nlenbe-nlDé beste software voor kwaliteits- en risicomanagement
Interactieve documenten voor efficiënter documentmanagement

Interactieve documenten voor efficiënter documentmanagement

Organisaties die in de toekomst succesvol willen blijven, zitten niet stil. Vooral niet als het gaat om de adoptie van nieuwe technologische ontwikkelingen. Thema’s als big data, analytics, robotisering en artificial intelligence (AI) staan hoog op de agenda’s van vooruitstrevende organisaties. Maar wat heeft dit te maken met documentmanagement?

Documentmanagement wordt vooral ingezet voor het borgen van kwaliteit. Medewerkers moeten de beschikking hebben over de juiste, actuele en goedgekeurde informatie. Dit vermindert de kans op fouten en maakt werken sneller en efficiënter.

Snelle zoekalgoritmes zorgen ervoor dat de juiste documentatie snel gevonden is. De tweede uitdaging is dan om te vinden waar de gevraagde informatie precies staat in het document, vooral als dit uit tientallen pagina’s bestaat. Interactieve documenten bieden uitkomst!

Van digitaal naar mobiel naar (artificiële) intelligentie

Gebruiksgemak en de snelheid waarmee documentatie gevonden kan worden staan altijd centraal. Dit is terug te zien in hoe documentbeheer ingericht wordt. 

  • Fase 1, rond de eeuwwisseling, draaide om digitalisering van documenten;
  • In de tweede fase, vanaf 2015 ongeveer, zorgden mobiele oplossingen ervoor dat documenten altijd en overal te raadplegen zijn, voor iedereen;
  • we bevinden ons nu in fase 3, de opkomst van Interactieve Documenten. 

Het draait nu om ons meest kostbare bezit: tijd! Tijd overhouden voor het werk dat er écht toe doet door slimmer en efficiënter te werken. 

Eindgebruikers eisen gemak. Dus weg met die saaie, lange documenten! Hoog tijd voor interactieve documenten waar de eindgebruikers écht wat aan hebben.”

Thomas de Groot
Product Owner by Infoland

De oplossing: Interactieve Documenten

Statische, saaie en lange documenten doorspitten? Een tijdrovende klus die met Interactieve Documenten verleden tijd is. Dankzij Artificial Intelligence (AI) wordt de snelheid en toepasbaarheid van de informatie voor gebruikers flink verbeterd. Interactieve Documenten zijn de volgende stap in efficiënt documentmanagement.

Interactieve documenten in de praktijk

Maar hoe werken die interactieve documenten dan precies? Een voorbeeld uit de praktijk:

Een verpleegkundige moet een infuus aan gaan brengen maar constateert dat de patiënt een kind is en dat ze een nieuw infuussysteem moet gaan gebruiken. Hier heeft ze wel mee geoefend maar hoe het precies werkt is haar ontschoten.

Voorheen zou ze nu eerst de werkinstructie moeten zoeken en daarna in die instructie de juiste pagina opzoeken. Nu zit er een QR-code op het infuus die ze kan scannen met haar smartphone. De werkinstructie opent met een vraag:

Is de patiënt (a) onder de 18 jaar of (b) boven de 18 jaar? 

Nadat ze kiest voor optie (a) krijgt ze een vervolgvraag:

Zijn de aders (foto A) bijna onzichtbaar of (foto B) zeer goed zichtbaar?

Ze kiest voor foto B en krijgt direct een instructievideo én interactieve foto met daarop elk onderdeel van het infuussysteem. Er wordt nog een melding gegeven dat ze haar handen moet ontsmetten en vervolgens doorloopt ze de stappen in de video; binnen 1 minuut is het infuus aangelegd en kan ze door naar de volgende patiënt.

Dankzij het Interactieve Document heeft ze zeker 10 minuten bespaard en is de kans op fouten een stuk kleiner geworden. 

Dit voorbeeld is er slechts één van vele. Vrijwel in elke branche en voor elke beroepsgroep kan de juiste informatie op het juiste moment dagelijks hét verschil maken.

De voordelen van interactieve documenten ervaren?
Wij laten het je graag zien!

Vraag een vrijblijvende demonstratie aan of neem contact op met onze experts.