Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Audits zijn belangrijk voor je organisatie om de kwaliteit en veiligheid van je producten en diensten te verbeteren, en om een eenduidige en betrouwbare manier van werken te creëren. Soms is een bepaalde audit verplicht, zoals financiële audits bij beursgenoteerde bedrijven of privacy-audits bij organisaties die persoonsgegevens verwerken. Maar ook al geldt die verplichting niet voor jouw organisatie, toch kun je baat hebben bij audits. Welke soorten audits zijn er? Met welk doel worden ze uitgevoerd? En hoe helpen audits je organisatie vooruit? Je leest het in dit artikel.
Een audit is een periodiek of eenmalig onderzoek naar een bepaald aspect van een organisatie, meestal aan de hand van bepaalde referentienormen zoals NEN of ISO. Deze onderzoeken worden gedaan door een persoon of partij die gespecialiseerd is in het uitvoeren van audits: de auditor.
Aan de hand van checklists of vragenlijsten onderzoekt de auditor of de werkelijkheid binnen een organisatie overeenkomt met de manier van werken beschreven in de norm. Is er sprake van afwijkingen, dan bepaalt de auditor hoe ernstig ze zijn. Aan het eind van de audit overhandigt de auditor een auditrapport met alle bevindingen uit het onderzoek aan de opdrachtgever.
Een audit geeft inzicht in het functioneren van je bedrijf, proces, product of systeem in relatie tot de kansen en bedreigingen in de markt en eventuele wetgeving waar je aan moet voldoen. Dit levert je organisatie onder andere de volgende voordelen op:
Een interne audit wordt uitgevoerd door een auditor die in dienst is van je organisatie. Hierbij ligt de nadruk meestal op procesverbetering of risicomanagement. Het initiatief voor interne audits ligt meestal bij de organisatie zelf. Audits zijn namelijk een uitstekende manier om je bedrijfsactiviteiten voortdurend te verbeteren. Ze brengen risico’s en kansen aan het licht en leveren handvaten voor verbetering op. Voorbeelden van interne audits zijn operationele audits, IT-audits en kwaliteitsaudits.
Een externe audit wordt uitgevoerd door een externe, onafhankelijke partij. Wil je bijvoorbeeld je organisatie certificeren voor een ISO-norm of heb je de verplichting om te voldoen aan specifieke wetgeving? Dan horen periodieke externe audits erbij. Deze worden uitgevoerd in opdracht van externe organisaties, bijvoorbeeld toezichthouders. Voorbeelden van externe audits zijn financiële audits, AVG/GDPR-audits, arbo-audits en veiligheidsaudits.
Zowel interne als externe audits kunnen plaatsvinden op drie niveaus:
Bij een systeemaudit bekijkt de auditor in hoeverre een bestaand systeem voldoet aan de behoeften van gebruikers. De auditor toetst of er aan de systeemeisen wordt voldaan door het kwaliteitsmanagement en kijkt of het systeem doeltreffend en naar behoren functioneert.
Bij een procesaudit kijkt de auditor hoe een bepaald proces in zijn werk gaat door het stap voor stap te doorlopen. Bij elke stap toetst de auditor in welke mate de realiteit op de werkvloer overeenkomt met de procesbeschrijving.
Bij een productaudit wordt de output van de processen beoordeeld: de producten of diensten. Hierbij let de auditor voornamelijk op de eigenschappen en kenmerken die klanten belangrijk vinden, zoals veiligheid, gebruiksvriendelijkheid, kwaliteit en duurzaamheid.
Onder auditmanagement verstaan we de manier waarop het uitvoeren van audits is georganiseerd. In de praktijk moeten veel auditors hun informatie verzamelen uit losse documenten en systemen. En ook het uitvoeren van steekproeven gebeurt vaak met behulp van Excel-bestanden of eenvoudige vragenlijsten. Terwijl goed auditmanagement ervoor kan zorgen dat je auditproces zelf ook effectiever en efficiënter verloopt.
Auditmanagementsoftware, zoals Zenya CHECK, helpt je om het voorbereiden, opzetten, plannen en uitvoeren van audits te digitaliseren en te stroomlijnen. Of je nou beter wilt voldoen aan richtlijnen en wet- of regelgeving of bijvoorbeeld medewerkers- of klanttevredenheidsonderzoek wilt uitvoeren, het is belangrijk dat de auditsoftware past bij hoe jouw organisatie werkt.
Met ons laagdrempelige auditmanagementsysteem Zenya CHECK kun je checklists en vragenlijsten eenvoudig maken en periodiek invullen. Niet alleen de audits zelf verlopen hierdoor sneller en efficiënter, ook het rapporteren en het toewijzen en monitoren van opvolgacties aan de hand van de bevindingen wordt veel makkelijker.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
