Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
De la terre à la vie : tel est le slogan de Triferto, grossiste international en engrais minéraux. Avec plusieurs sites en Belgique, en France et aux Pays-Bas, la sécurité est une priorité absolue pour l'entreprise. Harold Krikke, coordinateur qualité chez Triferto, explique comment ils utilisent Zenya FLOW et l' Capture app pour rapporter les (presque) incidents et les situations dangereuses - et comment ils utilisent Zenya à d'autres fins.
La sécurité est une priorité absolue pour Triferto, mais les rapports des personnes travaillant sur le terrain étaient rares. Il était donc difficile de définir les domaines à améliorer. Afin d'accroître la volonté de rendre compte, les employés ont été invités à envoyer un certain nombre de rapports chaque année, mais ces rapports sont restés fastidieux.
Harold explique : "L'enregistrement des rapports se faisait auparavant au moyen d'un formulaire papier. Les collègues devaient d'abord l'imprimer, le remplir, le scanner à nouveau et l'envoyer. Cependant, nous avons remarqué que nous devions souvent courir après les gens tout au long de ce processus pour qu'ils fassent un rapport. Nous avons donc commencé à chercher une interprétation numérique plus efficace du système de rapport".
Avec notre système précédent, nous obtenions à peine six rapports en six mois. Avec Zenya, c'est 123 dans le même laps de temps !"
C'est par l'intermédiaire d'un nouveau collègue, qui connaissait Zenya (à l'époque IProva) dans le cadre de son emploi précédent, qu'Harold est entré en contact avec Infoland. "En février 2023, nous avons pris le premier contact avec Infoland. Un consultant nous a rendu visite, a écouté nos besoins et, en avril, nous avons signé l'accord qui incluait les modules que nous voulions utiliser."
L'enregistrement des situations dangereuses et des (quasi-)incidents étant très important pour Triferto, le module Zenya FLOW a été mis en place. "Nous avons installé une tablette sur tous nos sites avec l' Capture app et nous avons créé un compte unique pour les rapports. Nous avons configuré le formulaire de manière à ce que les personnes puissent facilement remplir tous les détails et ajouter une photo."
En ce qui concerne le suivi, Harold et son collègue, qui est directeur des opérations, se réunissent chaque semaine pour examiner les nouveaux appels et les appels en attente. "Nous avons mis en place un flux qui nous permet de gérer parfaitement tous les appels à nous deux, et cela fonctionne très bien", explique Harold.
Environ trois mois après la signature de l'accord, le nouveau système de reporting a été mis en service. Harold : "Nous avons fait des choix très rapidement. Nous étions tous enthousiastes et le système porte aujourd'hui ses fruits. Avec notre ancien système de reporting, nous obtenions à peine six rapports en six mois. Depuis que nous travaillons avec Zenya FLOW, également depuis près de six mois, il y en a déjà 123 ! Bien sûr, nous avons également travaillé sur la sensibilisation à la sécurité, mais nous recevons aussi souvent des commentaires positifs sur le système de signalement. Il est très accessible et simple, et cette simplicité incite les gens à faire un rapport.
Entre-temps, Triferto s'emploie également à mettre en place un flux pour les réclamations relatives aux produits. "Nous espérons que ce flux sera bientôt opérationnel", déclare Harold. "Il y a un peu plus d'étapes que pour les rapports d'incidents, mais à part cela, ce flux fonctionnera pratiquement de la même manière. D'ailleurs, l'idée est venue de l'atelier lui-même."
Lorsque Triferto a signé l'accord avec Infoland, l'entreprise savait déjà qu'elle souhaitait également enregistrer ses machines de manière plus efficace. C'est pourquoi ils ont également choisi Zenya CHECK. Harold : "Dès que le système de reporting de FLOW a été opérationnel, nous avons commencé à paramétrer l'enregistrement de nos machines dans CHECK. La raison en était un point d'amélioration de la certification ISO concernant la maintenance de nos machines. En effet, cet aspect n'était pas encore enregistré de manière aussi précise, avec un e-mail par-ci ou un document Excel par-là."
Pendant ce temps, le service technique de Triferto est occupé à dresser l'inventaire des machines. Une fiche est créée dans le bac à cartes de Zenya pour chaque machine. Un code QR est également généré automatiquement pour chaque machine, qui est imprimé sur une étiquette et appliqué à la machine en question.
"Par machine, nous voulons ajouter toutes les données utiles dans CHECK. L'historique de la maintenance, le manuel, l'année de fabrication, les pièces, etc. Lorsque vous scannez le code QR sur un appareil équipé de l'application Assist, vous pouvez voir toutes ces informations. Pour l'instant, nous utilisons surtout CHECK comme carnet d'entretien, mais à l'avenir, nous aimerions aussi programmer des entretiens périodiques à l'aide de questionnaires."
L'établissement de rapports est devenu si facile : les employés prennent rapidement la tablette, prennent une photo et envoient le rapport. C'est vraiment un jeu d'enfant.
"Nous allons de toute façon travailler avec Zenya DOC ", déclare Harold. "Ces plans ne sont pas encore très concrets, mais je vais déjà commencer à les mettre en place avec notre consultant Infoland . Après tout, l'organisation a encore un certain nombre de souhaits auxquels FLOW, CHECK et DOC - ou une combinaison des trois - peuvent répondre. Le logiciel est également très bien connecté, ce qui permet parfois de franchir les étapes suivantes plus rapidement que prévu. Ainsi, en l'espace de six mois, nous avons déjà réalisé beaucoup de choses avec Zenya.
Harold et son collègue ont-ils entièrement mis en place tous ces modules eux-mêmes ? "S'il y a beaucoup de choses que l'on peut faire soi-même, il y a aussi des fonctionnalités qui sont plus difficiles à comprendre. C'est pourquoi je m'entretiens tous les quinze jours avec notre consultant Infoland . C'est agréable d'avoir quelqu'un qui connaît vraiment le logiciel, et notre consultante le fait très bien. Elle peut même programmer Zenya les yeux fermés", s'amuse Harold.
"Si je peux donner un dernier conseil aux entreprises, c'est de s'asseoir avec Infoland et d'exprimer leurs besoins. La suite logicielle Zenya est tellement polyvalente qu'il y a une pochette pour tout le monde.
Découvrez comment votre organisation peut bénéficier de l'application Zenya. Demandez la brochure sans engagement.
Contactez nos experts sans engagement ! Nous nous ferons un plaisir de réfléchir avec vous.
