Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
La société d'eau potable Oasen fournit chaque jour à 800 000 consommateurs et entreprises de l'est de la Hollande méridionale et du sud-ouest d'Utrecht une eau potable sûre et propre. Oasen utilise Zenya pour la gestion des documents, la capture des flux de processus et la gestion des incidents et des risques. Oasen est l'un des premiers clients à utiliser le module RISK mis à jour.
Peter van der Vlies, consultant en gestion des risques chez Oasen, explique pourquoi Oasen a choisi Zenya depuis des années et comment RISK a fait passer la gestion des risques de l'organisation au niveau supérieur.
Fin 2017, Peter et ses collègues se sont mis à la recherche d'un logiciel qui pourrait les aider à enregistrer les procédures et les documents. Le DMS en place à l'époque n'était plus adapté. Un système convivial était nécessaire pour automatiser certains flux de travail et sécuriser encore mieux les sorties des processus d'entreprise.
Peter déclare : "Nous avons rapidement découvert qu'il existait un très grand nombre de systèmes de gestion de documents. Mais nous avons élargi le champ d'application : il devait s'agir d'un système dans lequel nous pouvions également enregistrer et suivre les rapports d'incidents et qui pouvait également nous aider dans la gestion des risques. Nous avons vu beaucoup de choses, mais de nombreux systèmes n'ont pas tenu leurs promesses.
Finalement, deux fournisseurs sont restés en lice pour l'appel d'offres. C'est Infoland (Zenya logicielZenya ) qui a remporté l'appel d'offres. L'une des exigences de l'appel d'offres était de simplifier la gestion des documents. Oasen utilise avec succès Zenya DOC depuis plusieurs années. L'entreprise enregistre également les flux de processus afin de s'assurer que les documents sont gérés correctement et que les bonnes personnes peuvent y accéder.
En ce qui concerne les rapports d'incidents, il existait également des besoins supplémentaires au sein de l'organisation. Auparavant, les techniciens signalaient un incident ou une situation dangereuse sur un site dans un système de rapport, qui était ensuite enregistré manuellement dans un autre système de rapport. Aujourd'hui, Oasen gère cela avec Zenya FLOW. La raison pour laquelle Oasen a choisi Zenya est la suivante Zenya offre un système intégré pour la gestion de la qualité et des risques", explique Peter. "Un système qui répond à toutes les exigences, de sorte qu'il n'est pas fragmenté au sein de l'organisation. La facilité d'utilisation globale s'en trouve améliorée. Outre DOC et FLOW, Oasen utilise également les modules CHECK et RISK.
Même si les risques étaient auparavant enregistrés sur papier, je n'avais aucune vue d'ensemble. Par conséquent, certains risques n'étaient pas suivis. Avec Zenya RISK, j'ai plus de contrôle grâce à des rapports et des tableaux de bord clairs.
Oasen avait donc déjà acheté Zenya pour sa gestion de la qualité et des risques. Avance rapide jusqu'en 2024 : Peter et ses collègues travaillent avec Zenya depuis près de quatre ans. Oasen est l'un des premiers clients à utiliser avec satisfaction notre module RISK mis à jour. Peter explique : "En 2020, nous avons commencé à cartographier les risques stratégiques. Depuis lors, nous avons également inclus les risques liés aux projets et à divers sujets, tels que les risques fiscaux."
RISK s'applique ainsi à tous les types de risques au sein de l'organisation. "L'un de nos objectifs stratégiques est un approvisionnement en eau potable irréprochable. Le changement climatique et la sécheresse qu'il entraîne constituent un risque qui pourrait compromettre cet objectif", explique Peter. "Nous produisons notre eau potable à partir de la nappe phréatique riveraine grâce à l'extraction de la nappe phréatique le long de De Lek. L'été étant de plus en plus sec, l'eau de mer pénètre de plus en plus profondément dans le sol et donc dans la rivière. Le sel qui pénètre alors dans l'eau ne peut pas être éliminé par notre traitement ordinaire. Nous avons enregistré ce risque afin de pouvoir prendre des mesures de gestion à temps. Par exemple, nous utilisons désormais une technique de traitement différente dans un certain nombre de stations d'épuration".
Par exemple, Oasen est confronté à de nombreux autres risques. Il suffit de penser à la présence de résidus de médicaments dans l'eau ou à un incident de sécurité qui pourrait mettre en péril la continuité de l'entreprise, et donc l'approvisionnement en eau potable. "En tant que fournisseur d'eau potable, nous sommes essentiels à la société néerlandaise. Cela signifie que nous devons nous conformer à des lois et réglementations strictes, telles que la WBNI et bientôt la NIS2, afin de nous assurer que nous ne sommes pas victimes de la cybercriminalité et que la continuité de notre organisation reste garantie".
Mais RISK est également appliqué à des risques moins importants, par exemple au niveau d'un projet. Dans les projets, il peut y avoir des risques qui font que le délai d'exécution est trop long ou que le projet ne donne pas les résultats escomptés. C'est Peter qui aide les chefs de projet et les membres du projet à déterminer les risques et à les enregistrer dans Zenya. Les utilisateurs, tels que les chefs de projet, ont le droit d'accéder aux risques dans RISK.
Avant qu'Oasen ne dispose de RISK, les risques étaient enregistrés dans diverses feuilles Excel. "Même si les risques étaient enregistrés sur papier, je n'avais aucune vue d'ensemble", explique Peter. "Par conséquent, certains risques n'étaient pas suivis. Avec RISK, j'ai beaucoup plus de contrôle. Par exemple, un risque implique certaines mesures de contrôle que je peux attribuer aux employés et évaluer si elles sont suivies."
Mais les rapports et les tableaux de bord offrent également une vue d'ensemble beaucoup plus large. Peter : "Je peux voir à tout moment ce qui se passe et comment les choses évoluent". Grâce à RISK, Oasen peut "réutiliser" les risques existants pour de nouveaux projets similaires. Par exemple, ils mènent régulièrement le même type de projet sur un autre site, où les risques et les mesures de gestion peuvent maintenant être adoptés. "Nous ne devons pas réinventer la roue, tout est dans Zenya. Cela fonctionne très facilement et nous fait gagner énormément de temps".
Oasen est l'un des premiers clients d' Infoland à utiliser le module RISK mis à jour. Cela s'est-il bien passé tout de suite ? Peter rit. "Il a fallu s'y habituer et tout n'a pas fonctionné aussi bien que dans la version précédente. J'en ai fait part à mon interlocuteur et à l'équipe de développement de produits. Ce que j'apprécie dans le fait de travailler avec Infoland , c'est qu'ils sont vraiment à l'écoute de nos commentaires et qu'ils ont apporté des ajustements au logiciel sur la base de ces commentaires", dit-il.
La possibilité d'attribuer des contrôles à un collègue, sans utiliser CHECK, est une grande amélioration du nouveau module d'Oasen. Il en va de même pour l'affichage graphique des rapports sur les risques et la signalisation active de Zenya vers les propriétaires des risques. "Un courriel est alors envoyé au collègue responsable, lui demandant par exemple d'évaluer un risque ou lui indiquant que la date limite pour la mesure de gestion approche. C'est un progrès énorme !
Grâce à RISK, l'engagement autour de la gestion des risques s'est amélioré. Aujourd'hui, les collègues voient ce qu'un bon suivi et une bonne surveillance des risques leur apportent. Par exemple, en cas de problème dans un projet, ils peuvent s'appuyer sur Zenya et en tirer des leçons.
Les collègues étaient déjà enthousiasmés par le logiciel, mais la version actualisée leur permet de se sentir encore plus impliqués dans la gestion des risques. Grâce à RISK, la gestion des risques est plus vivante dans l'organisation et les gens en perçoivent l'importance. Peter : "Les anciennes feuilles Excel ressemblaient à une obligation pour de nombreux employés. Aujourd'hui, ils voient ce qu'un bon suivi et une bonne surveillance des risques peuvent leur apporter. Par exemple, si quelque chose ne va pas dans un projet, ils peuvent le justifier avec Zenya et en tirer des leçons.
Peter recommande à d'autres organisations d'utiliser également Zenya pour la gestion des risques. Cela contribue au sentiment que ce n'est pas quelque chose qui doit appartenir à une seule personne, mais à l'ensemble de l'organisation. Tout le monde peut désormais voir les risques stratégiques et opérationnels. "C'est ce qui rend le logiciel si génial : les collègues peuvent filtrer les risques et les mesures de contrôle correspondantes qui leur incombent. RISK a donné un coup de fouet à la culture de la gestion des risques", conclut Peter.
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