Dé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.Continu verbeteren en problemen oplossen aan de hand van een duidelijke, vaste structuur: welke organisatie wil dat nu niet? De PDCA-cyclus maakt dit mogelijk. De cyclus bestaat uit vier stappen die je organisatie helpen verbeteren. Doordat deze stappen telkens herhaald worden, verbeter je de processen binnen je organisatie continu.
Grip krijgen op verbetering en kwaliteitsmanagement kan een flinke klus zijn. De PDCA-methode helpt hier enorm bij, en daarnaast maken wij het je nog een stukje makkelijker met Zenya, onze kwaliteitsmanagementsoftware. Wat is de PDCA-cyclus? En hoe werkt het? We leggen je in dit artikel uit hoe de cyclus werkt en geven je enkele tips & tricks om in control te zijn op het gebied van kwaliteitsmanagement.
De PDCA-beleidscyclus is ontwikkeld door William Edwards Deming en wordt ook wel de kwaliteitscirkel van Deming genoemd. Deming liet zich bij de ontwikkeling van de cyclus inspireren door Walter Shewhart, waardoor de cyclus ook wel de Shewhart-cyclus wordt genoemd. Daarnaast staat de cyclus bekend als de Deming-cirkel/cyclus, de controlecirkel/cyclus en plan-do-study-act (PDSA).
De cyclus komt veel voor in de kwaliteitshoek en is een belangrijk hulpmiddel bij het opstellen van beleid en regelgeving. Ook wordt de cyclus vaak gebruikt bij ISO-certificeringen.
PDCA staat voor: Plan, Do, Check, Act. Met deze vier stappen doorloop je een telkens een fase die voor verbetering zorgt binnen je organisatie.
In deze fase begin je met het opstellen van een jaarplan. Het management bekijkt waar de organisatie nu staat en waar ze naartoe willen groeien. Hierbij kijken zij naar interne factoren (wat is mogelijk?), maar ook naar externe factoren (aan welke wet- en regelgeving moeten we voldoen?). Ook wordt er gekeken naar de juiste inzet van financiële middelen. Uiteindelijk is een jaarplan hier dé rode draad voor.
Uit een jaarplan komen de te nemen acties naar voren. Deze worden opgepakt in de Do fase.
Wanneer de Do fase is afgerond, is het tijd voor de Check fase. Zijn alle acties uitgevoerd of staan er nog items open? Gaan de doelen bereikt worden? Analyseer hoe het gaat en verzamel genoeg data.
Met de analyse en data uit de Check fase trek je conclusies en zet je de laatste acties op. Aan het einde van de Act fase moet alles afgerond zijn – en zouden dus ook de doelstellingen uit de Plan fase behaald moeten zijn.
Wanneer je start met het toepassen van de PDCA-cirkel op jouw bedrijfsvoering, start je met het formuleren van de missie en de visie van de organisatie. Vervolgens zet je enkele succesbepalende factoren op papier die voortkomen uit deze missie en visie. Deze speerpunten vormen het DNA van jouw bedrijfsvoering. Vanuit dit DNA ga je op zoek naar jaardoelen, waaraan je resultaatafspraken en acties hangt. Dit is de Plan fase.
Dan komen we in de Do en Check fase. Tijdens de uitvoering van de acties blijf je de hele periode tussentijds checken om te kijken of de uitvoering in lijn ligt met de resultaatafspraken.
Moeten er nog resultaten behaald worden? Hier is de Act fase voor. In deze fase stuur je bij waar nodig, gebaseerd op de bevindingen uit de Check fase.
Met de juiste software kun je de fasen uit een PDCA-cyclus nog efficiënter uitvoeren. Dit ervaarde onze klant, het Radboudumc, ook.
Wij gebruikten de PDCA-cyclus al langere tijd voor het verbeteren en borgen van kwaliteit. Dankzij de overgang op Zenya kunnen we dit steeds beter aantonen én ondersteunen. We kunnen nu veel meer informatie uit één systeem halen en borgen. Zo kunnen we de cyclus beter uitvoeren én verantwoorden.”
In onderstaande afbeelding zie je hoe de PDCA-cyclus steeds wordt herhaald voor continu verbeteren. De grijze driehoekjes functioneren als een wig, waarmee de verbeteringen van de afgelopen cyclus geborgd worden op het moment dat men een nieuwe cyclus ingaat.
Richting, resultaat en acties in één plan samenbrengen is nog niet zo eenvoudig. Merk je dat je dit lastig vindt? Dan raden we aan om de cyclus toe te passen met de A3-methodiek. Deze methodiek is erop gericht om jaarplannen op één papier weer te geven. Dit geeft overzicht en zorgt ervoor dat je beter kunt aansturen op je doelen.
De A3-methodiek is makkelijk in gebruik en eenvoudig om te begrijpen, waardoor je meer draagvlak creëert in je organisatie.
Met deze methodiek breng je dus je doelen, resultaten en de bijbehorende acties samen. Hoe stel je nu zo’n jaarplan op? Je kunt het handige template hieronder gebruiken:
Dit template is op te delen in drie delen die je als volgt in kan vullen:
Door de A3-methodiek toe te passen, weet je direct wat je wilt bereiken en welke veranderingen in welk deel van de organisatie moeten plaatsvinden.
In deze webinaropname over de PDCA-beleidscyclus (vanaf 03:07) vind je meer informatie over de invulling van de A3-methodiek.
Wil je de PDCA-cyclus toepassen op de meest efficiënte wijze? Dan is onze kwaliteitsmanagementsoftware ideaal voor jou. Met Zenya haal je alle informatie over bijvoorbeeld klachten en incidenten uit één systeem. Dit maakt het makkelijk om zwakke punten binnen je organisatie te identificeren en verbetermaatregelen te koppelen.
Je kunt Zenya inzetten voor elke stap binnen de PDCA-cyclus:
Wanneer je je PDCA-cyclus uitvoert met een kwaliteitsmanagementsysteem, dan verzeker je jezelf ervan dat je de tools in huis hebt om efficiënt aan doelen te werken – en ze te behalen.
Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.
Zelf zien wat Zenya DOC voor jouw organisatie kan gaan betekenen?
Neem vrijblijvend contact op met onze experts. Wij denken graag met je mee.
