Dans les hôpitaux, tout tourne autour du progrès : nouvelles technologies, processus plus intelligents, meilleurs soins. Mais parfois, les gains les plus importants résident dans des détails : un formulaire important qui est encore rempli et conservé sur papier. Une liste de contrôle qui est « simplement restée inchangée » depuis des années. À l’hôpital de la Croix-Rouge (RKZ), il en allait de même au sein de la pharmacie hospitalière. Les contrôles de la salle des médicaments étaient encore effectués manuellement.
Jusqu’à ce qu’une question simple soit posée : pourrait-on faire cela de manière plus intelligente ? La réponse s’est avérée être CHECK, l’outil de questionnaire d’ Zenya. Havva Şahin, pharmacienne de projet spécialisée dans la qualité, explique comment cette approche a simplifié et rendu le processus plus efficace. « Depuis janvier 2026, nous remplissons la liste de contrôle de la salle des médicaments de manière numérique à la pharmacie, directement accessible depuis le téléphone logistique. »
L'hôpital de la Croix-Rouge est un établissement unique en son genre. Cet hôpital de taille moyenne, implanté à Beverwijk depuis 1927, se distingue par son centre de traitement des grands brûlés et son expertise dans ce domaine. L'attention personnalisée et la qualité vont de pair. Avec une large gamme de soins et un rôle régional important, l’hôpital œuvre chaque jour pour offrir des soins sûrs, fiables et tournés vers l’avenir. Des processus de soutien intelligents en constituent un élément essentiel. Car les soins de qualité ne commencent pas seulement au chevet du patient. Ils commencent aussi en coulisses : dans les systèmes, les méthodes de travail et les contrôles de qualité qui accompagnent les professionnels de santé au quotidien.
À l'instar de tous les hôpitaux des Pays-Bas et de Belgique, le RKZ travaillait déjà depuis un certain temps avec Zenya . L'hôpital utilisait déjà plusieurs modules pour la gestion de la qualité, la gestion des documents et le signalement des incidents. « Au sein de la pharmacie de l'hôpital, les contrôles mensuels des salles de médicaments se faisaient encore sur papier », explique Havva. Elle rit : « C’était peut-être pratique et familier, mais cela ne correspondait plus tout à fait à notre époque. Nous travaillions déjà en grande partie de manière numérique avec Zenya. Il semblait dommage que des processus récurrents, tels que ces contrôles des salles de médicaments, se fassent encore sur papier. »
Plutôt que de rechercher un énième outil autonome, Havva a d’abord examiné ce qui était déjà en place et a découvert une solution plus intelligente que prévu. En collaboration avec les administrateurs d’applications internes qui gèrent au quotidien l’ Zenya , elle a cherché à déterminer s’il était possible de convertir la liste de contrôle papier en un questionnaire numérique au sein de l’environnement existant d’ Zenya . C’était possible, grâce à Zenya CHECK. Il s’agit d’un outil complet qui facilite la mise en place d’une grande variété de questionnaires.
La liste de contrôle papier existante a été transposée au format numérique. Un projet pilote a ensuite été mené avec un groupe de pharmaciens enthousiastes.
Havva : « Le groupe test a indiqué que l’outil de questionnaire fonctionnait très bien. Après une ou deux tentatives, son fonctionnement était immédiatement clair. Le questionnaire était familier, facile à utiliser et directement accessible sur les téléphones professionnels que le personnel avait déjà sur soi lors de ses rondes. »Un avantage majeur : le contenu n’a pas changé. Le personnel travaille toujours avec exactement les mêmes questions et contrôles, mais plus sur papier. « C’est pourquoi la transition s’est déroulée de manière remarquablement fluide. Peu de choses ont changé, si ce n’est que nous le remplissons désormais par voie numérique. » Et cela a apporté un certain nombre d’avantages.
« Notre groupe test a indiqué que l’outil de questionnaire fonctionnait très bien. Après une ou deux tentatives, son fonctionnement était immédiatement clair. Le questionnaire était familier, facile à utiliser et directement accessible sur les téléphones de service que le personnel portait déjà lors de ses rondes. »
« Les listes de contrôle papier et les impressions appartiennent désormais au passé. En particulier pour les processus qui se répètent chaque mois, ces économies s’accumulent plus vite qu’on ne le pense. Au sein de l’hôpital, il ne s’agit pas seulement d’efficacité ; nous souhaitons également travailler de manière durable. »
L’expérience du RKZ révèle autre chose : travailler plus intelligemment ne passe pas toujours par la mise en place d’un nouveau système. Parfois, la solution se trouve dans le logiciel que vous utilisez déjà. Havva : « Comme Zenya était déjà largement utilisé au sein de notre organisation, nous avons pu agir rapidement. Pas de plateforme supplémentaire, pas de mise en œuvre compliquée, pas de fragmentation. Il s’agissait simplement d’étendre nos capacités au sein d’un environnement familier. Si vous utilisez déjà Zenya, il est rassurant de savoir que vous pouvez continuer à numériser vos processus au sein du même système. »
De nombreux hôpitaux utilisent encore des contrôles sur papier, des formulaires isolés ou des enregistrements fragmentés. Pour les contrôles récurrents en particulier, cela prend plus de temps qu’on ne le pense. De tels processus se prêtent parfaitement à la numérisation grâce à Zenya. Par exemple :
Havva se montre également très positive quant à la collaboration avec Zenya. Au sein de l’hôpital, plusieurs administrateurs d’applications travaillent en étroite collaboration avec les consultants d’ Zenya , qui participent activement à la réflexion sur les idées et les améliorations. « C’est formidable qu’ils puissent échanger des idées ensemble. Nous examinons les possibilités avec Zenya et élaborons ensemble des solutions intelligentes », explique Havva.
Cette combinaison de connaissances pratiques et d'assistance technique a permis de numériser rapidement et avec succès les contrôles des salles de médicaments.
Toutes les améliorations ne doivent pas nécessairement être spectaculaires pour avoir un impact. Pour RKZ, le passage des listes de contrôle papier des salles de médicaments à Zenya a constitué exactement ce genre de démarche intelligente. Le contenu est resté le même, mais la mise en œuvre est devenue plus rapide, plus claire et plus conviviale. Ou, comme l’a dit Havva : pourquoi continuer à faire quelque chose sur papier alors qu’il existe une méthode plus intelligente ?
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