenya FLOW pour cela. Un certain processus est-il effectué d'une manière différente de celle décrite ? Il est alors facile de le signaler. Il est ensuite transmis à notre unité de qualité, qui évalue l'écart et son impact."
Stefan et ses collègues ont déjà mis en place de nombreux flux différents. "Nous créons nous-mêmes tous nos flux et pouvons ajouter des fonctions, des champs, etc. comme nous le souhaitons.
Le plus grand avantage de Zenya DOC est que toutes les approbations sont désormais effectuées électroniquement et non plus manuellement. Cela nous permet d'économiser beaucoup temps".
Outre Zenya DOC et Zenya FLOW, l'entreprise utilise également Zenya CHECK pour élaborer des questionnaires internes. Ces questionnaires sont utilisés lors des Gemba walks.
"Une marche Gemba est une marche de sécurité au sein d'un département donné", explique Stefan. "Au cours de cette promenade, l'équipe de direction vérifie, à l'aide d'un questionnaire, différents points tels que l'EPI, la sécurité incendie, la propreté, etc. Ensuite, nous enregistrons les résultats dans Zenya CHECK afin d'établir un rapport. De cette manière, tous les questionnaires et les résultats sont centralisés, et les améliorations à apporter sont clairement identifiées dans l'ensemble de Kela.
Récemment, l'entreprise a également commencé à utiliser iQualify, un outil d'apprentissage en ligne. "Nous réfléchissons encore à la manière dont nous voulons utiliser iQualify, mais nous l'utilisons déjà pour la formation interne. Nous composons nous-mêmes la formation et ajoutons un test à la fin. Les employés peuvent choisir eux-mêmes le moment où ils suivront les informations et passeront le test.
"L'avantage est qu'avec iQualify, nous pouvons intervenir rapidement si nous constatons qu'il y a des problèmes avec un certain processus. Nous élaborons alors nous-mêmes un cours de formation autour de ce processus et nous le faisons suivre aux employés."
Stefan explique qu'il n'était pas toujours facile, par le passé, de réunir physiquement tout le monde en même temps. Avec iQualify, ce n'est plus nécessaire. "Chacun dispose d'une demi-heure de temps en temps pour suivre une courte formation. De plus, iQualify offre un tableau de bord pratique sur lequel nous pouvons voir combien de personnes ont déjà suivi une formation spécifique et quels ont été leurs résultats."
Nous apprécions particulièrement la flexibilité de Zenya. L'un de nos collaborateurs a une remarque sur un flux ? Pas de problème : il y a de fortes chances que nous puissions la traiter nous-mêmes.
Stefan et son équipe créent eux-mêmes tous les flux, mais tiennent toujours compte des personnes qui doivent les utiliser. "Il est facile d'ajuster le retour d'information des utilisateurs. Mais nous ne serions pas le secteur pharmaceutique si nous ne rendions pas les choses un peu plus compliquées", s'amuse Stefan. C'est pourquoi l'entreprise s'occupe également de la validation de tous les flux.
"Cette validation est une exigence de la législation. Comme pour les nouveaux appareils, les nouveaux processus doivent également être validés, et nous devons également documenter cette validation".
Pour chaque nouveau processus et chaque changement, des spécifications des besoins de l'utilisateur sont d'abord élaborées, décrivant exactement ce que le flux doit faire (par exemple, décrire une déviation, mettre en œuvre un changement, etc.) Ensuite, le flux est testé, tout est documenté et les différentes parties doivent donner leur accord. Tout est en ordre ? Le flux peut alors être utilisé dans l'environnement de production.
"La mise en place des flux se fait très facilement", déclare Stefan. "Et si nous rencontrons des problèmes ou si nous avons des questions, nous pouvons contacter le service d'assistance d' Infoland , qui fournit toujours une réponse rapide.
Stefan aime également visiter la communauté Infoland . "Je vérifie régulièrement s'il y a des utilisateurs qui se posent les mêmes questions que nous. Si Stefan voit des sujets intéressants dans la communauté, lui ou l'un de ses collègues peut facilement commencer à construire un flux particulier.
Il considère qu'il s'agit là de la plus grande force du logiciel. "Quelqu'un a une idée ou une remarque ? Il lui suffit de le dire. Il y a de fortes chances que nous puissions alors nous y atteler nous-mêmes".
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