Après une phase d'orientation, la société de biotechnologie Sanofi (qui s'appelait alors Genzyme) a opté pour un nouveau système de notification des incidents. La convivialité était une exigence importante, afin que le seuil de déclaration des employés soit le plus bas possible. En effet, cela favorise la saisie des rapports, ce qui se traduit en fin de compte par une diminution du nombre d'incidents. La réflexion sur la sécurité au travail, l'environnement et le bien-être a donc pénétré l'ensemble de l'organisation.
Yves Berghmans, responsable EHS, et Luc Royens, conseiller en prévention, expliquent comment le choix de Zenya FLOW s'est imposé et comment il s'inscrit dans le cadre de la sensibilisation à la sécurité au sein de l'entreprise biotechnologique.
Lors de son entrée en fonction, Yves Berghmans a stipulé que l'organisation obtiendrait les certifications ISO 14001 et OHSAS 18001 - devenue ISO 45001 en 2018. Pour ce faire, une procédure de signalement des incidents a été mise en place.
Cette procédure a été développée par le département EHS (Environnement, Santé et Sécurité) lui-même. Les employés remplissaient un formulaire imprimé et le responsable devait ensuite examiner le rapport et proposer des mesures correctives.
Le formulaire de rapport original a été envoyé au département EHS et le directeur en a reçu une copie. Il n'y avait qu'un seul formulaire pour signaler les incidents et les non-conformités. Bien que cette méthode présente de nombreux avantages, elle comporte également des inconvénients.
C'était une procédure un peu lourde, car il y avait de fortes chances que le formulaire de rapport papier finisse sur une pile "à faire". Tout comme le risque de perdre un formulaire.
En outre, il semble qu'il y ait un obstacle au signalement, car les employés doivent s'adresser à leur responsable. La nécessité de numériser et de mettre à jour la procédure en même temps s'est imposée.
Genzyme s'est également développé et a été racheté par Sanofi en 2011. Infoland a été invitée et a tout de suite été convaincue. La simplicité de Zenya, le système de gestion de la qualité d' Infoland, correspondait parfaitement à la manière dont Sanofi envisageait la déclaration d'incidents. En outre, il y avait de nombreuses similitudes avec leur procédure papier existante. C'est exactement ce que voulait Sanofi.
La simplicité est notre devise. Avec notre politique de sécurité, nous passons d'une organisation réactive à une organisation préventive.
L'organisation a connu une évolution majeure ces dernières années. La sensibilisation à la sécurité est soutenue par un nombre croissant d'employés. Une bonne culture du reporting en est le signe. Le système numérique et le flux de travail qu'il décrit imposent également à un plus grand nombre de personnes de discuter des risques.
C'est un signe de la sensibilisation accrue à la sécurité et à l'environnement chez Sanofi. C'est également l'objectif explicite de l'organisation ; la déclaration de politique sur la sécurité et l'environnement que l'organisation utilise indique qu'elle souhaite créer une culture où l'amélioration continue est centrale. L'établissement d'un rapport d'incident facilité par Zenya FLOW s'inscrit parfaitement dans ce cadre.
La brochure Zenya FLOW vous montre comment ce puissant système de gestion des incidents peut être déployé afin que votre organisation puisse tirer des enseignements des incidents et mettre en œuvre des améliorations.
La grande attention portée à la sécurité et à l'environnement chez Sanofi se traduit par des accords procéduraux stricts entre les organisations. Lorsqu'un rapport a été établi et qu'une évaluation des risques a été réalisée, un courrier électronique est envoyé à l'organisation EHS de l'entreprise à Boston en fonction de la gravité et de l'importance des risques. La notification est générée automatiquement dès qu'elle est signalée. Elle constitue ensuite l'un des points de discussion entre les responsables locaux et mondiaux de la sécurité.
Naturellement, une traduction de l'incident et des actions d'amélioration a lieu dans l'ensemble de Sanofi, le cas échéant. Que doit encore faire l'organisation elle-même ? L'intérêt d'un système numérique est bien sûr qu'il offre la possibilité d'obtenir de nouvelles informations en collectant et en analysant tous les rapports d'incidents, les CPM, etc.
Ainsi, le travail sur la sécurité dans l'atelier est devenu un processus d'amélioration continue.
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