Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
Quels sont nos risques les plus importants ? Pendant des années, la direction de l'hôpital Tjongerschans à Heerenveen (Pays-Bas) a répondu à cette question à l'instinct. Cependant, une gestion globale des risques a permis de visualiser tous les risques, y compris les conséquences et les mesures possibles. Cela permet de mieux comprendre la situation, mais implique également un changement de culture.
Comme dans toute autre organisation, beaucoup de choses peuvent mal tourner dans un hôpital. Pensez aux données médicales qui se perdent, aux patients vulnérables qui tombent, à la malnutrition, au mauvais fonctionnement des équipements et aux employés qui tombent malades sur une longue période - autant de facteurs qui peuvent influencer la qualité des soins et de l'organisation.
L'hôpital Tjongerschans a reconnu ces risques mais, jusqu'à il y a deux ans, il ne pouvait pas répondre de manière satisfaisante à la question "Quels sont nos trois plus grands risques ? "Nous travaillions essentiellement sur la base d'une intuition", explique Irene ten Brummelhuis, responsable du service qualité de l'hôpital Tjongerschans. "Il est parfois difficile de déterminer l'ampleur d'un risque, ses conséquences et si les mesures auront l'effet escompté. Pour atteindre nos objectifs politiques, il est absolument nécessaire d'avoir une vision claire. Cela inclut l'anticipation sur la manière d'atteindre ces objectifs. Depuis 2015, nous travaillons avec Zenya RISK pour visualiser nos risques, ce qui nous a permis d'obtenir de nombreuses informations.
Zenya RISK, la solution de gestion des risques avec laquelle l'hôpital Tjongerschans travaille actuellement, est un logiciel avancé qui identifie, analyse, contrôle et surveille les risques. Pour chaque risque, les causes, les mesures de contrôle préventif et de limitation des dommages et les conséquences sont clairement répertoriées dans une matrice. "Comme certains risques ont plus d'impact que d'autres, nous avons subdivisé les conséquences en conséquences pour les patients, les employés, l'organisation, les finances et l'image. De cette manière, nous pouvons classer les risques de manière plus spécifique en termes d'urgence en utilisant les couleurs vert, jaune, orange et rouge".
L'hôpital Tjongerschans doit faire face à une soixantaine de risques différents. Ceux-ci sont répartis en dix groupes, appelés domaines. L'un de ces domaines est la sécurité de l'information. Ce domaine comprend le risque de fuite de données, c'est-à-dire que les données personnelles des patients et des employés tombent entre les mains de tiers qui ne devraient pas avoir accès à ces données. "Un point pertinent, compte tenu de la nouvelle loi européenne sur le règlement général sur la protection des données entrée en vigueur le 25 mai 2018, qui fixe des exigences encore plus strictes en matière de confidentialité des données personnelles.
Grâce à la gestion des risques, nous sommes plus conscients des causes possibles d'une violation de données. Pensez par exemple aux nouveaux employés qui ne sont pas suffisamment familiarisés avec nos lignes directrices. Nous pouvons anticiper en adaptant notre module d'apprentissage en ligne, par exemple". Un autre domaine est celui des employés, qui comprend le risque de "rotation indésirable du personnel". En d'autres termes : des employés qualifiés qui démissionnent alors que l'hôpital souhaiterait les garder. "Les bonnes personnes apportent une contribution essentielle à l'assurance qualité et à nos objectifs. Nous voulons donc les garder avec nous, surtout s'ils exercent des professions rares. Quelle est la raison de leur départ ? Que pouvons-nous faire pour les garder ? Maintenant que nous avons visualisé cela, nous pouvons prendre les bonnes mesures et contrôler si ces mesures produisent les résultats escomptés."
Grâce à la gestion des risques, nous sommes plus conscients des causes possibles d'une violation de données, par exemple.
Selon Irene, la sensibilisation et la compréhension sont deux améliorations importantes de la gestion des risques au niveau stratégique. "Cela nous donne une image beaucoup plus complète des risques. Nous pouvons désormais faire plus de choix de manière plus consciente. Il est plus facile de démontrer qu'un risque est plus important et pèse plus lourd qu'un autre et que certaines mesures sont donc plus urgentes. Si nécessaire, nous pouvons également augmenter les risques.
Nous continuons à identifier de nouveaux risques. Un nouvel équipement, une rénovation, un changement de législation : nous devons continuellement nous adapter et nous poser la question "et si" ? Nous avons également remarqué que la gestion des risques implique un changement culturel, même si cela prend du temps. Il ne s'agit pas seulement d'un outil que nous devons remplir et utiliser de manière optimale. Si vous voulez gérer les risques de manière optimale, vous devez commencer à penser en termes de risques.
Irene est très satisfaite de Zenya RISK. "Je le recommande certainement à d'autres organisations. Le logiciel est facile à utiliser. C'est bien qu'il soit très visuel et clair. En un coup d'œil, nous pouvons voir quels sont les risques les plus importants. En outre, nous l'utilisons en combinaison avec Zenya FLOW , qui nous permet d'envoyer activement des mesures d'amélioration aux employés concernés par courrier électronique. Cette combinaison apporte une valeur ajoutée indéniable. La gestion des risques est en constante évolution et il est donc important que Zenya RISK évolue en conséquence. Parfois, des améliorations supplémentaires sont nécessaires, mais Infoland y réfléchit et la coopération est très agréable. Nous avons finalement choisi cette solution parce qu'elle correspond bien à nos méthodes de travail. Nous connaissions déjà Infoland, et il est particulièrement agréable pour nos managers d'avoir un contact avec un seul interlocuteur.
La brochure Zenya RISK montre comment vous pouvez mieux identifier et évaluer les risques grâce à ce logiciel intelligent de gestion des risques.
Contactez nos experts sans engagement ! Nous nous ferons un plaisir de réfléchir avec vous.
