nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement.

Stel je voor: een zorgmedewerker dient per ongeluk het verkeerde medicijn toe aan een cliënt. Wat nu? Dit is een voorbeeld van een incident. Als incidenten niet goed afgehandeld worden, is dit schadelijk voor je zorgorganisatie. Incidentmanagement in de zorg helpt je incidenten efficiënt te verhelpen én mogelijk in de toekomst te voorkomen.

Helaas werken nog niet alle zorgorganisaties met een incidentmanagementsysteem of gebeurt dit nog handmatig, bijvoorbeeld in Excel. Hierdoor kan de meldingsbereidheid afnemen, waardoor je als kwaliteitsmanager minder verbeterkansen hebt. In dit artikel lees je hoe je incidentmanagement op rolletjes laat lopen voor continue verbetering in jouw zorgorganisatie.

Incidenten melden en incidentmanagement: hoe werkt het?

Een incident is een onverwachte gebeurtenis die processen binnen je organisatie verstoort of personen schaadt. Een incident in de zorg kan van alles zijn. Denk hierbij aan:

Om deze incidenten op te lossen, moet je zorgpersoneel er een melding van maken. Vervolgens wordt er een actie uitgezet naar degenen die het probleem kunnen verhelpen.

Het proces van incidenten melden en analyseren binnen een (zorg)organisatie noemen we incidentmanagement. Het doel van incidentmanagement is om incidenten snel te herkennen, vast te leggen, efficiënt af te handelen en in de toekomst te voorkomen.

Organiseer incidentmanagement binnen de zorg met Zenya

Welke soorten meldingen zijn er?

Om je incidentmanagement goed op orde te hebben, is het belangrijk om te weten welke incidentmeldingen er zijn binnen de zorg: MIC- en MIM-meldingen.

MIC-meldingen

Een MIC-melding staat voor Melding Incident Cliënt. Hierbij gaat het om incidenten waarbij er schade is of kon worden veroorzaakt aan een cliënt. Enkele voorbeelden zijn:

  • Een cliënt die over een kleedje valt;
  • Een zorgmedewerker die te veel medicatie toebrengt;
  • Het stellen van een verkeerde diagnose.

MIM-meldingen

Naast MIC-meldingen zijn er ook MIM-meldingen: Melding Incident Medewerker. Deze meldingen gaan over incidenten die tot schade hebben geleid of hadden kunnen leiden bij medewerkers. Onder andere de volgende incidenten dienen te worden gemeld:

  • Psychisch letsel;
  • Grote materiële schade;
  • Beroepsziekte.

4 redenen waarom jouw zorgorganisatie niet zonder incidentmanagement kan

Incidentmanagement helpt zorgorganisaties op verschillende manieren. Als je incidentmanagement links laat liggen, loop je veel verbeterkansen mis en loop je het risico op grote incidenten. Hier lees je vier redenen waarom incidentmanagement van belang is voor jouw zorgorganisatie.

1. (Ernstige) fouten voorkomen

Volgens het onderzoek Victims in Modern Society van het Nederlandse Fonds Slachtofferhulp krijgen jaarlijks 185.000 volwassenen in Nederland te maken met medische fouten. Stel je voor dat je slachtoffer bent van een medische misser, met wellicht gevolgen voor de rest van je leven.

Dat gun je natuurlijk niemand. Daarom is het van belang dat fouten binnen elke zorgorganisatie zoveel mogelijk voorkomen worden. Door van gemelde MIC- en MIM-incidenten te leren, kun je gelijksoortige fouten in de toekomst voorkomen. Incidentmanagement helpt je daarbij.

2. Een betere kwaliteit van de dienstverlening

Door alle incidenten te registreren met incidentmanagementsoftware, krijg je meer inzicht in de zwakke plekken binnen je zorgorganisatie. Als je deze efficiënt aanpakt, kun je de kwaliteit van je dienstverlening verbeteren.

3. Meer zekerheid over de continuïteit van zorgprocessen

Als incidenten plaatsvinden, kan dit de zorgprocessen van je organisatie verstoren. Denk hierbij aan een niet-werkend ECD of een cyberincident. Dankzij goed incidentmanagement komen kritieke incidenten bovenop de stapel bij behandelaar. Hierdoor kunnen zorgprocessen zo snel mogelijk weer hervat worden.

4. Duidelijke communicatie en samenwerking

Doet een incident zich voor? Dan is het belangrijk dat de juiste personen een melding krijgen om het probleem op te lossen. Met goed incidentmanagement krijgt de juiste afdeling automatisch een bericht zodat zij de melding kunnen afhandelen. Ook heeft je zorgorganisatie inzicht in gemelde incidenten, waardoor intern gecommuniceerd kan worden waar er nog aandachtspunten liggen.

Wat zijn de obstakels op het gebied van incidentmanagement?

Door incidenten te melden, krijg je dus meer inzicht in zwakke plekken binnen je zorgorganisatie. Zo kun je niet alleen incidenten oplossen, maar ze ook voorkomen in de toekomst. Dit komt de continuïteit en de kwaliteit van de zorg ten goede.

Helaas verloopt incidentmanagement niet altijd even goed bij zorgorganisaties. Hoe komt dit? We zetten de belangrijkste oorzaken voor je op een rij:

1. Geen veilige meldcultuur

Als medewerkers een fout maken, durven zij dit niet altijd te melden omdat ze bang zijn voor de gevolgen. Daarom is het belangrijk om een veilige meldcultuur te creëren. Maak je collega’s duidelijk dat zij niet worden benadeeld na het melden van een incident, maar dat het juist gewaardeerd wordt!

Hoe zorg je voor goedlopend incidentmanagement in de zorg

2. Geen handig meldsysteem

Heeft je organisatie geen handig meldsysteem? Dit kan ertoe leiden dat medewerkers minder snel meldingen maken, omdat ze niet begrijpen hoe het systeem werkt of omdat het te veel tijd kost.

3. Gebrek aan tijd om te melden

In de zorg is er nog altijd een personeelstekort, wat betekent dat de druk per zorgmedewerker toeneemt. Voor veel medewerkers is het dan ook niet haalbaar om de dagelijkse bezigheden neer te leggen voor het maken van een melding, en dan met name als het melden veel tijd kost.

4. Geen vertrouwen in de follow-up

Hoewel incidenten melden in bepaalde gevallen verplicht is, doet niet elke organisatie iets met de meldingen. Als medewerkers een melding maken en er vervolgens niets van horen, is dit niet motiverend om in de toekomst weer een melding te maken.

Hoe zorg je voor goedlopend incidentmanagement?

Wat kun je nu doen om ervoor te zorgen dat incidentmanagement wél goed geregeld is binnen je zorgorganisatie? Infoland helpt je hierbij met een praktische incidentmanagementoplossing. Onze oplossing ruimt alle bovengenoemde obstakels uit de weg:

  • Een veilige meldcultuur: Met onze oplossing creëer je een verbetercyclus. Om te kunnen verbeteren, zijn meldingen nodig. Hierdoor zullen meldingen binnen je organisatie meer gewaardeerd worden en ontstaat er een veilige meldcultuur.
  • Een handig en snel meldsysteem: Met onze oplossing melden zorgmedewerkers altijd en overal incidenten: op kantoor, onderweg of aan het bed. Dit doen ze vanuit hun primaire systeem, bijvoorbeeld het ECD. Hierdoor hoeven ze geen dubbele gegevens in te voeren en kost het melden dus minder tijd. Door deze eenvoudige manier van melden kost het zorgmedewerkers weinig tijd om te melden en doen zij dit vanuit een handig meldsysteem.
  • Vertrouwen in de follow-up: Zorgmedewerkers hebben niet altijd vertrouwen in de follow-up als zij een incident melden. Daarom zien zij er soms het nut niet van in. Onze incidentmanagementoplossing wijst je organisatie actief op openstaande acties, zodat de afhandeling van incidenten soepel verloopt. Hierdoor gaat incidenten melden én verbeteren meer leven onder zorgmedewerkers en geven afhandelaars sneller een terugkoppeling aan de melder.

Wil je weten hoe onze incidentmanagementoplossing jouw zorgorganisatie kan helpen? Ga dan het gesprek met onze experts aan!

Meer weten over Zenya?

Vraag de brochure aan zodat je alle informatie gemakkelijk bij de hand hebt.

Download de brochure voor Zenya Software - Software voor kwaliteits- en risicomanagement

Gratis demo beschikbaar

Zelf zien wat Zenya voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis demo aan.

Meer weten over hoe je incidentmanagement goed inricht binnen je zorgorganisatie?

Ontdek dan onze ISMS oplossing voor de langdurige zorg, of vraag meteen een gratis demo aan!