Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
Depuis 27 ans, le Spine & Joint Centre est l'expert en matière de traitement des troubles physiques, en particulier des douleurs dorsales, pelviennes et cervicales. Dans le cadre de sa première certification ISO, le centre de rééducation et d'expertise a mis en place un système de qualité. Peu à peu, cependant, on s'est rendu compte que le système ne fonctionnait pas de manière très agréable. Le centre s'est mis à la recherche d'une alternative et a opté pour Zenya. Barbara Koffijberg (conseillère qualité et contrôleur de gestion) et Inge Ronchetti (responsable de la recherche fonctionnelle) nous expliquent comment elles appliquent aujourd'hui Zenya au sein du Spine & Joint Centre et quel en est l'impact.
"Le système de qualité avec lequel nous travaillions auparavant était en fait très fastidieux", explique Barbara au début de son récit. "Il contenait une vue d'ensemble de tous nos documents, des instructions de travail aux formulaires, en passant par les informations de base sur l'organisation. Mais le système n'avait pas de fonction de recherche. Toute personne cherchant un document devait donc fouiller dans tous les dossiers ou nous demander où se trouvait le document".
La mise à jour des documents était également difficile. Il y avait un responsable de la qualité qui devait inciter les autres employés à mettre à jour les documents dont ils étaient responsables. Cette personne devait assurer le suivi de tout et veiller à ce que les documents soient introduits dans le système à temps pour les audits externes.
"Ces audits ont généré beaucoup de stress, tant pour le responsable de la qualité que pour les autres employés", explique Inge. "Nous nous demandions sans cesse : les documents seront-ils mis à jour à temps ? Seront-ils dans le système à temps ? S'agit-il des dernières versions ?
En ce qui concerne les notifications, le Spine & Joint Centre a travaillé avec un système conçu par lui-même. Certains rapports étaient numériques, d'autres arrivaient sur papier, ce qui nécessitait beaucoup de travail manuel et donc de temps.
Zenya est facile à gérer et à utiliser. C'est un atout pour l'ensemble de l'organisation.
En bref : les anciens systèmes causaient beaucoup de stress et de perte de temps au sein de l'organisation, et ils pouvaient être améliorés. "Notre directeur connaissait Zenya depuis un certain temps dans les laboratoires du monde hospitalier. Il savait également que ce système était largement applicable et fréquemment utilisé", explique Barbara. L'organisation a choisi Zenya Zenya DOC et Zenya FLOW: DOC pour structurer tous les documents, FLOW pour rendre le système de rapports plus efficace.
Inge : "Presque tous nos documents sont maintenant dans Zenya. Si les employés veulent rechercher quelque chose, ils peuvent le faire très rapidement grâce à la fonction de recherche pratique. Pensez, par exemple, aux kinésithérapeutes qui viennent de terminer leurs études et qui veulent revoir rapidement les instructions. Le fait qu'ils ne doivent plus s'adresser à d'autres collègues pour savoir exactement où se trouve tel ou tel document est une méthode de travail plus efficace et plus agréable pour tout le monde.
En outre, la responsabilité ne repose plus sur une seule personne. Barbara explique : "Tous les documents sont dans DOC et vous recevez une notification lorsque votre document doit être revu. Le système envoie également des rappels. Cela crée du calme, de la clarté et de la structure dans l'ensemble de l'organisation".
Divers rapports peuvent ensuite être produits par l'intermédiaire de FLOW. Barbara et Inge ont créé des flux de travail pour les rapports sur les TIC, les violations de données, les incidents, les réparations et les idées d'amélioration. "N'importe qui peut désormais rédiger un rapport très facilement", explique Inge. "On peut même prendre rapidement une photo avec son téléphone, l'envoyer, et le tour est joué ! Les rapports parviennent alors automatiquement aux personnes concernées.
Toutes les photos ont été prises par Rosely Mooren.
Zenya DOC élimine également la nécessité d'envoyer des documents distincts aux nouveaux employés ou aux stagiaires, par exemple. "Nous pouvons désormais partager très simplement des liens vers des documents avec d'autres personnes, y compris des personnes externes. À l'aide d'un code d'accès, ils peuvent alors consulter le document dans notre système ; une seule et même version pour tout le monde. Cela nous fait gagner beaucoup de temps et c'est beaucoup plus convivial".
"En outre, nos principaux documents sont devenus beaucoup plus compacts", ajoute M. Inge. "Auparavant, nous avions parfois des documents très longs. Aujourd'hui, nous ne mettons que les informations de base dans le document principal et nous utilisons des liens actifs pour rediriger le lecteur vers des informations plus approfondies."
Le Spine & Joint Centre compte environ 45 à 50 employés. Bien que l'organisation n'ait pas une abondance de documents ou de processus à gérer, elle remarque très clairement les avantages du logiciel Zenya .
Barbara : "Le fait que tout soit désormais regroupé dans un seul système est très agréable. Zenya nous donne une vue d'ensemble, une structure, une tranquillité d'esprit. En mettant le système en place nous-mêmes, nous avons également examiné d'un œil critique et optimisé nos processus de travail et la structure de nos dossiers. Comme nous connaissons bien Zenya, nous avons de plus en plus d'idées pour appliquer le logiciel. Par exemple, nous avons récemment créé un formulaire pour faire des évaluations, y compris un flux de travail pour définir les actions correspondantes.
Infoland travaille d'arrache-pied sur la gestion de la relation client. Beaucoup d'autres entreprises peuvent s'en inspirer.
Barbara et Inge ont donc mis en place le système de manière entièrement autonome. Elles ont défini la structure des dossiers, la meilleure configuration pour les flux de travail, etc. "Au début, c'était parfois difficile", explique Inge. "Mais Infoland nous a aidés. Ils ont été très patients et nous ont tout expliqué très clairement. J'apprécie beaucoup ces conseils. Je suis également satisfaite du service après-vente. Infoland est très accessible et nous recevons toujours une réponse rapide.
Enfin, Barbara et Inge remarquent qu' Infolands'efforce d'entretenir des relations étroites avec ses clients. "Infoland travaille beaucoup sur la gestion des relations avec ses clients. Beaucoup d'autres entreprises pourraient s'en inspirer", déclare Barbara. "Ils ne se contentent pas d'aider à mettre en place le système, mais s'assurent ensuite que tout fonctionne et continue de fonctionner.
Et quel est l'avenir de Zenyaau sein du Spine & Joint Centre ? "Nous ne sommes pas encore au bout de nos peines ; nous voulons tirer encore plus de profit de DOC et de FLOW", déclare Inge. "À la fin de l'année, nous allons transférer tous nos documents de gestion des ressources humaines. Car Zenya est tout simplement plus agréable à utiliser que d'autres systèmes. Et nos employés réagissent également de manière positive. Nous aurons alors bouclé la boucle, n'est-ce pas ?
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