Documenten digitaliseren zonder versnippering of vervuiling

Documenten digitaliseren kan voor jouw organisatie een hot topic zijn. Maar het kan ook voorkomen dat jullie te maken hebben met versnippering of vervuiling, omdat er altijd meerdere versies in omloop zijn. Dit is een herkenbare, vaak voorkomende situatie.

Het goede nieuws is; de oplossing is meestal niet zo gecompliceerd. In dit artikel gaan we dieper in op termen als documentmanagement en document- en versiebeheer. Ook onderzoeken we wat de voordelen zijn van document management software.

Wat verstaan we onder documentmanagement?

Wanneer organisaties aan de slag gaan met digitalisering, dan heb je vaak te maken met een brij aan informatie. Zeker bij kennisintensieve organisaties kan na verloop van tijd versnippering of vervuiling optreden. Meerdere versies zorgen voor onduidelijkheid. Er kan een wirwar aan protocollen, procedures, werkinstructies, of procesbeschrijvingen ontstaan. Je ziet door de bomen het bos niet meer.

Met documentmanagement kun je documenten goed of beter ordenen en categoriseren. Ook kun je ze beter vindbaar maken. Je voorkomt hiermee dat men onnodig veel of lang moet zoeken, én je voorkomt er fouten mee.

Als we het hebben over een document, wat is dat dan?

Een document is een verzameling van gegevens, ook wel informatiebron genoemd. Ze kunnen zowel in een papieren vorm als in een digitale vorm voorkomen. Voorbeelden van documenten zijn procedures, instructies, protocollen, verslagen, logboeken etc.

Documenten zijn vaak eenvoudig te digitaliseren en te beheren in een documentmanagementsysteem, of DMS. Zo’n DMS zorgt voor meer structuur en dus ook meer overzicht en inzicht.

Wat is documentenbeheer?

Een documentbeheersysteem ondersteunt je organisatie bij het beheren van documentatie. Alle documenten kunnen hierin gestructureerd worden ondergebracht, zodat informatie sneller gevonden kan worden. Iedereen krijgt dus snel toegang tot de juiste informatie.

Bij documentenbeheer hoort ook dat bijvoorbeeld beheerdersrechten aan documenten gekoppeld worden. Hiermee weet je dat het beheer goed belegd is, en dat áls iets geüpdatet moet worden, dit ook gedaan wordt. Zo borg je de kwaliteit.

Lees meer over documenten beheer.

Wat is versiebeheer?

Bij versiebeheer houd je de veranderingen bij in een bepaald document, meestal over een langere periode. Soms kan het namelijk handig zijn om op later moment een specifieke, oudere versie op te vragen. Dit kan, wanneer je gebruik maakt van een slim versiebeheersysteem, of een DMS.

1. Met versiebeheer kun je zien wat er gewijzigd is tussen versies, en wie dit aanpaste. Hiermee kun je aanpassingen of fouten gemakkelijk herleiden, en corrigeren;
2. Nog een voordeel is dat je wijzigingen gemakkelijk ongedaan kunt maken. Fouten kun je hiermee ongedaan maken, en verloren documenten kun je gemakkelijk terugzetten.
   Dit alles maakt versiebeheer binnen een DMS onmisbaar.

Lees meer over versiebeheer.

Hoe draagt documentmanagement bij aan efficiënter werken?

Wanneer je snel de juiste informatie kunt vinden, dan werk je sneller en maak je minder fouten. Werkinstructies, handleidingen, video’s, Pdf’s of Excel-bestanden; je kunt het allemaal in een DMS plaatsen.

Wanneer het DMS een mobiele app heeft, dan kun je op iedere locatie – zelfs onderweg – bedrijfsdocumenten raadplegen.

Wanneer mensen betrokken worden bij het in stand houden van een vitale informatie-infrastructuur, dan weet iedereen wat er van hen verwacht wordt. Zo’n bijdrage kan vastgelegd worden en het proces van opstellen en beoordelen wordt ook geborgd. Dankzij automatische update signalering en het kunnen uitzetten van taken naar collega’s kun je documenten efficiënt en gecontroleerd updaten. De voortgang van opstellen en beoordeling wordt bewaakt dankzij slimme workflows.

Dit alles zorgt voor efficiëntere bedrijfsprocessen waarbij je kwaliteit borgt en tijd bespaart.

Wat is een document management systeem?

Een documentmanagementsysteem helpt professionals met het snel en efficiënt vinden van actuele, goedgekeurde documenten. Je kunt hierbij gebruik maken van workflows, versiebeheer en het instellen van autorisaties.

Documentatie kan in verschillende type bestanden opgeslagen worden. Zoals in de vorm van een PDF, PowerPoint, Word, Excel of CAD-file, of zelfs als video.

Modern documentbeheer maakt het zoeken naar relevante informatie snel en intuïtief. Bijvoorbeeld met interactieve documenten. Door een aantal slimme vragen te beantwoorden krijg je snel informatie aangereikt. ‘Ruis’ wordt niet getoond. Die informatie kan naast tekst ook ander materiaal bevatten, in één document.

8 voordelen van een document management systeem

Het inzetten van een DMS bespaart niet alleen tijd. Het biedt ook de mogelijkheid om het maximale uit jouw organisatie te halen met deze voordelen:

Kan een DMS ook ondersteunen bij procesmanagement?

Je kunt dus documenten snel opzoeken en de kwaliteit borgen. Maar het juiste documentmanagement softwarepakket heeft meer te bieden.

• Borg eigenaarschap van documenten, en zet taken uit bij collega’s;
• Koppel documenten aan proceselementen, en laat intelligente workflows voor je werken;
• Bewaak voortgang en de status van processen, en gebruik automatische signalering.

Zo zet je documentmanagementsoftware óók in voor procesmanagement. Dit maakt processen wendbaarder voor klanten, leveranciers en collega’s, waarmee je jezelf een voorsprong geeft.