Het geheim van een gedegen beheersorganisatie

Herken je dit? De plannen staan op papier, de doelen zijn vastgesteld en de afspraken zijn tot in de puntjes uitgewerkt. Het project kan beginnen! Alle betrokkenen bewegen een andere kant op en de besluitvorming stagneert. Het tegenovergestelde komt ook voor. Alles loopt op rolletjes, er is energie en je collega’s weten elkaar te inspireren tot experimenteren met als gevolg mooie resultaten. In beide gevallen is het lastig om aan te wijzen wat precies de stagnatie of de flow veroorzaakt.

Nieuwsgierigheid is dan de sleutel om dit te onderzoeken. Wanneer verschijnt er bij een nieuw plan een glinstering in iemands ogen? Hoe kan iemand de nieuwe gemaakte afspraken op een goede manier toepassen in zijn of haar eigen werkzaamheden? En hoe voorkomen we dat collega’s terugvallen in oude gewoontes? Een goede structuur tussen de mensen, organisatie en bijbehorende tools, is daarom enorm van belang.

Het beheren van processen is mensenwerk

Een proces ontstaat altijd vanuit een vraag. Er is namelijk input nodig om een proces van start te laten gaan. Daarnaast is er ook altijd een doel (de output) zodat er iets is waar je naartoe kan werken. Tussen de input en output zitten allerlei stappen die genomen moeten worden om het proces soepel te laten verlopen.

Voor veel organisaties is het zo efficiënt mogelijk omgaan met tijd en middelen een doel op zich. Ondanks dat er een grens lijkt te zijn aan de efficiëntie van hoe een proces is ingericht, is er vaak nog veel te halen. Zo kan je software helemaal netjes en tot in de puntjes ingericht zijn, de taken moeten nog wel uitgevoerd worden door mensen. Een goedlopend proces draait niet alleen maar rondom een strakke planning en budgetten waar werknemers zich aan moeten houden. Juist de nieuwsgierigheid en leergierigheid van je collega’s moeten ervoor zorgen dat een proces op gang komt. Dat zijn namelijk de emoties die ze drijft om de juiste stappen te kunnen zetten en beslissingen te maken. De kracht van een goede beheerorganisatie is dat ‘het systeem’ op de langere termijn beheert blijft worden zoals tijdens de implementatie is afgesproken. Daarnaast moet er continu worden gemonitord, geanalyseerd en verbeterd door enthousiaste collega’s die precies weten wat de mogelijkheden zijn van het systeem. Slimme software kan helpen bij het automatiseren en stroomlijnen van deze processen.

Organiseer je beheer

Maar hoe ziet een gedegen beheersorganisatie er in de praktijk nou eigenlijk uit? Binnen een beheersorganisatie heb je verschillende rollen:

• De gebruiker; dit is de eindgebruiker van de software. Zij gebruiken het bijvoorbeeld bij het raadplegen van de meest actuele informatie, het maken van meldingen bij (bijna) incidenten of het bij lopen van een veiligheidsronde voor een evaluatie.
• De sleutelgebruiker; sleutelgebruikers slaan de brug tussen de eindgebruikers en de beheerders. Vaak zijn dit teamleiders, afdelingsmanagers of senior medewerkers.
• Functioneel beheerder; de functioneel beheerder zorgt ervoor dat systemen optimaal functioneren en doorontwikkeld worden op basis van de organisatie- en gebruikersbehoefte. Ook helpt hij collega’s om de software correct te gebruiken door vragen te beantwoorden en te voorzien in documentatie. Mogelijk train je hen ook in het gebruik ervan.
• Applicatiebeheerder; de technisch beheerder is over het algemeen een ICT-medewerker. Samen met de functioneel beheerder is deze verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn en goed functioneren van het systeem.

Procesmanagement heb je niet in één dag geoptimaliseerd. Dit kost tijd en geld want ook procesoptimalisatie is nou eenmaal een proces. Het is slim om functioneel beheerders erbij te betrekken wanneer de implementatie en optimalisatie op papier wordt gezet. Functioneel beheerders zijn het aanspreekpunt voor vragen en/of opmerkingen tijdens de optimalisatie. Er is geen succesformule voor het optimaliseren van processen, maar wij proberen je het met een aantal tips wel iets makkelijker te maken;

1. Stel je als functioneel beheerder op als vraagbaak voor je collega’s. Communiceer duidelijk jouw rol hierin naar de organisatie toe. Om dit op een slimme manier te doen, kan je gebruik maken van een workflow. Dit kan je dan makkelijk automatiseren.
2. Schrijf een beheerplan waarin je beschrijft wie welke rol uitvoert en hoe het proces dient te verlopen.
3. Plan periodiek een overleg in met (sleutel)gebruikers en medebeheerders om de aanvragen vanuit de organisatie door te nemen.

Onze consultants kunnen helpen bij de technische opzet van jouw software-omgeving. Daarnaast zijn zij ook beschikbaar om te begeleiden en adviseren in het toewijzen van de juiste rollen en rechten en kunnen zij medewerkers zodat iedereen de juiste kennis over de software heeft. Bovendien bieden wij standaard trainingen aan over de software. Ook bij verloop van personeel helpen zij met het stellen van de juiste vragen zodat helder wordt wat wel of niet moet worden overgedragen.

De rol van software

Ondanks dat wij van mening zijn dat de mens centraal staat bij het optimaliseren van processen, is software een belangrijke factor bij procesoptimalisatie. Vooral om de status van processtappen te volgen. De kracht is om de software aan te laten sluiten op de wens van de werknemers. De nieuwsgierigheid en leergierigheid van de mens bundelen met een duidelijk overzicht in stappen. Het voorkomt tijdverspilling doordat je tijdig in kan spelen op afwijkingen en/of knelpunten. Op deze manier haal jij het beste uit je werknemers én organisatie.

Het opstellen van een gedegen beheersorganisatie motiveert medewerkers om te durven ondernemen vanuit nieuwsgierigheid in plaats van “moeten”. Die nieuwsgierigheid zorgt ervoor dat mensen van hun eigen eiland af durven te komen en efficiënter samen kunnen werken met collega’s. In combinatie met gespecialiseerde software brengen we de beheerorganisatie van jouw bedrijf naar een hoger niveau.

Streven naar operational excellence

Wij geloven dat een gedegen beheersorganisatie ervoor zorgt om te streven naar operational excellence. Dit betekent het best mogelijke resultaat halen uit een proces op de meest efficiënte manier. Om dit te bereiken zijn er drie succesfactoren van belang;

• Intrinsieke motivatie
• Ambitie
• Oefenen en herhalen

Waarom Zenya als optimalisatiepartner?

Ben je benieuwd hoe de Zenya software jouw organisatie kan helpen op weg naar een gedegen beheersorganisatie? Lees eens de case van az Vesalius en Qualicor Europe bij het Ikazia Ziekenhuis Rotterdam.