Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Herken je dit? Je plannen staan op papier, de doelen zijn vastgesteld en de afspraken zijn tot in de puntjes uitgewerkt. Het project kan beginnen! Maar dan merk je dat alle betrokkenen een andere kant op bewegen en de besluitvorming stagneert.
Het tegenovergestelde komt ook voor. Alles loopt op rolletjes, er is energie en je collega’s weten elkaar te inspireren tot experimenteren met als gevolg mooie resultaten. In beide gevallen is het lastig om aan te wijzen wat precies de stagnatie of de flow veroorzaakt.
Nieuwsgierigheid is dan de sleutel om dit te onderzoeken. Wanneer verschijnt er bij een nieuw plan een glinstering in iemands ogen? Hoe kan iemand de nieuw gemaakte afspraken op een goede manier toepassen in zijn of haar eigen werkzaamheden? En hoe voorkom je dat collega’s terugvallen in oude gewoontes? Een goede structuur tussen de mensen, organisatie en bijbehorende tools is daarom enorm van belang. Dit noemen we ook wel een ‘beheersorganisatie’.
Een proces ontstaat altijd vanuit een vraag. Er is namelijk input nodig om een proces van start te laten gaan. Daarnaast is er ook altijd een doel (de output) zodat er iets is waar je naartoe kan werken. Tussen de input en output zitten allerlei stappen die genomen moeten worden om het proces soepel te laten verlopen.
Voor veel organisaties is het zo efficiënt mogelijk omgaan met tijd en middelen een doel op zich. Ondanks dat er een grens lijkt te zijn aan hoe efficiënt een proces is ingericht, is er vaak nog veel te halen. Zo kun je software helemaal netjes en tot in de puntjes ingericht zijn, de taken moeten nog wel uitgevoerd worden door mensen.
Een goedlopend proces draait niet alleen maar rondom een strakke planning en budgetten waar medewerkers zich aan moeten houden. Juist de nieuwsgierigheid en leergierigheid van je collega’s moeten ervoor zorgen dat een proces op gang komt. Dat zijn namelijk de emoties die hen aansporen om de juiste stappen te kunnen zetten en beslissingen te maken.
De kracht van een goede beheersorganisatie is dat ‘het systeem’ op de langere termijn beheerd blijft zoals tijdens de implementatie is afgesproken. Daarnaast moeten enthousiaste collega’s die precies weten wat de mogelijkheden zijn van het systeem continu monitoren, analyseren en verbeteren. Slimme software kan helpen bij het automatiseren en stroomlijnen van deze processen.
Een beheersorganisatie onderzoekt hoe processen geautomatiseerd kunnen worden. Binnen een beheersorganisatie opereert de functioneel beheerder als spin in het web. Zo breng je afdelingen bij elkaar en stroomlijn je de processen binnen je organisatie.
Maar hoe ziet een gedegen beheersorganisatie er in de praktijk nu eigenlijk uit? Binnen een beheersorganisatie heb je verschillende rollen:
Het doel van een beheersorganisatie is dus om processen te optimaliseren. Procesmanagement heb je echter niet in één dag geoptimaliseerd. Dit kost tijd en geld, want ook procesoptimalisatie is nou eenmaal een proces. Het is slim om functioneel beheerders te betrekken wanneer de implementatie en optimalisatie op papier worden gezet. Functioneel beheerders zijn het aanspreekpunt voor vragen en/of opmerkingen tijdens de optimalisatie. Er is geen succesformule voor het optimaliseren van processen, maar wij proberen je het met een aantal tips wel iets makkelijker te maken:
Onze consultants kunnen je helpen bij de technische opzet van jouw software-omgeving. Daarnaast zijn wij ook beschikbaar om te begeleiden en adviseren in het toewijzen van de juiste rollen en rechten. Wil je dat iedereen de juiste kennis over de software heeft? Dan staan onze consultants klaar om hen te trainen. Bovendien bieden wij standaardtrainingen aan over de software. Ook bij verloop van personeel helpen we met het stellen van de juiste vragen zodat helder wordt wat wel of niet moet worden overgedragen.
Ondanks dat we bij Infoland van mening zijn dat de mens centraal staat bij het optimaliseren van processen, is software om werkprocessen te verbeteren een belangrijke factor bij procesoptimalisatie. Vooral om de status van processtappen te volgen. De kracht is om de software te laten aansluiten op de wens van de medewerkers. De nieuwsgierigheid en leergierigheid van de mens bundelen met een duidelijk overzicht in stappen. Het voorkomt tijdverspilling doordat je tijdig in kan spelen op afwijkingen en/of knelpunten. Op deze manier haal jij het beste uit je medewerkers én organisatie.
Het inrichten van een gedegen beheersorganisatie voor continue verbetering motiveert medewerkers om te durven ondernemen vanuit nieuwsgierigheid in plaats van ‘moeten’. Die nieuwsgierigheid zorgt ervoor dat mensen van hun eigen eiland af durven te komen en efficiënter samenwerken met collega’s. In combinatie met gespecialiseerde software brengen we de beheersorganisatie van jouw bedrijf naar een hoger niveau.
Wij geloven dat een gedegen beheersorganisatie ervoor zorgt om te streven naar operational excellence. Dit betekent het best mogelijke resultaat halen uit een proces op de meest efficiënte manier. Om dit te bereiken, zijn er volgens Six Sigma enkele succesfactoren voor operationel excellence van belang;
Wil jij een gedegen beheersorganisatie bereiken? Onze consultants helpen je graag bij de technische opzet van jouw software-omgeving. Daarnaast zijn wij ook beschikbaar om te begeleiden en adviseren in het toewijzen van de juiste rollen en rechten. Wil je dat iedereen de juiste kennis over de software heeft? Dan staan onze consultants klaar om hen te trainen. Bovendien bieden wij standaardtrainingen aan over de software. Ook bij verloop van personeel helpen we met het stellen van de juiste vragen zodat helder wordt wat wel of niet moet worden overgedragen.
Ben je benieuwd hoe de Zenya software jouw organisatie kan helpen op weg naar een gedegen beheersorganisatie? We laten je graag praktijkvoorbeelden zien van onze klanten die de stap waagden met Zenya:
az Vesalius zet Zenya dagelijks in om efficiënter te werken. Documenten worden nu in één stap aangepast en medewerkers vinden documenten sneller dankzij de handige zoekfunctie. Ze hebben hun meldingssysteem ook verbeterd door dit doelgericht en praktisch op te bouwen. Nu komen de meldingen in de juiste flow terecht en worden ze sneller afgehandeld.
Qualicor Europe neemt regelmatig een audit af bij Ikazia Ziekenhuis Rotterdam. Om de kwaliteit continu te borgen en te verbeteren, gebruiken zij Zenya als risico- en kwaliteitsmanagementsysteem. Dankzij de praktische dashboards binnen Zenya zien ze hoe het staat met de kwaliteit en waar er nog ruimte voor verbetering is binnen de organisatie.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
