Des logiciels intelligents pour une meilleure qualité des soins de santé.
Que faire lorsque deux collègues de la direction fonctionnelle et technique se désistent ? C'est ce qui est arrivé à l'équipe d'Alphons Homoet, Product Owner à l'UMC Utrecht. Son équipe aide les employés à répondre aux questions concernant le logiciel Zenya utilisé dans l'ensemble de l'hôpital. L'UMC a cherché quelqu'un pour l'aider rapidement et efficacement. La solution ? Elle est venue d' Infoland elle-même, sous la forme d'une structure, gestion fonctionnelle - L'une des solutions d'entreprise qu' Infoland propose à ses clients.
Auparavant, chaque département de l'UMC Utrecht gérait ses propres documents. Lorsque le besoin d'une gestion structurée de la qualité s'est fait sentir, l'hôpital s'est tourné vers Zenya (puis iProva). Depuis, l'UMC utilise les modules DOC, FLOW, RISK et CHECK. Chaque service dispose toujours de son propre portail, mais il est intégré dans une vue d'ensemble et suit des directives claires. Les collaborateurs ont des questions sur l'utilisation de Zenya? Ils peuvent compter sur l'équipe d'Alphons.
"Il y a environ un an, deux collègues ont quitté notre équipe. L'un a obtenu un autre poste en interne, l'autre a pris sa retraite", explique Alphons. "Bien entendu, nous avons dû chercher quelqu'un qui puisse être déployé rapidement pour nous soutenir temporairement. Nous avons décidé de poser la question à Infoland elle-même, avec succès. La balle était dans le camp, et peu de temps après, nous étions assis autour d'une table avec Infoland pour discuter de notre défi. Nous avons alors été mis en contact avec Koen Croonen, responsable fonctionnel chez Infoland.
Koen travaille actuellement 16 heures par semaine en tant qu'administrateur fonctionnel dans l'équipe d'Alphons, réparties sur quatre jours. "Nous avons commencé par une période de test de trois mois. Cela s'est très bien passé et le courant est passé tout de suite avec Koen. Nous avons rapidement décidé de poursuivre notre collaboration. L'équipe d'Alphons travaille avec un système de ticketing sur lequel les questions des utilisateurs de Zenya à l'hôpital arrivent et traite ces tickets en utilisant une méthode agile. Cela signifie qu'ils ont une courte réunion quotidienne pour discuter de l'ordre du jour et distribuer les tickets. Alphons : "Koen participe également à ces réunions et travaille ensuite de manière autonome. Il contacte également les rapporteurs de tickets, tout comme le reste de notre équipe.
Nous avions besoin d'une personne ayant des connaissances approfondies et pouvant être déployée immédiatement. Le responsable fonctionnel d' Infolandprend ses fonctions de manière indépendante et fait désormais partie de notre équipe.
Alphons cite les connaissances de Koen comme l'un des principaux avantages de la gestion fonctionnelle par Infoland. "Koen a pu être déployé immédiatement au sein de notre équipe, ce qui était vraiment nécessaire. Grâce à sa connaissance approfondie de Zenya, nous avons déjà beaucoup appris récemment, par exemple sur les documents interactifs. Nous savions déjà qu'ils existaient, mais les appliquer, c'est autre chose. Koen nous a bien guidés dans cette démarche.
Alphons trouve également que les lignes de communication courtes avec Infoland sont très pratiques. "Koen se concentre principalement sur la gestion fonctionnelle. Mais si nous avons des questions un peu plus techniques, il peut demander conseil à ses collègues. Il travaille à distance et a donc toujours des collègues d' Infoland à proximité. Ainsi, même les questions qui ne relèvent pas de la gestion fonctionnelle reçoivent toujours une réponse rapide, ce qui est très agréable.
Les lignes de communication courtes avec Infoland sont une véritable valeur ajoutée pour l'UMC. Nous obtenons rapidement une réponse à chaque question".
"Certains mois, Koen capte jusqu'à 20 % de notre capacité", déclare Alphons. "Nous nous imposons d'avoir toujours un maximum de 10 tickets ouverts et de résoudre chaque ticket dans les cinq jours. Grâce à l'aide de Koen, notre travail reste gérable. Rien n'est laissé au hasard et le délai d'exécution est court. La gestion fonctionnelle est également sécurisée de manière optimale. Sans Koen, nous n'aurions probablement pas réussi.
Outre les tickets ad hoc, Koen collabore également à des projets plus importants au sein de l'UMC Utrecht. Alphons : "Koen nous aide également à poursuivre le développement de Zenya. Par exemple, nous avons plusieurs problèmes plus importants encore dans les listes Excel et autres, mais que nous voulons incorporer dans Zenya. Koen nous aide à réfléchir à la meilleure façon d'organiser ces questions. Il connaît donc désormais très bien notre organisation, ce qui nous aide dans la gestion fonctionnelle."
Grâce au gestionnaire fonctionnel d' Infoland, nous gardons nos tâches gérables et bien organisées et nous réduisons les délais d'exécution.
Entre-temps, tout se met en place au sein de l'équipe d'Alphons. La gestion fonctionnelle sera donc progressivement abandonnée au cours de la période à venir. Alphons souhaite toutefois continuer à s'appuyer sur les connaissances d' Infoland. "Lorsque nous n'aurons plus besoin de l'aide de Koen sur le plan structurel, nous aimerions prévoir un moment avec lui tous les mois ou tous les deux mois. Nous pourrons ainsi rassembler des questions à discuter avec lui à un moment convenu. Nous sommes de toute façon très satisfaits des services d' Infoland, et nous souhaitons donc poursuivre dans cette voie.
Pour ceux qui souhaitent acheter de la gestion fonctionnelle structurelle à Infoland, Alphons a encore deux conseils à donner. "Répartissez les heures que vous achetez sur plusieurs jours, c'est plus efficace. Il est donc préférable de prendre des demi-journées plutôt que des journées entières. De cette manière, le gestionnaire fonctionnel peut tourner continuellement dans votre équipe.
Alphons recommande également d'impliquer le gestionnaire fonctionnel dans les événements agiles, tels que les réunions quotidiennes. "De cette manière, cette personne devient un véritable membre de l'équipe et sait ce qui se passe au sein du département ou de l'organisation.
Découvrez comment votre organisation peut bénéficier de la gestion fonctionnelle d' Infoland en nous contactant. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.
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