nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Het ECD van Nedap Ons® en Zenya: een krachtig duo voor minder regeldruk in de zorg

Hoeveel tijd denk jij dat zorgmedewerkers per week besteden aan administratieve taken? Doe eens een gok. 10%? Misschien 30? Uit onderzoek van Ontregel de Zorg blijkt dat zorgmedewerkers wel 40% van hun werkweek kwijt zijn aan administratie. Dit zorgt ervoor dat andere taken in het gedrang komen, zoals de zorg voor patiënten en het melden van incidenten. Maar het melden van incidenten is essentieel om aan goed kwaliteits- en risicomanagement te doen. In een ideale wereld gaat de administratieve last omlaag en het aantal incidentmeldingen omhoog… Laat dit nu nét hetgeen zijn waar Infoland een oplossing voor biedt. En die oplossing ontdek je in dit artikel.

Wat is een ECD-systeem?

Zoals je hierboven leest, voeren zorgmedewerkers veel administratieve taken uit. Denk hierbij aan taken als rapportages opstellen en een cliëntendossier bijhouden. Dit doen ze grotendeels in het ECD. Wat is dit ook alweer?

Een elektronisch cliëntendossier (ECD) is het digitale systeem waarin zorgmedewerkers alle belangrijke cliëntinformatie vastleggen. Een ECD bevat:

  • Algemene cliënt- en contactgegevens;
  • De medische voorgeschiedenis van de cliënt;
  • Het zorg-, begeleidings- en ondersteuningsproces;
  • Het behandelplan;
  • De rapportage van de behandeling.

Het ECD ondersteunt zorgmedewerkers dus bij het uitvoeren van hun werk in alle stappen van het zorgproces.

Wat is een ECD? Nedap Ons® en Zenya

Waarvoor wordt het ECD gebruikt?

In eerste plaats gebruiken zorgprofessionals het ECD om belangrijke cliëntinformatie bij te houden. Ze leggen vast welke zorg de cliënt nodig heeft en welke afspraken er zijn gemaakt. Iedereen die dagelijks betrokken is bij de cliënt, leest op die manier hoe het met de gezondheid van de cliënt gaat en welke zorg nodig is.

Naast zorgprofessionals is het ECD ook bedoeld voor afdelingen die geen zorg leveren. Denk hierbij aan planning, financiën en administratie. Zij gebruiken het ECD om bijvoorbeeld afspraken met behandelaren vast te leggen, zorgroutes in te plannen en medewerkers in te roosteren.

5 redenen waarom een ECD nodig is in de zorg

Hoewel het ECD niet verplicht is in de zorg, is dit handige systeem voor veel zorgorganisaties onmisbaar. Het ECD is om veel redenen nodig in de zorg:

1. Voldoen aan eisen op het gebied van informatieveiligheid

Als zorgorganisatie wil je natuurlijk aan alle geldende wet- en regelgeving voldoen. Een ECD maakt dit makkelijker. In het ECD registreren zorgmedewerkers alle benodigde cliëntgegevens. Door dit in een veilig systeem te doen, is gevoelige cliëntinformatie afgeschermd. Hiermee kun je datalekken voorkomen en voldoe je aan de AVG-wetgeving.

2. Eenduidige zorginformatie op één plek beschikbaar

Bij een cliënt zijn soms meerdere zorgverleners en andere medewerkers betrokken. Om de continuïteit van zorg te borgen, is het belangrijk om een systeem met eenduidige informatie te hebben. Hier is het ECD ideaal voor. Alle betrokken medewerkers leggen de zorgprocessen en gemaakte afspraken op één plek vast. Zo heeft iedereen dezelfde informatie.

3. Altijd en overal beschikbaar

Of zorgmedewerkers nu aan het bed staan, op kantoor zijn of onderweg zijn, ze hebben altijd en overal toegang tot het ECD, omdat dit systeem web-based is.

4. Gestructureerd werken

Een ECD draagt bij aan een gestructureerde werkwijze. Zorgmedewerkers zien namelijk in elke stap van het zorgproces wat er is gebeurd en door welke medewerker. Alle medewerkers dienen hun taken te registreren in het ECD. Op die manier ontstaat er een structurele werkwijze voor iedere cliënt.

5. De kwaliteit van de zorg verbeteren

In een ECD wordt veel data opgeslagen die inzicht geven in de inhoud van de zorg. Deze informatie is belangrijk om inzichten op te doen en voor onderzoek. Zo kan de kwaliteit van de zorg verbeterd worden.

Waar lopen zorgmedewerkers tegenaan bij het ECD?

Hoewel het ECD zorgmedewerkers ondersteunt, ervaren veel medewerkers ook extra regeldruk door dit systeem. Het aanmaken en bijhouden van een ECD is de op één na grootste bron van regeldruk volgens het rapport ‘Regeldruk in de langdurige zorg: boosdoeners blootgelegd’ van Vilans. Dit komt onder meer door deze redenen:

  • Het moeten registreren van dezelfde informatie op meerdere plekken. Dit neemt veel tijd in beslag en is frustrerend voor zorgprofessionals.
  • Het systeem is niet gebruiksvriendelijk. Zorgmedewerkers geven bijvoorbeeld aan dat bepaalde koppelingen niet goed werken of dat bepaalde mogelijkheden van het ECD als te ingewikkeld worden ervaren.
  • Er zijn veel formulieren in het ECD. Het lijkt meer om de administratie te gaan dan om de cliënt.
  • Er wordt zowel digitaal als op papier geregistreerd, wat zorgt voor dubbel zoveel werk.

Ook incidenten melden zorgt voor meer regeldruk

Als vervolg op het rapport van Vilans hebben zij een procesevaluatie uitgebracht van ontregellabs om de regeldruk in de langdurige zorg duurzaam op te lossen. Hieruit bleek dat het melden van incidenten ook veel regeldruk bij zorgmedewerkers veroorzaakt:

  • Zorgmedewerkers weten niet altijd wanneer ze een melding moeten maken.
  • Zorgprofessionals worden soms geacht om zelf de melding te analyseren en ervan te leren, terwijl zij vaak niet weten hoe ze dit aan moeten pakken.
  • Het maken van een melding kost vaak veel tijd, waardoor medewerkers minder tijd hebben voor de cliënt zelf.
  • Er wordt niet altijd lering getrokken uit de gemelde incidenten. Dit komt omdat er vaak geen veilige meldcultuur is.
Verminder regeldruk met Nedap Ons en Zenya

Laat het ECD en incidentmanagement samenwerken voor minder regeldruk

Het ECD en het melden van incidenten veroorzaken meer druk op de zorg. Het ECD zou zorgmedewerkers moeten ondersteunen, maar zorgt vaak juist voor meer werk. Incidentmeldingen zouden de zorg beter moeten maken, maar meldingen worden vaak niet gedaan of er wordt weinig tot geen lering uitgetrokken. In de ideale wereld zouden het ECD en een incidentmanagementoplossing naadloos met elkaar moeten samenwerken om de zorg te verbeteren en efficiënter te maken.

Bij Infoland hebben we hier een oplossing voor bedacht: een koppeling met Nedap Ons® en onze incidentmanagementoplossing. Met deze oplossing zijn medewerkers minder tijd kwijt aan informatie invoeren in het ECD. Het ECD van Nedap Ons® is gekoppeld aan onze software, waardoor incidenten melden een stuk laagdrempeliger wordt.

Welke voordelen biedt de koppeling van Nedap Ons® met Zenya?

  • Medewerkers hoeven gegevens maar één keer in te vullen in het ECD;
  • Medewerkers melden met één druk op te knop incidenten in het ECD;
  • Je organisatie is automatisch compliant aan wet- en regelgeving;
  • De meldingsbereidheid in je organisatie wordt groter;
  • Door minder administratie blijft er meer waardevolle tijd over voor cliënten.

Welke extra voordelen biedt onze incidentmanagement oplossing?

  • Medewerkers kunnen vanaf elke plek een melding maken;
  • Medewerkers kunnen vanuit hun primaire systeem (het ECD) de melding maken;
  • Medewerkers en andere belanghebbenden krijgen inzicht dankzij overzichtelijke dashboards;
  • Het systeem wijst proactief op openstaande meldingen en acties;
  • Het proces rondom incidentmanagement gebeurt automatisch.

Wil je de regeldruk in jouw zorgorganisatie verlagen en de meldingsbereidheid verhogen? Neem dan contact op met onze experts. Zij vertellen je graag meer over onze oplossingen.

Meer weten over Zenya?

Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.

Download de brochure voor Zenya Software - Software voor kwaliteits- en risicomanagement

Gratis demo beschikbaar

Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.

Meer weten over hoe je de regeldruk in je organisatie verlaagt?

Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.