Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
Au printemps 2022, Radboudumc a lancé le projet Good Practices. Il s'agit d'un moyen important de bénéficier des bonnes expériences de sa propre organisation. La qualité des soins de santé, les processus et la satisfaction des employés s'en trouvent améliorés. Comment cela fonctionne-t-il et quel est le rôle de Zenya à cet égard ? Silvia van Gils, conseillère/auditeur senior à Radboudumc, explique.
Le Radboudumc utilise tous les piliers de Zenyaau sein de son organisation. Elle assure le cycle de qualité en enregistrant les accords et les processus par le biais de DOC et en les mettant en œuvre à l'aide de iQualify et CHECK. Le processus de contrôle s'effectue à l'aide de CHECK, FLOW, Compliance et des cadres de normes. Les cadres d'exigences sont une partie distincte du logiciel qui établit des normes pouvant être utilisées et testées par le biais d'autres modules. En utilisant FLOW, ils travaillent sur les améliorations. L'accent est mis sur l'amélioration et la prévention.
On oublie parfois qu'au sein des organisations, il y a beaucoup plus de choses qui sont faites correctement que de choses qui sont faites incorrectement. Radboudumc en est bien conscient. Silvia van Gils commente : "Sur la base de l'idée de Safety II qui devient de plus en plus importante dans les soins de santé, nous voulons nous concentrer sur les choses qui se passent bien. Et en tirer des enseignements. Cela apporte une énergie positive. Comme nous sommes un hôpital universitaire, nous avons naturellement tendance à adopter une approche scientifique. Mais on peut aussi le faire de manière beaucoup plus directe. Il existe de nombreux exemples de bonnes pratiques au sein de l'organisation. Les collègues se débattent avec des problèmes ou des situations similaires. Lorsque l'un d'entre eux partage une solution, tout le monde en profite. Nous rendons ces exemples transparents afin que nous apprenions davantage les uns des autres. Les bonnes pratiques sont une source d'inspiration et les gens peuvent les utiliser immédiatement.
Pas à pas, nous réalisons exactement ce pourquoi nous avons lancé ce projet. Améliorer les processus de manière efficace, en touchant à la qualité et à la sécurité des soins et à la satisfaction des employés. En apprenant les uns des autres, il est possible de faire des progrès dans un délai plus court, avec moins d'investissement et un résultat plus optimal.
"C'est un choix logique d'inclure les bonnes pratiques dans la suite qualité de Zenya. Dans Zenya FLOW, l'équipe de Van Gils a ajouté un type de rapport. Cela a créé un guichet unique où les gens peuvent signaler les choses anormales (comme les incidents avec les patients ou le personnel), faire des suggestions d'amélioration et afficher les choses qui sont remarquablement bonnes.
Cela permet d'établir des connexions, immédiates et futures, avec les autres composants et types de rapports, ce qui est un avantage. En outre, le Radboudumc a pour politique de résoudre d'abord les problèmes dans les systèmes existants. Il s'agit de réduire la différenciation et de maintenir une gestion efficace et rentable. Pour la mise en œuvre, le fait que cette nouvelle option puisse être placée dans une interface existante constitue une valeur ajoutée.
Au sein de Radboudumc, chaque département dispose d'un portail Start personnalisé. Tous ces portails permettent à chacun de signaler les bonnes pratiques via le bouton "signaler". En outre, il est possible d'effectuer des rapports à l'aide d'un smartphone ou d'une tablette via des codes QR distribués au sein de l'organisation. De cette manière, les rapports sont très simples et accessibles et une grande base de données est en train d'être constituée. Silvia van Gils : "Tout le monde au sein de l'organisation peut rapporter des exemples et des choses intelligentes et en tirer profit. Tout le monde au sein de l'organisation peut rechercher de bons exemples dans la base de données. Par exemple, le département d'ophtalmologie a réalisé une vidéo d'information sur la dégénérescence maculaire liée à l'âge à l'intention des patients. Un clip de connaissances sur le protocole d'anticoagulation a été réalisé à l'intention des employés, de même qu'un storyboard informant les patients sur l'anticoagulation. Un courrier hebdomadaire sur les actions d'amélioration au sein de la pharmacie est envoyé, ce qui augmente considérablement l'engagement.
À l'avenir, Radboudumc souhaite donner aux patients la possibilité de signaler des exemples de bonnes pratiques. En outre, cet outil est également intéressant pour d'autres institutions".
"Pendant la mise en œuvre, Radboudumc a été très enthousiaste. Le fait que des exemples de bonnes pratiques puissent être partagés a été accueilli très positivement. Au cours des quatre premiers mois, les exemples ont déjà été visionnés plus de 220 fois. Il est frappant de constater que les employés qui consultent les exemples sont très divers. Ils proviennent non seulement de différents services, mais aussi de différents postes. Les exemples incluent des médecins, des infirmières, des responsables de la qualité, des secrétaires et des consultants. En interne, il est indiqué que le projet a permis de créer des liens entre les personnes.
Avec le temps, de plus en plus de bonnes pratiques sont développées et les rapporter devient une habitude. En tant que membre du personnel, vous ne vous rendez pas toujours compte de la fréquence à laquelle votre exemple est vu et donne lieu à une action. Visualiser le nombre de "hits" sur un rapport n'est pas encore une fonctionnalité de Zenya. En concertation avec Silvia van Gils, Infoland a créé une requête. Cela permet d'informer les journalistes. Les réactions sont très positives. Silvia van Gils : Pas à pas, nous réalisons ce pour quoi nous avons lancé ce projet. Améliorer les processus d'une manière efficace qui favorise la qualité et la sécurité des soins et la satisfaction des employés. En apprenant les uns des autres, il est possible de faire des progrès dans un délai plus court, avec moins d'investissement et un résultat plus optimal".
La brochure Zenya FLOW vous montrera comment ce puissant système de gestion des incidents peut être déployé afin que votre organisation puisse tirer des enseignements des rapports et mettre en œuvre des actions d'amélioration.
"Radboudumc a pu lancer ce projet rapidement parce qu'une idée comme celle-ci peut être placée comme une sorte de bloc de construction dans la suite qualité de Zenya. Il n'a pas été nécessaire de créer un logiciel séparé pour réaliser ce projet, ce qui permet d'économiser du temps et de l'énergie. Radboudumc dispose d'un groupe d'experts interne qui se concentre sur l'optimisation et le développement. Van Gils fait partie de ce groupe. Ils connaissent bien le logiciel et sont heureux d'étendre le système avec des solutions créatives pour soutenir au mieux les processus internes. Selon Van Gils, ce type de notification n'est pas du tout complexe ; il n'est pas nécessaire d'avoir des connaissances d'expert pour le créer. Une connaissance de base de Zenya FLOW est suffisante. Si ces connaissances sont insuffisantes, un consultant ou un employé du service desk d' Infolandpeut vous aider.
La mise en place de bonnes pratiques n'est pas compliquée et les avantages peuvent être énormes. Elles peuvent être mises en œuvre dans l'ensemble de l'organisation et toutes les personnes travaillant au sein de l'organisation peuvent en bénéficier, ce qui est bénéfique pour les patients.
Contactez nos experts sans engagement ! Nous nous ferons un plaisir de réfléchir avec vous.
