Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Audits: veel organisaties ervaren ze als een moetje. Vaak denkt men ‘Daar heb je weer iemand die komt vertellen wat er allemaal niet goed gaat.’ Audits zijn echter belangrijk voor je organisatie om de kwaliteit en veiligheid van je producten en diensten te verbeteren, en om een eenduidige en betrouwbare manier van werken te creëren. Welke soorten zijn er? Met welk doel worden ze uitgevoerd? En hoe helpen ze je organisatie vooruit? Je leest het in dit artikel.
Een audit is een periodiek of eenmalig onderzoek naar een bepaald aspect van een organisatie, meestal aan de hand van bepaalde referentienormen zoals NEN of ISO. Deze onderzoeken worden gedaan door een persoon of partij die gespecialiseerd is in het uitvoeren van audits: de auditor.
Aan de hand van checklists of vragenlijsten onderzoekt de auditor of de werkelijkheid binnen een organisatie overeenkomt met de manier van werken beschreven in de norm. Is er sprake van afwijkingen, dan bepaalt de auditor hoe ernstig ze zijn. Aan het eind van het onderzoek overhandigt de auditor een auditrapport met alle bevindingen uit het onderzoek aan de opdrachtgever.
Laten we eerst het idee weerleggen dat auditors als politieagent door je organisatie gaan en enkel aangeven welke zaken niet goed gaan. Audits zijn bedoeld om je organisatie op positieve wijze te verbeteren. Wat gaat er wél goed? En hoe kun je ervoor zorgen dat bepaalde processen nog beter verlopen? Een audit geeft inzicht in het functioneren van je bedrijf, proces, product of systeem in relatie tot de kansen en bedreigingen in de markt en eventuele wetgeving waar je aan moet voldoen. Dit levert je organisatie onder andere de volgende voordelen op:
Een interne audit wordt uitgevoerd door een auditor die in dienst is van je organisatie. Hierbij ligt de nadruk vaak op procesverbetering of risicomanagement. Het initiatief ligt bij de organisatie zelf. Audits zijn een uitstekende manier om je bedrijfsactiviteiten voortdurend te verbeteren. Ze brengen risico’s en kansen aan het licht en leveren handvaten voor verbetering op. Voorbeelden van interne audits zijn operationele, IT- en kwaliteitsaudits.
Een externe audit wordt uitgevoerd door een externe, onafhankelijke partij. Wil je bijvoorbeeld je organisatie certificeren voor een ISO-norm of heb je de verplichting om te voldoen aan specifieke wetgeving? Dan horen periodieke externe audits erbij. Deze worden uitgevoerd in opdracht van externe organisaties, bijvoorbeeld toezichthouders. Voorbeelden van externe audits zijn financiële audits, AVG/GDPR-audits, arbo-audits en veiligheidsaudits.
Zowel interne als externe audits kunnen plaatsvinden op drie niveaus:
Bij een systeemaudit bekijkt de auditor in hoeverre een bestaand systeem voldoet aan de behoeften van gebruikers. De auditor toetst of er aan de systeemeisen wordt voldaan door het kwaliteitsmanagement en kijkt of het systeem doeltreffend en naar behoren functioneert.
Bij een procesaudit kijkt de auditor hoe een bepaald proces in zijn werk gaat door het stap voor stap te doorlopen. Bij elke stap toetst de auditor in welke mate de realiteit op de werkvloer overeenkomt met de procesbeschrijving.
Bij een productaudit wordt de output van de processen beoordeeld: de producten of diensten. Hierbij let de auditor voornamelijk op de eigenschappen en kenmerken die klanten belangrijk vinden, zoals veiligheid, gebruiksvriendelijkheid, kwaliteit en duurzaamheid.
We begrijpen als geen ander dat het auditproces niet altijd vlekkeloos verloopt en dat het lastig kan zijn om er alles uit te halen. Daarom lees je hier vijf tips waarmee je het auditproces binnen je organisatie soepel laat verlopen én waarmee je ervoor zorgt dat medewerkers er plezier uithalen:
Door andere medewerkers te betrekken bij het auditproces, zorg je voor nieuwe energie. Deze medewerkers kijken met een frisse blik naar de audit. Zo zorg je voor nieuw enthousiasme.
Auditen dient nauwkeurig te gebeuren, dus zorg ervoor dat hier voldoende tijd voor is. Zo motiveer je de auditor ook om alles nauwkeurig te controleren.
Door de auditor niet weg te moffelen in een kantoortje maar juist tussen de medewerkers te zetten, heeft hij of zij de kans om vragen te stellen. Op die manier kan de auditor zijn of haar werk beter doen en krijgen medewerkers de kans om hun ervaringen te vertellen.
Auditen met onvoldoende kennis is niet leuk en niet effectief. Zorg ervoor dat auditors de juiste kennis hebben en worden uitgedaagd.
Procesmatig auditen is waardevoller dan willekeurig auditen. Plan audits daarom regelmatig in, zodat je up-to-date blijft over de laatste stand van zaken
Onder auditmanagement verstaan we de manier waarop het uitvoeren van audits is georganiseerd. In de praktijk moeten veel auditors hun informatie verzamelen uit losse documenten en systemen. En ook het uitvoeren van steekproeven gebeurt vaak met behulp van Excel-bestanden of eenvoudige vragenlijsten. Terwijl goed auditmanagement ervoor kan zorgen dat je auditproces zelf ook effectiever en efficiënter verloopt.
Auditmanagementsoftware, zoals Zenya CHECK, helpt je om het voorbereiden, opzetten, plannen en uitvoeren van audits te digitaliseren en te stroomlijnen. Of je nu beter wilt voldoen aan richtlijnen en wet- of regelgeving of bijvoorbeeld medewerkers- of klanttevredenheidsonderzoek wilt uitvoeren, het is belangrijk dat de auditsoftware past bij hoe jouw organisatie werkt.
Met ons laagdrempelige auditmanagementsysteem Zenya CHECK kun je checklists en vragenlijsten eenvoudig maken en periodiek invullen. Niet alleen de audits zelf verlopen hierdoor sneller en efficiënter, ook het rapporteren en het toewijzen en monitoren van opvolgacties aan de hand van de bevindingen wordt veel makkelijker.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
