Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
Des formulaires papier pour signaler les incidents et une gestion documentaire lourde : telle était la réalité quotidienne avant que De Waalboog (une organisation néerlandaise de soins aux personnes âgées) ne découvre Zenya. Grâce à Zenya, les processus de gestion des documents et de signalement des incidents se sont considérablement améliorés. Liesbeth Bögels, chargée de mission pour la qualité et la sécurité chez De Waalboog, partage son expérience et les résultats de l'utilisation de Zenya dans ce témoignage.
De Waalboog est là pour les personnes souffrant de problèmes liés à l'âge. Dans la phase vulnérable de leur vie, De Waalboog offre des soins, des traitements, des orientations et des conseils sur mesure. A domicile (avec Waalboog Thuis et Nonna Reco) et, pour des soins plus intensifs, dans l'une des maisons de repos ou dans le centre de soins et de traitements spécialisés, si le maintien à domicile n'est plus possible. De Waalboog est un centre d'expertise pour les personnes atteintes de démence et de troubles du comportement très graves, ainsi que pour les personnes souffrant de problèmes gérontopsychiatriques.
En outre, De Waalboog collabore avec des établissements d'enseignement sur la formation aux soins futurs pour les personnes âgées. Comme vous pouvez l'imaginer, pour une organisation qui compte plus de 560 places de soins et 1370 employés, il est important que les processus se déroulent sans heurts.
Avant la mise en œuvre de Zenya en 2016, une grande partie du travail à De Waalboog se faisait encore sur papier, en particulier lors de l'enregistrement et de la déclaration des incidents. Liesbeth : "Les incidents étaient remplis manuellement, ce qui était source d'inefficacité et de manque de visibilité. Les formulaires papier devaient être apportés physiquement aux ressources humaines et n'étaient analysés que sporadiquement. Il était donc difficile de repérer rapidement les tendances et les domaines à améliorer.
La gestion des documents de politique et des protocoles était également lourde avant que l'organisation n'utilise Zenya. Les employés avaient du mal à trouver la version correcte et la plus récente d'un document. Cela entraînait des incertitudes et le risque d'utiliser des protocoles obsolètes". De Waalboog utilise Zenya pour la gestion desdocuments depuis 2016 et le module de rapport d'incident a également été mis en place à la fin de l'année 2016.
Le choix de Zenya était évident - nous avons entendu des témoignages positifs et vu que le logiciel était largement utilisé dans le secteur des soins (aux personnes âgées).
Le choix de Zenya était évident", déclare Liesbeth.Nous avons entendu des témoignages positifs et constaté que le logiciel était largement utilisé dans notre secteur. De plus, il était pratique de pouvoir étendre le système de gestion des documents avec le module de gestion des incidents. Avec l'arrivée de Zenya, De Waalboog a numérisé à la fois son processus de signalement des incidents et sa gestion documentaire.
Liesbeth : "Les rapports sont désormais automatiquement enregistrés et transmis à la bonne personne. Cela permet de gagner du temps et d'éviter que des rapports ne soient oubliés. Les rapports trimestriels ont également été améliorés. Auparavant, les données devaient être collectées et analysées manuellement, voire pas du tout. Aujourd'hui, nous avons un aperçu des tendances en un coup d'œil, ce qui nous aide à prendre des décisions politiques".
L'organisation travaille également à une automatisation plus poussée avec un outil de BI pour rendre les analyses encore plus efficaces. Un bon exemple de ce que Zenya nous a apporté est l' augmentation du nombre d'incidents signalés. Cela peut sembler négatif à première vue, mais cela signifie que le seuil de signalement est devenu beaucoup plus bas pour les collègues", explique Liesbeth. Cela nous permet d'agir plus rapidement et de mettre en œuvre des améliorations.
Liesbeth estime que l'utilisation de documents interactifs constitue une autre amélioration importante. Liesbeth : "Auparavant, nous travaillions avec des processus dans Visio. Cela prenait beaucoup de temps et n'était pas toujours convivial. Aujourd'hui, nous pouvons afficher les processus beaucoup plus facilement dans des documents interactifs, ce qui permet aux employés de trouver rapidement la bonne information.
Un document interactif est une caractéristique du module Zenya DOC qui permet aux organisations de rendre rapidement des informations spécifiques accessibles aux utilisateurs. Pour créer un document interactif, il n'est pas nécessaire d'avoir des connaissances techniques. Tout le monde peut le faire. Au sein du Waalboog, les employés accèdent facilement aux protocoles et instructions de travail adéquats par le biais de tuiles sur l'intranet via Documents interactifs.
Avec les tuiles de l'écran d'accueil, j'essaie de jouer un peu", explique Liesbeth. Il s'agit de trouver le bon équilibre. Trop de tuiles sèment la confusion, mais s'il y en a trop peu, l'écran devient moins accessible.
Comment Liesbeth vit-elle sa collaboration avec Zenya? Elle l'apprécie beaucoup. Le service d'assistance réagit rapidement et propose des solutions pratiques. Par exemple, l'autre jour, j'ai été confrontée à une erreur de script lors de la création de liens. En un rien de temps, j'ai obtenu une réponse et le problème a été résolu.
Liesbeth apprécie également le contact étroit avec sa personne de contact, Agnieszka Bakowska (Customer Success Manager). Agnieszka est vraiment attentive à nos besoins et nous donne des suggestions précieuses sur la façon dont nous pouvons utiliser Zenya de manière optimale. Je n'ai pas toujours le temps de travailler immédiatement sur tout, mais c'est agréable de savoir que le support est là quand nous en avons besoin.
Le logiciel ne facilite pas seulement mon travail, il nous permet également d'offrir de meilleurs soins à nos clients. Et c'est bien de cela qu'il s'agit".
De Waalboog a de beaux projets pour l'avenir. Par exemple, Liesbeth préférerait automatiser entièrement les rapports trimestriels à l'aide de Power BI, afin que tout le monde puisse avoir un aperçu encore plus rapide des données. Pour ce faire, De Waalboog utilise un lien entre Zenya et Power BI. En outre, Liesbeth voit de nombreuses opportunités pour l'IA dans la gestion des documents.
Liesbeth : "Ce serait génial si l'IA pouvait bientôt nous aider à nettoyer les documents et à détecter les protocoles en double ou obsolètes ? Ce serait une opération de nettoyage efficace !
Grâce à cet état d'esprit, De Waalboog continue d'améliorer la qualité de ses soins et de soutenir ses employés avec les meilleurs outils numériques. Zenya nous aide énormément à garder une vue d'ensemble et à rationaliser nos processus. Je ne peux plus me passer de ce logiciel - non seulement il me facilite le travail, mais il nous permet également de fournir de meilleurs soins à nos clients. Et c'est bien de cela qu'il s'agit", conclut Liesbeth.
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